Eine exakte Dokumentation ist im modernen Bauwesen unerlässlich. Das weiß auch Fertighaus-Spezialist Elk und setzt auf digitale Diktierlösungen via Smartphone, um Projekte bestmöglich abzuwickeln.

Seit 2013 setzt ELK auf eine Smartphone-Diktierlösung von Philips und nimmt damit eine Vorreiterrolle am österreichischen Immobilienmarkt ein. »Wesentlich ist, dass man das Smartphone immer und überall dabei hat. Dass man damit jetzt Diktate aufnehmen kann, ist ideal, denn die Information ist unmittelbar nach Beendigung des Diktiervorgangs im Büro einsehbar«, erklärt Reinhard Loidolt, IT-Leiter bei ELK.
Auch die User sind von den Vorteilen der neuen Smartphone-Lösung überzeugt. »Ganz besonders gefällt mir, dass ich zum Diktat ein Foto anhängen kann. Das brauche ich in meinem Job sehr häufig und ich erspare mir das Zusammenführen von Text und Foto.  Vorher brauchte ich unterwegs mein Mobiltelefon, mein Diktiergerät und eine Kamera, jetzt brauche ich nur noch mein Smartphone«, erzählt Karl Hackl, Bereichsleiter bei ELK und langjähriger Diktier-User.

Der Workflow
Im Detail lässt sich der Diktier-Workflow bei Elk am nachfolgenden Beispiel beschreiben. Karl Hackl leitet eine Baustelle und führt eine Begehung zur Aufnahme des Projektstatus durch. Er nimmt sein Smartphone, startet die SpeechExec Diktier-Recorder-App und hält verbal genau den Status der einzelnen Gewerke fest. Zusätzlich macht er vor Ort Fotos und hängt diese an das Diktat an. Nach Fertigstellung des Diktats wird es inklusive Foto sofort sicher verschlüsselt über den Mobile Server an den Empfänger geschickt und direkt in die Workflow-Software SpeechExec Enterprise von Philips geladen. Das Diktat erscheint dort umgehend in der Arbeitsliste der Software und alle notwendigen weiteren Schritte können sofort im Office getätigt werden, selbst während sich Hackl noch auf der Baustelle befindet.

Hostlösung für Server
»Beispielhaft bei der Lösung von Elk ist, dass die IT-Abteilung beschlossen hat, den Mobile Server dieser Lösung selbst zu hosten«, berichtet Othmar Schrempf, Sales Manager für Österreich bei Speech Processing Solutions. »Das ermöglicht dem Kunden, die User selbst auszurollen und laufend zu administrieren, es muss lediglich eine Lizenz gekauft werden.«

Den Philips Diktier-Recorder für Smartphones gibt es zurzeit für iPhone, BlackBerry und Android. »In vielen derzeitigen Diktierumgebungen bei Kunden sehe ich, dass die App zusätzlich zum bestehenden Diktiergerät verwendet wird. So hat der User auch bei Elk oft noch im Büro sein gewohntes Gerät und für unterwegs hat er ohnehin immer das Smartphone dabei«, schildert Othmar Schrempf.