Rasche Abläufe, glückliche Menschen

Kein anderes Technologiethema hat in den vergangenen Jahren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen so stark beschäftigt. Welche Anwendungen mit KI besonders gut unterstützen und wie sich dadurch Arbeitsplätze und Aufgaben verändern, zeigen bereits zahlreiche Beispiele aus der Praxis. In ERP-Systemen, CRM-Lösungen oder Kollaborationsplattformen analysieren Copiloten Daten, formulieren Angebote, erstellen Forecasts oder fassen Meetings zusammen. Copilot-Funktionen – KI-gestützte Assistenzsysteme, die direkt in bestehende Business-Software integriert sind – versprechen mehr Produktivität und Entlastung.

Wie stark sich dieser Wandel bereits im Arbeitsalltag niederschlägt, zeigt ein Beispiel aus der Industrie. Bei dem oberösterreichischen Kunststoff- und Schaumstoffspezialisten Greiner stand die Modernisierung der digitalen Arbeitsplätze im Zentrum. Rund 10.000 Mitarbeitende arbeiten weltweit für das Familienunternehmen. Ziel war es, Microsoft 365 Copilot zu einem zentralen Arbeitsmittel in Word, Excel, Outlook und Teams zu machen und dabei die Mitarbeitenden aktiv mitzunehmen, um ihren Arbeitsalltag zu erleichtern, aber Offenheit und Akzeptanz für die Kollegin KI zu schaffen.

»KI eröffnet neue Möglichkeiten, unter anderem im Bereich der Automatisierung, der Datenanalyse und der User Experience. Wir konzentrieren uns dabei auf Anwendungsfelder mit besonders großem Nutzen und Potenzial«, sagt Harald Feiel, Vice President Group IT bei Greiner. Gemeinsam mit dem Digitalisierungspartner Tieto Tech Consulting wurde die Einführung mehrstufig aufgesetzt. Eine Pilotgruppe, die »Champions«, sammelte erste Erfahrungen. Danach wurde die Nutzung schrittweise ausgeweitet, begleitet von Trainingsformaten, offenen Sprechstunden und einem Prompt-Coaching. Alexander Jeitler, Solution Consultant bei Tieto in Österreich, betont, dass sowohl technikaffine als auch technikferne Mitarbeitende profitieren sollten. Entscheidend sei gewesen, KI als zugängliches Werkzeug im bestehenden Arbeitsfluss zu positionieren. Mehr als 250 Nutzer*innen brachten Feedback ein, das laufend in die Weiterentwicklung einfloss.

Im Schnitt gewinnen Mitarbeitende laut Greiner durchschnittlich sechs Stunden pro Monat bei Routinetätigkeiten. Automatisch erstellte Zusammenfassungen von Meetings oder Excel-Analysen verkürzen die Abläufe deutlich. Acht von zehn Befragten berichten von einer höheren Qualität ihrer Arbeitsergebnisse. »Das spannendste Ergebnis war für uns, dass über 80 Prozent der Mitarbeitenden berichtet haben, dass die Zufriedenheit im Job durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz gesteigert werden konnte«, berichtet Feiel.

Gesund und verbunden
Während in Industriebetrieben Dokumente, Kalkulationen und interne Kommunikation im Fokus stehen, adressiert Microsoft mit dem Dragon Copilot einen Bereich, der unter enormem Zeitdruck leidet. In Österreich verbringen Ärzt*innen laut Branchenumfragen 39 Prozent ihrer Arbeitszeit mit administrativen Tätigkeiten. Diese Belastung wirkt sich auf die Arbeitszufriedenheit aus und reduziert die Zeit für die direkte Versorgung von Patient*innen. Der Dragon Copilot setzt genau dort an und begleitet medizinisches Personal von der Voruntersuchung der Patienten bis zur Entlassung. Mit Einverständnis der Betroffenen erfasst das System Gespräche automatisch übers Raummikrofon oder ein Smartphone. Daraus entstehen strukturierte fachliche Notizen, die später geprüft und freigegeben werden. Textbausteine, Vorlagen und Prompts sind auf einer Oberfläche gebündelt und in die elektronische Patientinnenakte integriert.

Als eine der ersten Gesundheitseinrichtungen in Europa haben tirol kliniken im Vorjahr den Dragon-Assistenten in der Praxis getestet. Johannes Schwamberger, Sprecher der tirol kliniken, spricht von dem Potenzial, »dass Ärzt*innen mehr Zeit für ihre Patient*innen haben und weniger Zeit vor dem Bildschirm verbringen müssen.« Das Ergebnis sei nicht nur mehr Effizienz, sondern auch ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit und Sinnhaftigkeit in der Patientenversorgung – was positive Auswirkungen auf das Wohlbefinden von Mitarbeitenden und Patient*innen gleichermaßen hat. Ändert sich dadurch langfristig die Begegnung von Patienten mit Mediziner*innen? In einem kürzlich von Microsoft in Auftrag gegebenen Bericht gaben 40 Prozent der Befragten an, bereits eine Konsultation erlebt zu haben, bei der die Ärzt*in gefühlt zu sehr auf den Bildschirm konzentriert war.

Einen anderen Zugang wählt das Wiener Unternehmen ­fonio.ai. Dort begann alles mit der Idee, wiederkehrende Telefonprozesse zu automatisieren. Heute versteht sich das System als Copilot, der aktiv in operative Abläufe eingreift. Der Assistent nimmt Anrufe entgegen, qualifiziert Bewerberinnen und Bewerber vor, filtert Spam, pflegt Stammdaten für Nachhaltigkeitsberichte oder dokumentiert Vertriebsprotokolle. Die KI stößt Aufgaben eigenständig an und greift auf CRM-Systeme, E-Mail-Postfächer oder Kalender zu, um Informationen in Echtzeit zu verarbeiten.

Matthias Gruber, CTO von fonio.ai: »Viele verbinden KI am Telefon noch mit den schlechten Kundenservice-Bots der Vergangenheit. Unsere KI-Telefonassistenten sind jedoch intelligente Copiloten, die Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag entlasten und ganze Abläufe eigenständig übernehmen.« Die aktuellen Systeme reagieren mit geringer Latenz, nutzen natürliche Stimmen und berücksichtigen die Emotionen der Anrufenden. Dadurch entsteht ein Gesprächsfluss, der dem Austausch mit einer realen Person nahekommt. Und mit jeder Weiterentwicklung wird der Unterschied kleiner.

Auf der Reise
Auch im Marketing und Vertrieb verändert sich die Rolle von Business-Software. Das österreichische Unternehmen Involve.me, gegründet von Vlad Gozman, hat als Baukasten für interaktive »Customer Journeys« begonnen, wie im Fachjargon die »Reise« der Kunden zum Service- und Produktkatalog eines Unternehmens bezeichnet wird. Inzwischen agiert bei involve.me ein KI-Agent als Copilot, der per Texteingabe Produktfinder, Lead-Qualifizierungsstrecken, Quizze oder komplette Landingpages erstellt. Der Agent kombiniert bestehende Bausteine der Plattform und setzt daraus mehrstufige »Funnels« – die Reiseabschnitte für interessierte Zielgruppen – mit einer integrierten Logik und Bewertungshilfen wie etwa einem Lead-Scoring zusammen.

Und diese Bausteine lassen sich mit weiteren KI-Agenten kombinieren, die das Nutzererlebnis auf Basis der jeweiligen Eingaben personalisieren und dynamisch anpassen. Etwa als KI-gestützter Produktberater im E-Commerce. Das führt zu einer stärkeren Kaufabsicht und weniger Retouren. CEO Vlad Gozman: »KI-Agenten werden Mitarbeitende künftig nicht ersetzen, sondern als Copiloten mit uns im Zusammenspiel agieren. Wir sehen, dass sich Software von einem Werkzeug hin zu einem Service entwickelt, der Aufgaben eigenständig übernimmt.«

Besser, schneller, gründlicher

Die Copiloten-Funktion verändert den Hebel von Business-Software am Arbeitsplatz. Das sind Experten zufolge die drei wichtigsten Effekte:

1. Produktivität
Copilot-Funktionen automatisieren Routinetätigkeiten wie Protokolle, Angebotsentwürfe, Auswertungen oder Vorhersagen. Das spart Zeit, reduziert manuelle Fehler und schafft Freiräume für wertschöpfende Aufgaben.

2. Rollen
Mitarbeitende werden stärker zu Kurator*innen von Ergebnissen aus KI-Tools. Prompt-Kompetenz, kritische Prüfung und strategische Einordnung gewinnen an Bedeutung. Fachwissen bleibt wichtig, wird aber durch Antworten aus der KI ergänzt.

3. Entscheidungen
Analysen, Szenarien und Zusammenfassungen stehen in Sekunden zur Verfügung. Entscheidungszyklen verkürzen sich, Ideen lassen sich rascher testen und umsetzen. Unternehmen erhöhen damit ihre Reaktionsfähigkeit im Wettbewerb.