Welche unterschiedlichen Ansätze den Dokumentenlauf in Unternehmen effizient halten und verwalten. Erfolgsgeschichten und Projekte aus Unternehmen, Beispiele für Einsparungen und Prozessverbesserungen.

Schon 1975 wurde prognostiziert, dass die Einführung von Computer und elektronischer Datenverarbeitung das bedruckte Papier aus der Arbeitswelt verbannen wird. Eine große »Smart Worker«-Studie, die von Dokulife Consulting in Zusammenarbeit mit dem Druckerspezialisten Brother durchgeführt wurde, nahm dieses 40-jährige Jubiläum des prognostizierten papierlosen Büros zum Anlass und befragte IT-Entscheider und Büroarbeiter zu den im Büro eingesetzten Arbeitsmitteln. Das wenig überraschende Ergebnis: Kaum ein Arbeitsplatz ist papierlos, im Gegenteil: Gedruckt wird beständig und auf hohem Niveau.

So sagen 45 % der befragten Büroanwender, dass sie in etwa gleich viel drucken wie noch vor zwei Jahren. Nur ­ 27 % meinen, dass sie im Vergleich zu vor zwei Jahren weniger Papier im Büro drucken. Gleichzeitig stellte die diesjährige Umfrage fest, dass mobile Endgeräte mittlerweile mehrheitlich fest im Beruf integriert sind. So nutzen inzwischen 59 % der befragten Berufstätigen geschäftlich ein Smartphone, ebenfalls 59 % ein Notebook, 30 % sogar ein Tablet. Berufliche Daten sind also mobil verfügbar, die Mitnahme von Papier nicht mehr zwingend notwendig. Trotzdem halten Wissensarbeiter an ihren Druckgewohnheiten fest.

Anhand der Umfrageergebnisse lässt sich erkennen, heißt es bei Brother, dass für Anwender »smartes Arbeiten« nicht bedeutet, dass mobile Geräte klassische Arbeitsmittel ersetzen: So würden nur 22 % der Befragten ihren Desktop-PC durch ein Notebook oder Tablet ersetzen wollen. Die Gerätevielfalt in der IT-Landschaft nimmt damit zu und die papierlose Revolution lässt weiter auf sich warten.

Trend Dokumentenmanagent
Doch nicht nur das Outputverhalten ist Branchenvertretern einigermaßen stabil. Auch die gesamtheitliche Betrachtung von Dokumentenmanagement ist weiterhin stark gefragt. So baut etwa Lexmark seit einiger Zeit sein Portfolio hin zu End-to-End-Lösungen für das komplette Informationsmanagement in Unternehmen aus. »Wir begegnen damit einem wichtigen Trend: unstrukturierte Daten nutzbar zu machen«, erklärt Michael Nagel, Geschäftsführer und Sales Manager Enterprise bei Lexmark. »80 % der Informationen in Unternehmen sind unstrukturiert, kursieren also als isolierte Datensilos in voneinander getrennten Anwendungsbereichen, die nicht oder ungenügend an eine übergreifende Datenlandschaft der Unternehmen angebunden sind. Auch Informationen, die nur in Papierform vorliegen, zählen als unstrukturiert. Das heißt, dass lediglich 20 % der Informationen im Unternehmen strukturiert zum Beispiel in Business-Intelligence- oder Enterprise-Resource-Planning-Systemen vorliegen und tatsächlich nutzbar sind.«

In Zeiten der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft ist jedoch die effektive Nutzung aller zur Verfügung stehenden Informationen entscheidend. Isolierte, unstrukturierte Informationen müssen mit den bereits strukturierten verbunden werden, um eine ganzheitliche Sicht aller Informationen zu erreichen, sie strategisch nutzen zu können und so den Geschäftserfolg zu sichern. »Das heißt nicht, dass Endgeräte keine Rolle mehr spielen – im Gegenteil, effizientes Informationsmanagement fängt genau dort an, wo papierbasierte Informationen in Unternehmen zum Alltag gehören«, so Nagel. Sein Unternehmen bietet neben Hardware auch Softwarelösungen, die zum Beispiel gescannte Dokumente automatisch erkennen, validieren und in den Kontext der übergreifenden Unternehmensinformationen eingliedern. So wird diese Form der unstrukturierten Daten nutzbar gemacht.

Der Telekom & IT Report hat einige Kundenstories von Output- und IT-Spezialisten dargestellt. Fazit: Kein Business Case gleicht dem anderen und im Zugang zu Dokumentenmanagementlösungen stecken viel Fantasie und viele Möglichkeiten für Einsparungen und Effizienzgewinn.

Projekt OKI & BFI Salzburg
"Up-to-date mit Konzept"

Für welchen Kunden wurde das Projekt durchgeführt?
Das BFI Salzburg ist eine der größten Bildungseinrichtungen Österreichs und eine Säule für regionale Aus- und Weiterbildung. An vier Standorten bietet das Institut Beratung und Kurse in vielen Themenbereichen.

Was waren Aufgabenstellung und Ausgangssituation?
Insgesamt 68 Druck- und Kopiersysteme waren im Einsatz, die meisten am Salzburger Hauptstandort, einige Geräte in den Außenstellen. Jeder Standort verwaltete sein eigenes Tonerlager für Geräte von verschiedenen Herstellern. Als die Gerätevielfalt zunehmend unüberschaubar und aufwendig wurde, ergriff Infrastrukturmanager Manfred Killer die Initiative. In einer Analyse überprüfte er die internen Druckkosten und Geräte mitsamt den versteckten Aufwänden wie Lagerverwaltung, Bestellprozesse und Reparaturkosten. Die Kosten-Nutzen-Bilanz sollte insgesamt optimiert werden, einige Maschinen waren altersbedingt zum Austausch fällig und ein neuer Außenstandort in Salzburg Maxglan benötigte eine solide Grundausstattung. Mit einer Managed-Print-Lösung und im Team mit dem regionalen Servicepartner Computer Center Lorentschitsch machte OKI das Rennen.
Da das BFI Salzburg mit rund 80.000 Druckseiten monatlich ein hohes Druckaufkommen hat, sollten die neuen Systeme leistungsstark und kostengünstig im Verbrauch sein. An der Anzahl der Geräte wollte das BFI Salzburg nichts verändern, aber eine Vereinheitlichung bei der Bedienung und beim Verbrauchsmaterial war erwünscht.

Was wurde umgesetzt?
OKI hat mit seinem Konzept auf volle Leistung gesetzt. Es wurden die stärksten Druck- und Multifunktionssysteme für A4 und professionelle Graphic-Arts-Modelle für A3 für den Schulungsbereich ausgewählt. Die zuständigen Referenten legen Wert auf Drucker mit hoher Farbdruckqualität. Durch die stabile Verarbeitung und die hohen Reichweiten der Verbrauchsmaterialien konnte OKI unterm Strich das wirtschaftlichste Flatrate-Angebot machen. In der Zusammenarbeit bevorzugt der Infrastrukturmanager die lokale Betreuung: »So sind die Reaktionszeiten kürzer und der persönliche Kontakt ist immer noch unersetzlich«, sagt Manfred Killer.

Wie sieht das Ergebnis aus?
Nach dem Austausch kann das BFI Salzburg nicht nur mit fixen monatlichen Druckkosten kalkulieren, sondern spart gegenüber der Altlösung auch rund 10 % an Kosten. Die Systemlandschaft wurde weitgehend vereinheitlicht und die Geräte sind mit bedienerfreundlichen Touchscreens ausgestattet. Über die OKI Client Software werden Tonerstand und andere Indikatoren automatisch vom OKI Online Ordering-Tool überprüft und bei Bedarf Materialbestellungen ausgelöst. Der Versand erfolgt direkt an den richtigen Standort, den das Ordering-Tool anhand der Geräte-Seriennummer erkennt. Fazit: Der Lagerbestand ist drastisch niedriger und die großen OKI-Toner halten viermal länger.


Projekt Brother & Allstar Sport
"Versandoptimierung im Handel"

Für wen wurde das Projekt durchgeführt?
Allstar Sport wurde im Jahr 2006 in Graz gegründet und zählt zu den marktführenden Onlineshopbetreibern im Fachbereich »Funktionswäsche für Sporttreibende«. Das Unternehmen konzentriert sich auf hochwertige Produkte funktioneller Sportbekleidung mit einer umfangreichen Produkt-, Farb- und Größenpalette.

Was waren die Aufgabenstellung und die Ausgangssituation?
Allstar Sport vertreibt über mehrere Internetportale funktionelle Sportbekleidung und -artikel sowie ein Ladengeschäft. Zusätzlich zum Vertrieb durch die eigenen Webshops werden die Waren auch über Plattformen wie Amazon und Ebay angeboten. Ein zentrales System erfasst alle Bestellungen und erstellt die zugehörigen Lieferscheine. Durch die große Auftragsmenge ergibt sich hieraus ein hohes tägliches Druckvolumen. Um die Bestellungen zeitnah abwickeln zu können, ist ein hohes Arbeitstempo des eingesetzten Druckers unabdingbar. Zudem muss das Gerät zuverlässig und robust sein, da der Ausfall eine Verzögerung des Lieferablaufs bedeuten würde. Um das hohe Druckvolumen gut bearbeiten zu können, ist darüber hinaus ein professionelles Papiermanagement nicht nur hilfreich, sondern auch erforderlich. Bisher wurden Laserdrucker eingesetzt, da eine hohe Leistungsfähigkeit gegeben sein muss. Zudem hatte man Bedenken gegenüber Tintenstrahldruckern, da die Lieferscheine direkt nach dem Ausdruck sofort weiterverwendet werden und man ein Verwischen der frischen Tinte befürchtete.

Was wurde umgesetzt?
Die innovative Tintenstrahl-Technologie des HL-S7000DN von Brother hat den Kunden im Einsatz vollkommen überzeugt. Nach dem Druck verwischt die Tinte nicht, so dass die Lieferscheine direkt nach der Erstellung verwendet werden können. Mit dem PTS-Zertifikat wird unter anderem diese Wischfestigkeit von einem unabhängigen Institut bestätigt. Die Druckqualität der Lieferscheine ist darüber hinaus sehr gut. Mit bis zu 100 Seiten pro Minute Druckgeschwindigkeit liefert der Hochleistungsdrucker einen klaren Zeitvorteil zum zuvor eingesetzten Laserdrucker. Dadurch kann der Verpackungs- und Lieferprozess optimiert werden. Der Einsatz von drei weiteren Papierkassetten sowie der optionalen Papierablage erleichtert die Arbeit für Allstar Sport erheblich: Das häufige Auffüllen und Entnehmen des Papiers entfällt – ein großes Plus bei dem anfallenden hohen Druckaufkommen.

Was lässt sich daraus generalisieren?
Ein hohes Aufkommen an Lieferscheinen ist typisch für große Onlinehändler. Die Logistik steht dabei unter hohem Termindruck. Der HL-S7000DN liefert zuverlässig Zeitvorteile dank seiner hohen Druckgeschwindigkeit.


Projekt DocuMatrix & CSS Versicherung
"Maßstäbe im Dokumentenmanagement"

Für welchen Kunden wurde das Projekt durchgeführt?
Die CSS Versicherungsgruppe ist mit rund 1,7 Mio. Kunden einer der führenden Krankenversicherer der Schweiz. DocuMatrix implementierte innerhalb kürzester Zeit eine neue Lösung für das Output-Management der Versicherungsgruppe.

Was waren Aufgabenstellung und Ausgangssituation?
Bereits 2004 wurde von der CSS Krankenversicherung ein Projekt ins Leben gerufen, in dessen Rahmen die damalige Host-Infrastruktur bis Jahresmitte 2008 gänzlich durch eine moderne Software abgelöst werden sollte. Allerdings blieb die Implementierung der neuen Softwarekomponente durch einen namhaften Anbieter für Drucklösungen erfolglos, weshalb die CSS Krankenversicherung im Sommer 2007 das österreichische Unternehmen DocuMatrix an Bord holte. Die Experten von DocuMatrix hatten zwei Wochen Zeit, um ihr Know-how und ihre Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.

Was wurde umgesetzt?
In der ersten Phase wurden docPIPE, der Enterprise-Outputmanagement-Prozessmanager und gleichzeitig Herzstück des Visualisierungsmanagements von DocuMatrix, installiert sowie alle Umgebungssysteme angebunden. In weiteren Arbeitsschritten entwickelte das Projektteam ein Designkonzept und legte globale Stilrichtlinien fest. Um die Dokumenten- und Brieferstellungsprozesse effizienter zu gestalten, entwickelte DocuMatrix eine entsprechende Lösung für die Versicherung, die auf dem Produkt dmDOC basiert. Als letzter Schritt wurde der damalige veraltete Formatierer durch den Hochleistungsformatierer docTYPE ersetzt. Er konnte sofort nach der Implementierung die gleichen Eingabedaten wie sein Vorgänger verarbeiten. Da die Schweizer Krankenversicherung docPIPE bereits erfolgreich in Betrieb hatte, war der nahtlose Übergang zur neuen Software problemlos möglich. Diese Umstellung wurde Mitte 2014 abgeschlossen.

Wie sieht das Ergebnis aus?
Mittlerweile nutzt die CSS Krankenversicherung das komplette Enterprise-Outputmanagement-System von DocuMatrix. Rund 2.500 Mitarbeiter arbeiten täglich mit der Lösung. Pro Jahr werden bis zu 50 Mio. auszudruckende Dokumente sowie 10 Mio. digitale Schriftstücke mit den Produkten des österreichischen IT-Familienunternehmens erzeugt und über verschiedenste Kanäle verteilt. Im ersten Jahr der Nutzung konnten dank der Lösung signifikante Einsparungen im Bereich des zu druckenden Outputs verzeichnet werden.

Wie wird die Lösung angenommen?
Sehr gut. Die Mitarbeiter der Fachbereiche nutzen die Möglichkeit, Vorlagen selbst zu bearbeiten, um verstärkt auf Kundenbedürfnisse einzugehen. Durch die Verlagerung des Outputmanagements von der IT-Abteilung in die Fachabteilungen konnte die Kundenkommunikation optimiert werden. Darüber hinaus nutzen die Sachbearbeiter das System dazu, um dem Schriftverkehr mit Kunden umfassende Informationen beizulegen. Somit werden alle den jeweiligen Fall betreffenden Dokumente gesammelt verschickt, wodurch sich die Zahl etwaiger Kundenrückfragen weitgehend verringert. Dadurch wurde die gesamte Prozessabwicklung beschleunigt.


Projekt T-Systems & ORS
"Dokumentenmanagement inside"

Für welchen Kunden wurde das Projekt durchgeführt?
Die Österreichische Rundfunksender GmbH Co KG (ORS) betreut mit ihrer flächendeckenden Senderinfrastruktur eine Vielzahl von TV- und Radio-Anbietern. Zu den Kunden der ORS gehören neben dem öffentlich-rechtlichen Rundfunk auch nahezu alle privaten TV- und Radioanbieter Österreichs, internationale Kunden sowie Mobilfunkunternehmen und Behörden.
Um die unternehmensweite Zusammenarbeit bei Dokumenten und Verträgen zu verbessern, hat T-Systems für die ORS die Lösung ORSInside erstellt. Diese basiert auf dem Dokumentenmanagementsystem Microsoft SharePoint 2013.

Was waren Aufgabenstellung und Ausgangssituation?
Vor Einführung von ORSInside fehlte bei der Suche nach Verträgen die Übersichtlichkeit im Bereich der Dokumentenablage. Dokumente wurden von vielen unterschiedlichen Stellen bearbeitet. So war unklar, welche Version gilt oder wann ein Vertrag ausläuft. Weiters kam es sehr häufig zu Re­dundanzen in der Datenablage, was zu einem erhöhten Speicheraufkommen führte. Auch die Kundendaten zu den Verträgen waren nur sehr schwer zugänglich.
Ein wesentliches Ziel, welches durch die Einführung von SharePoint 2010 erreicht werden sollte, war Betriebsprozesse zu unterstützen und zu vereinfachen. Die Benutzer sollten in der Lage sein, Dokumente rasch im System abzulegen und immer auf das aktuellste Dokument zugreifen können.

Was wurde umgesetzt?
T-Systems lieferte eine Lösung für Kommunikation, Vertragsmanagement und Kollaboration.
Das Intranet dient als Informationsportal für den Benutzer. Hier werden von definierten Contentmanagern die Inhalte gepflegt und den einzelnen Bereichen zugewiesen. Newsartikel, Beiträge und Veröffentlichungen werden erfasst und in den jeweiligen Bereichen dargestellt. Die Startseite des Intranets ist eine Art persönliches Cockpit, wo der Benutzer die wichtigsten Informationen auf einen Blick erhält: Interne News, Pressemeldungen, Newsfeedbeiträge sowie Dokumente aus dem Projektbereich.
Ein wesentlicher Teil von ORSInside ist das Vertragsmanagement. Dieses ist ein eigener Bereich, welcher zur Ablage von Verträgen inklusive Zuordnung der Vertragsparteien dient. Die Vertragsparteien der ORS werden in eigenen Bereichen (Websites) verwaltet, wodurch der Benutzer einen Überblick über alle relevanten Informationen zur Partei auf einen Blick erhält. Auch erhält der Benutzer einen Überblick über alle auslaufenden Verträge, sodass die weiteren Aktivitäten stattfinden können.
ORSInside stellt zudem einen eigenen Bereich zur Projektkollaboration zur Verfügung. Für jedes Projekt wird eine eigene Website angelegt, in welcher alle relevanten Projektdokumente abgelegt werden. Mit Office Web Applications ist ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten möglich. Die Benutzer arbeiten mit den bereits vertrauten Medien (Office) und es entsteht kein Medienbruch durch Verwendung von unterschiedlichen Systemen.

Das Resümee ist …
»Ein effizientes Dokumentenmanagement trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Der Einsatz unserer kollaborativen Lösung vereinfacht Prozesse und erleichtert die unternehmensweite Zusammenarbeit für die ORS«, sagt Dirk Lukaschik, Vorsitzender der Geschäftsführung T-Systems.