Der Trend zu internen FM-Abteilungen ist ungebrochen, aber auch die externen Serviceanbieter kommen nicht zu kurz. Großunternehmen lagern bis zu 80 Prozent aller FM-Services aus. Ganz oben auf der Liste der Outsourcing-Kandidaten stehen nach wie vor die Klassiker Reinigung, Instandhaltung, Wartung und Winterdienste.

Die Dynamik hat zwar etwas nachgelassen, aber der Trend der letzten Jahre ist ungebrochen. Seit 2005 ist der Anteil der Unternehmen, die über eine eigene, interne Abteilung für Facility Management verfügen, rasant gestiegen. Vor sechs Jahren war FM gerade einmal in 65 Prozent der Top 500 Unternehmen Österreichs fest verankert, heute sind 87 Prozent. „Die Sensibilität der Unternehmen gegenüber dem Thema Facility Management wächst weiter“, fasst Tirza Hizgilov vom Zentrum für Informations- und Facility Management der TU Wien die Ergebnisse der von ihr gemeinsam mit Professor Alexander Redlein erstellten Studie „Trends und Status Quo in Facility Management“ zusammen. Der höhere Stellenwert wird auch durch die organisatorische Einbettung unterstrichen: 26 Prozent sind als Stabstelle der Geschäftsleitung, 64 Prozent der zweiten Managementebene zugeordnet.

Die Anzahl der Unternehmen mit eigener FM-Abteilung steigt, die personelle Besetzung ist hingegen rückläufig. „Das ist aber keine sonderlich überraschende Entwicklung“, meint FM-Experte Redlein. Am Höhepunkt der Krise hätten viele Unternehmen die Möglichkeit ergriffen, ihre Facharbeiter – statt sie freizusetzen – aus der Produktion in die FM-Abteilung zu holen. Jetzt zieht die Wirtschaft wieder an und die Facharbeiter kehren in die Produktion zurück.

Es wird ausgelagert

Für viele externe Dienstleister ist die These von der Wichtigkeit interner FM-Abteilungen immer noch ein rotes Tuch. Zu Unrecht, denn schließlich geht es nicht darum, sämtliche Aufgaben selbst zu erledigen, sondern die Managementfunktion zu erfüllen. Dass die externen Anbieter dabei nicht zu kurz kommen, wird auch durch die aktuelle Studie belegt. Zwei von drei Top 500 Unternehmen lagern mehr als 50 Prozent der FM-Services aus, 44 Prozent lagern sogar über 80 Prozent aus. Das Bild der ausgelagerten Services hat sich in den vergangenen Jahren kaum verändert. Auf Platz eins rangiert die Reinigung, gefolgt von Instandhaltung und Wartung sowie Winterservices. In diesen Bereichen werden von den FM Verantwortlichen auch nach wie vor auch die größten Einsparungspotentiale gesehen. Als wichtigste Kriterien bei der Auswahl von externen Dienstleistern werden die Kriterien Kompetenz, Qualität, Preis-Leistungsverhältnis und aktive Leistungserbringung genannt.

Die Anzahl der unter Vertrag stehenden Dienstleistungsunternehmen ist leicht rückläufig. „Das ist darauf zurückzuführen, dass eher Anbieter mit integrativem Serviceangebot gewählt werden“, erklärt Hizgilov.

Die Großen  als Vorbild

In den großen Unternehmen ist das Thema Facility Management gut verankert. Anders sieht es bei den Klein- und Mittelbetrieben aus. „Viele KMU sind sich gar nicht bewusst, wie viel Geld sie rund um die Immobilie einsparen könnten“, sagt Redlein. Dabei geht es gar nicht darum, dass jedes Unternehmen gleich eine eigene FM-Abteilung aufbaut. „Aber es braucht einen zuständigen Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis.“ Redlein hofft jetzt auf eine Entwicklung wie in anderen Unternehmensbereichen. „Früher wurde etwa Controlling als eine Sache der Großen abgetan, heute ist es auch bei KMU nicht mehr wegzudenken.“

>> Nachgefragt: Einsparungspotenziale durch Facility Management

> Sparen kann man überall. „Durch „intelligente“ Instandhaltungsplanung können Intervalle der periodischen Wartungen und Inspektionen der haustechnischen Anlagen individuell angepasst werden.  Durch den Einsatz von neuen Prüftechniken sind Einsparungen bis zu 20% zu erzielen. Es muss auch nicht immer gelerntes Fachpersonal diverse Tätigkeiten durchführen. Auch das Wachpersonal kann einfache Arbeiten durchführen. Das bringt Personalkosteneinsparungen von bis zu 30%. Im Bereich der Fassadenreinigung sind durch den Einsatz von neuen Techniken Einsparungen von bis zu 40% möglich, in der Unterhaltsreinigung durch Qualitätsmesssysteme bis zu 20%. Und auch durch das Überprüfen der inhaltlichen Leistungen der Bestandsverträge, dem Erstellen von Pflichtenheften bzw. Neuausschreibungen kann viel Geld gespart werden.“

Alfred Kleedorfer, Geschäftsführer der Kleedorfer Immobilien Facility Management

> Kostenfaktor Energie. „Ein hohes Einsparungspotential für alle Unternehmen liegt im Energieverbrauch und in der Energieversorgung. Wird das Energiemanagement ausgelagert, kommen Spezialisten zum Zug. Die arbeiten zumeist mit automatisiertem Energiecontrolling und Benchmarks, so können diese schon rechtzeitig auf erhöhte Kosten hinweisen und Lösungsvorschläge bzw. Gegenmaßnahmen vorschlagen. Erkannt wird auch, wo technische Anlagen ineffizient arbeiten und wo sich das Verhalten der Verbraucher ändern sollte. Noch einen Schritt weiter geht das Energie-Contracting. Hier wird die gesamte technische Anlage ausgelagert. Die Risiken welche durch den Betrieb entstehen, gehen dann ganz zu Lasten des Contractingpartners. Hierbei können Betriebskosten gesenkt und auch längerfristig budgetiert werden.“

Helmuth Zikuda, Geschäftsführer archipol consulting gmbH

> Glaubhafte Ideen. „Eine aktuelle Studie der TU Wien zeigt, dass Kostenreduktion im FM noch immer im Vordergrund steht. Sparpotentiale der Zukunft werden nicht bei den hinlänglich bekannten FM Services, wie der Reinigung liegen, sondern vielmehr im Bereich des „Althausbestand“. Denn der ist durch die Themen Energiekosten und Greenbuildings stark unter Druck geratenen. Glaubhafte Ideen und Konzepte, welche den Einfluss der Gebäudehülle und die technische Gebäudeausrüstung gleichermaßen berücksichtigen werden die Sparpotentiale bilden. Energetische Verbesserungen alleine sind nicht ausreichend, kompetente Betreuung ist der Garant zur Erzielung der versprochenen Einsparungen, Betriebskostengarantie ist eine wirksame und kostengünstige Alternative zu den teuren Zertifizierungen.“

Michael Moshammer, Geschäftsführer IFM Rustler Gruppe

> Gedanken zur Praxis im kommunalen Wohnbau. „Mein Eindruck aus dem kommunalen Wohnbau: nachhaltiges Bauen, Gewerk übergreifendes Denken und Vernetzen, nimmt oft (noch) einen sehr untergeordneten Stellenwert ein. „Facility Management? Ja, vielleicht, wenn alles fertig ist.“ Dabei gibt es im FM eine Fülle von Erkenntnissen und Möglichkeiten zu Einsparung. Funktionierende Konzepte, viele davon erfolgreich erprobt, nutzen nur wenig, wenn sie nicht zum Einsatz kommen. Wohnbauten sind heute komplexer denn je. So manche Auswahl würde anders ausfallen, wenn in der Planungsphase ein (auch externer) FM-Dienstleister die Entscheidungsfindung beeinflussen könnte. Oder soll nur billig errichtet werden - die unnötigen Folgekosten tragen ohnehin die Mieter…?“

Franz Kulicek, Zertifizierter Brandschutzmanager nach ISO/IEC 17024