Facility Management wird immer noch oft auf die reinen Dienstleistungen reduziert. Doch das greift viel zu kurz. Gutes FM kann wesentlich zur Produktivitätssteigerung beitragen und für Wettbewerbsvorteile sorgen. Kosten können natürlich auch eingespart werden.

Von Bernd Affenzeller

Es erinnert ein wenig an den berühmten Kampf gegen die Windmühlen. Seit mehr als einem Jahrzehnt setzt sich Alexander Redlein, Leiter des Instituts für Immobilien und Facility Management der TU Wien IFM, dafür ein, Facility Management nicht als Dienstleistung zu sehen, sondern als echte Managementdisziplin. Mit überschaubarem Erfolg, wie er selbst zugibt: »Es ist immer noch so, dass bei Facility Management in erster Linie an die Dienstleister gedacht wird. Die strategische Ausrichtung wird völlig unterschätzt. Bei uns geht es immer noch darum, Energie zu sparen oder die Reinigung billiger zu machen.« Dabei ist FM so viel mehr. In der einschlägigen Fachliteratur ist schon lange zu lesen, dass Facility Management immer mit Produktivitätssteigerung zu tun hat. Es geht um die Frage, wie Immobilien zum strategischen Wettbewerbsvorteil werden können.

Die Immobilie als Wettbewerbsvorteil

Studien aus den USA zeigen, dass Immobilien wesentlich zur Produktentscheidung beitragen. So würden Besucher der Baseballspiele der Boston Red Sox nicht nur wegen des Sports zu Tausenden in den Fenway Park pilgern, sondern das Stadion selbst ist ein Argument für den Spielbesuch. Eine ähnliche Dynamik erhofft sich hierzulande der SK Rapid Wien, der mit dem neuen Allianz Stadion (siehe auch S. 48) die Zuschauerzahlen noch einmal deutlich steigern will. Eine im Zuge der Planungsphase erstellte Studie hat gezeigt, dass vergleichbare Neubauprojekte der letzten Jahre unabhängig vom sportlichen Erfolg immer zu einer Steigerung der Besucherzahlen geführt hat. Die SV Ried konnte sogar trotz des Abstiegs in die zweite Liga im Jahr 2003 dank des neuen Stadions den Zuschauerschnitt signifikant steigern. »Wenn ein Unternehmen oder eine Institution das erkannt hat, spielt der interne Facility Manager eine ganz andere Rolle und kann mit dem Marketing-Vorstand in einen gleichberechtigten Dialog treten«, ist Redlein überzeugt. Dass diese Aufgabe kein externer Dienstleister übernehmen kann, erscheint naheliegend. Vor allem große Unternehmen haben die Notwendigkeit eines internen Facility Managers schon früh erkannt und entsprechend reagiert. Aufholbedarf sieht Redlein vor allem bei KMU.

Internes FM, externe Dienstleister

Von den 500 größten bzw. umsatzstärksten Unternehmen Österreichs verfügen 88 Prozent über eine eigene FMAbteilung. Hierarchisch sind die meisten FM-Abteilungen in der zweiten Managementebene angesiedelt. Was die personelle Ausstattung betrifft, ist laut einerStudie des IFM unter den 500 größten bzw. umsatzstärksten Unternehmen Österreichs seit 2007 ein Trend zu kleineren und schlankeren Abteilungen erkennbar. 38 Prozent der FM-Abteilungen sind mit einer oder zwei Personen besetzt, 22 Prozent mit drei bis fünf Mitarbeitern. Aber immerhin 4 Prozent der Unternehmen leisten sich auch richtig große FM-Abteilungen mit 50 und mehr Mitarbeitern. Die Unterschiede in der Mitarbeiteranzahl ergeben sich je nach Grad des Outsourcings der Facility Services – manche Unternehmen möchten sich ausschließlich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und lagern daher alle Aufgaben im Zusammenhang mit Immobilien aus. Einzig das Management dieser Tätigkeiten, das von wenigen Mitarbeitern durchgeführt wird, bleibt im Unternehmen. Die IFM-Studie zeigt auch, dass die internen FM-Abteilungen nicht wie oftmals angenommen in Konkurrenz zu den externen Dienstleistern stehen. 51 Prozent der von IFM befragten Unternehmen haben drei bis zehn externe Dienstleister unter Vertrag, 44 Prozent haben mehr als zehn und nur fünf Prozent haben einen oder zwei Dienstleister unter Vertrag. Ein Trend zu nur einem Komplettanbieter für alle Services ist nicht erkennbar. »Ein möglicher Grund ist die Gefahr der zu starken Abhängigkeit von einem Anbieter, vor allem im Fall einer Pleite oder bei Nicht-Erfüllen der vertraglich vereinbarten Leistungen«, sagt Redlein. Die am häufigsten ausgelagerten Services sind Reinigung, Winterdienst sowie Wartung und Instandhaltung. Bei der Auswahl externer Dienstleister zählen für die Unternehmen vor allem Kompetenz, Qualität, ein ordentliches Preis-Leistungsverhältnis. Die Hauptmotivation für die externe Vergabe von FM-Dienstleistungen ist nicht ausschließlich das Geld. Der externe Dienstleister soll auf seinem Aufgabengebiet seine Kernkompetenz einbringen und die Aufgaben qualitativ besser durchführen. Dass dies allerdings nicht immer der Fall ist, wurde etwa in verschiedenen der Studien der International Facility Management Association IFMA gezeigt. Demnach kam es bei nur 32 Prozent der Befragten tatsächlich zu einer Verbesserung der Qualität, während 24 Prozent der Befragten sogar eine Qualitätsverschlechterung bemerkten.

Kosten sparen

Die aktuelle IFM-Studie zeigt aber auch, dass es einen direkten Zusammenhang zwischen Kosteneinsparungen und dem Vorhandensein einer internen FMAbteilung gibt. »Jene Unternehmen, die eine eigene FM-Abteilung besitzen, tendieren zu signifikant höheren jährlichen Einsparungen«, erklärt Redlein. Zudem sei es Unternehmen mit eigener FM-Abteilung möglich, durchschnittlich in mehreren Dienstleistungsbereichen Einsparungen zu erzielen, als dies Unternehmen ohne eigene FM-Abteilung möglich ist. Und eine eigene FM-Abteilung ermöglicht ein besseres Management der einzelnen Bereiche, wodurch es zu wirtschaftlicher Optimierung bzw. Effizienzsteigerung kommt.