So wird der Schritt ins Ausland ein Erfolg: acht Tipps für den erfolgreichen ERP-Einsatz im Ausland.

Der Auslandsmarkt wird für den Mittelstand immer attraktiver, denn der Verdrängungswettbewerb nimmt stetig zu. Laut einer Kienbaum-Studie sehen mehr als 30 % der Befragten ein enormes Wachstumspotenzial in Europa und Übersee. Doch lediglich 15 % der Bereichs-, Abteilungs- und Teamleiter*innen sind davon überzeugt, dass die Internationalisierung in ihrem eigenen Unternehmen bereits ausreichend vorangetrieben wird. Ein zentrales Element für den Erfolg ist der länderübergreifende Einsatz eines ERP-Systems – als digitales Rückgrat für alle Geschäftsbereiche.

Nun stellt sich die Frage: Welche Faktoren sind entscheidend, um im weltweiten Wettbewerb zu bestehen? Produktivität, Geschwindigkeit und Effizienz sind die meistgenutzten Schlagworte. Der Software-Hersteller proALPHA zeigt acht Stellschrauben für das ERP-Roll-out, mit denen Hidden Champions auch auf dem internationalen Parkett glänzen:

1. Kommunikation ist alles

Nutzen Sie die kulturellen Herausforderungen als Chance für Ihr Geschäft. Denn in jedem Land wird anders entschieden und geplant. Sinnvoll ist es, sich zum Projektstart möglichst viel Zeit zu nehmen, um mit allen Beteiligten ein einheitliches Vorgehen abzustimmen. Stellen Sie einen Plan auf, in dem Projektziele und Abläufe klar definiert und dokumentiert sind. So sind Sie von Beginn an vor Fehlinterpretationen gefeit. Denn funktionierende Prozesse sind eine wichtige Grundlage, um auch im Ausland möglichst gut vernetzt und erfolgreich zu sein.

2. Sprachbarrieren geschickt überwinden

Im internationalen Umfeld gilt Englisch als etablierte Arbeits- und Projektsprache. Doch gerade zwischen Muttersprachler*innen und Nicht-Muttersprachler*innen können Feinheiten in der Kommunikation schnell verlorengehen – Missverständnisse entstehen, der Projekterfolg gerät ins Wanken. Setzen Sie deshalb bei der Vorbereitung Ihres ERP-Roll-outs im Ausland auf international versierte Projektmanager, die in der Lage sind, auch sprachliche Klippen souverän zu umschiffen.

3. Lokale Anforderungen identifizieren

Die gesetzlichen Regelungen für Unternehmen unterscheiden sich von Land zu Land – häufig sogar regional. Um hier für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, sollten Sie sich bereits vor Gründung einer Auslandsniederlassung über die jeweiligen Rahmenbedingungen informieren. Zudem ist es sinnvoll, die Geschäftspraktiken vor Ort zu kennen. Ein standardisierter Fragenkatalog für das ERP-Roll-out ist hier nicht zielführend, da er möglicherweise wesentliche Erfolgskriterien unberücksichtigt lässt. proALPHA setzt in diesen Fällen auf offene Workshops, in denen Anwender*innen ihre Hürden offen ansprechen und individuelle Anforderungen definieren können. Erst im Anschluss vervollständigen gezielte Fragen das Bild.

4. IT von Anfang an ins Boot holen

Die technische Zielarchitektur muss bei einem internationalen Einsatz von ERP-Software so früh wie möglich definiert werden. Denn mit ein paar zusätzlichen User-Accounts ist es in der Regel nicht getan. Betrachten Sie das Set-up im Backend als essenziellen Erfolgsfaktor für Ihr Projekt.

In einem möglichen Szenario bauen Sie Ihre Auslandsniederlassungen als zusätzliche Mandanten auf einer bestehenden Datenbank auf. Das spart Lizenzkosten, verringert die Einführungszeit und erleichtert den Datenaustausch – allerdings sind dann alle Länder von einem Datenbankserver abhängig. Um bei Wartungen und lokalen Anforderungen flexibler agieren zu können, bietet sich ein zweites Szenario an: Jeder Standort erhält eine eigene Datenbank, jedoch einhergehend mit zusätzlichen Lizenzkosten und einem höheren Aufwand beim Einspielen von Updates.

5. Standardisierung und ihre Grenzen

Individuelle Anforderungen an Workflows und Datenstrukturen führen im ERP-System schnell zu Abweichungen von der Standardprogrammierung – vor allem in der Unternehmenszentrale. Da die meisten Auslandstöchter jedoch kompakter aufgestellt sind und weniger Spezialwerkzeuge benötigen, ist die Übernahme der kompletten Architektur nur selten zielführend. Die Lösung: Entwickeln Sie ein Set-up mit mehreren Landesgesellschaften und modifizieren Sie den Standard für Ihre Niederlassungen so wenig wie möglich. Anpassungen pro Mandant bzw. Land lassen sich so deutlich einfacher realisieren.

6. Stammdatenmanagement verpflichtend einführen

Das Mastermandantenkonzept ist ein sinnvolles Werkzeug im zentralen Stammdatenmanagement, wenn sich Prozesse an allen Standorten ähneln und die gleichen Daten genutzt werden. Trotz des hohen Aufwands decken Sie damit die Potenziale eines global einheitlichen ERP-Systems auf – und machen sie für Ihr Unternehmen nutzbar. Die Stammdaten werden zentral vorgehalten, gepflegt und können in lokale Mandanten repliziert werden. Dabei ist es jedoch wichtig, zwischen globalen und lokalen Stammdaten zu differenzieren, um regionale und nationale Unterschiede zu berücksichtigen, beispielsweise bei der Parametrisierung landesspezifischer Steuergesetze.

7. Landessprache ist Trumpf

ERP-Systeme sollten sich an die Bedürfnisse der jeweiligen Anwender*innen anpassen lassen – nicht zuletzt bei der Sprachversion. Auch wenn Benutzeroberflächen und Menüs in Englisch häufig internationaler Standard sind, erleichtern Masken in der Landessprache das Arbeiten enorm. Hat Ihr ERP‑Anbieter keine fertige Sprachversion für Ihre Anforderungen parat, sollte er zumindest ein Übersetzungs‑Kit bereitstellen.

8. Ist eine Vor-Ort-Beratung notwendig?

Beratertage vor Ort sind ein enormer Kostenpunkt, wenn es um das Roll-out eines ERP-Systems im Ausland geht. Beschränken Sie diese Termine deshalb auf das Notwendigste. In Abstimmung mit der Projektleitung definieren Sie die Aufgaben, die zwingend am jeweiligen Standort erledigt werden müssen. Landesspezifische Einstellungen an der ERP-Software und andere Arbeiten, die keine Kundenkenntnis erfordern, können dann bequem und kostensparend per Remote Consulting erledigt werden.