Die Optimierung von komplexen Arbeits- und Beschaffungsprozessen bildet einen wesentlichen Erfolgsfaktor im Facility Management. Der Weg führt dabei immer mehr zum digitalisierten Informations-Management. Der elektronische Datenaustausch bietet hier ein enormes Potenzial, das bereits einige Unternehmen für sich entdeckt haben.

acility Management ist weit mehr als nur Gebäudemanagement oder technische Betriebsführung – echtes FM ist das Bindeglied zwischen Mensch, Arbeitsplatz und Technologie. Dahinter liegt eine Vielzahl unterschiedlicher, oft sehr diffiziler Arbeits- und Beschaffungsprozesse, die wiederum oft ein hohes Ausmaß an Zeit und Ressourcen erfordern. Zudem kommt, dass durch den mittlerweile hohen Technisierungsgrad der Gebäude auch der Umfang an Daten zunehmend komplexer und somit auch der Dokumentationsaufwand größer wird. »Das Immobilienmanagement wird sich zu einem Informationsmanagement entwickeln. Dieses Informationsmanagement betrifft alle Lebenszyklusphasen eines Gebäudes, also die Planung, Errichtung, den Betrieb und den Umbau des Gebäudes«, so Alfred Waschl, Präsident der IFMA (International Facility Management Association) Austria. Die Themenbereiche für den Einsatz von digitalen Tools reichen von Energie, Sicherheit, Arbeitsschutz über Budget, Gewährleistung, Umzug, Vermarktung, Vergabe, Vermietung, Ausschreibung bis hin zu Störungsbehebung, Flächenmanagement, Reinigung und Kos­tenplanung.

Nimmt man einzelne Prozesse aus diesen Bereichen genauer unter die Lupe, zeigt sich meistens ein enormes Verbesserungspotenzial. Genau dieses Potenzial haben in den letzten Jahren bereits einige Unternehmen im Facility Management erkannt, die mithilfe individueller Lösungen in Form von Elektronischem Datenaustausch (kurz EDI) Prozesse optimiert haben. So unterstützt EDI zum Beispiel bei der Umsetzung des Energieeffizienzgesetzes als Basis einer professionell integrierten Energiebuchhaltung. 

Energieeffizienz als zentrales ­Kriterium

Steigende Energiepreise, verschärfte gesetzliche Anforderungen und die Vorteile eines »grünen« Images machen die Energieeffizienz immer mehr zu einem zentralen Thema im Facility Management. In den Mittelpunkt rücken dabei intelligente Betreibermodelle, die Betriebs- und Folgekosten niedrig halten. Vor allem Facility Manager sind gefordert, mit neuen Konzepten auf diese veränderten Anforderungen zu reagieren. So nutzt SPAR Österreich den Elektronischen Datenaustausch (EDI) als Basis einer professionellen integrierten Energiebuchhaltung, um Rechnungs- und Verbrauchsdaten von insgesamt 1.500 Spar-Filialen mit verschiedenen Energieversorgern in automatisch weiter verarbeitbarer Form zu erhalten. Franz Hölzl zeigt sich als Leiter Nachhaltigkeit bei Spar erfreut: »Der elektronische Datenaustausch ermöglicht uns nicht nur eine gesetzeskonforme Umsetzung des Energieeffizienzgesetzes, sondern bietet durch den Zugriff auf sämtliche Verbrauchsdaten viel Potenzial für weitere energiesparende Maßnahmen.«

Effizientes Warenmanagement

Effizienz ist auch das große Thema im Bereich Warenmanagement innerhalb des Facility Managements. Die darin liegenden Logistikprozesse weisen aufgrund der großen Vielfalt an Produkten gepaart mit unterschiedlichen Kundenanforderungen zumeist eine hohe Komplexität auf. So werden zum Beispiel von Sodexo Österreich täglich rund 400.000 Endkunden mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Beschaffungsprozessen betreut. Zur Optimierung der Bestellprozesse in der Warenbeschaffung setzt Sodexo im Bereich Catering bereits seit 2010 auf EDI. Die Basis bildet dabei der Austausch von Artikelstammdaten, der durch den Zugriff auf den elektronischen Preiskatalog (PRICAT) ermöglicht wird. So entfällt eine manuelle Artikelpflege, da mithilfe von EDI ein automatisiertes Update des PRICAT erfolgt – Änderungen am Produkt werden in Echtzeit eingespielt. Damit wird die Datenqualität und Transparenz in der gesamten Warenbeschaffung erhöht und man spart gleichzeitig Zeit und Ressourcen.

Sicherheit mit richtigen Daten

Der Austausch von Daten bestimmt im Facility Management die unterschiedlichsten Arbeits- und Beschaffungsprozesse, deren Optimierung als wesentlicher Erfolgsfaktor gilt. Vor allem in jenen Bereichen, wo Sicherheit gefragt ist. IGEFA, der in 23 europäischen Ländern ansässige Vollausstatter für Facility Services, setzt neben dem EDI-Datenverkehr im Bestellwesen nun weitere Schritte in der Digitalisierung von Prozessen. 

Dabei geht es zum Beispiel um die Übermittlung eines Links zur Darstellung von Bildern zum entsprechenden Artikel. Darüber hinaus ist die Einbettung eines Links zum Aufruf von Warnhinweisen und Gebrauchsanweisungen für Reinigungsmittel geplant. Dabei wird das gesamte Sortiment von Reinigungsmaschinen, -chemie und -equipment übermittelt. Die Korrektheit dieser Daten ist entscheidend, um die richtige Verwendung durch die Mitarbeiter zu gewährleisten und Flächenschäden oder gar eine Gesundheitsgefährdung zu verhindern.

Anhand all dieser Beispiele lassen sich das enorme Potenzial und die individuellen Lösungsmöglichkeiten für den Einsatz von EDI im Facility Management erkennen. Das bestätigt auch Björn Neumann, der beim EDI-Anbieter EDITEL schon einige erfolgreiche Projekte in diesem Bereich umgesetzt hat: »Standardisierter Elektronischer Datenaustausch oder auch EDI ist ein verhältnismäßig neues Thema im Facility Management. Der erfolgreiche Einsatz in der Warenbeschaffung gibt immer wieder Ideen für neue Anwendungsbereiche. Wir werden hier sicher in den nächsten Jahren noch einiges auf die Beine stellen können.«

Vorteile durch EDI im Facility Management

- Optimierung von Beschaffungs­prozessen

- Automatisierter Informationsaustausch

- Zentralisierte Verwaltung

- Viele individuelle Lösungsmöglichkeiten unter Nutzung einer einzigen EDI-Plattform

- Elektronischer Datenaustausch von Stromrechnungen und Verbrauchsdaten (Energieeffizienzgesetz)

- Automatisierte Rechnungslegungsprozesse

- Korrekte und aktuelle Artikelstammdaten durch Zugriff auf PRICAT (inkl. automatisierte Übermittlung LMIV-relevanter Daten)

- Zeit- und Kostenreduktion

- Hohe Datenqualität und Transparenz