Durch Mobilität und Flexibilität schaffen moderne Arbeitsplatzkonzepte auch neue Distanzen in Unternehmensorganisationen. Um diese zu überbrücken, sollte das Büro nicht mehr als Raum, sondern als Kommunikationswerkzeug gesehen werden, meint Michael Raberger, Geschäftsführer Ricoh.

(+) Plus: Wie verändern sich Ar­beitsorte in den Büros? Warum ist dies für Ricoh ein Thema?

Michael Raberger: Wir beschäftigen uns bei Ricoh seit gut drei Jahren intensiv mit die­ sem Thema. Wir sehen, dass es für uns selbst – als Unternehmen mit knapp 300 Mitarbei­tern – immer schwieriger wird, die richtigen Mitarbeiter für die Zukunft zu rekrutieren. Also wollen auch wir als attraktiver Arbeit­ geber auftreten und Mitarbeitern Freiraum in der Gestaltung ihrer Arbeitsumgebung geben. Und wir wollen in unserer Rolle als Technologiedienstleister das leben, was wir verkaufen. Die neue Welt des Arbeitens hat aber auch einen wirtschaftlichen Aspekt. Wir ha­ben erkannt, dass wir durchschnittlich nur 40 bis 45 % unserer Bürofläche tatsächlich nutzen. In einem Transformationsprojekt, das sich »Living Office 2020« nennt, haben wir an unserem Standort in Ungarn die Bü­rofläche um 54 % reduziert und gleichzeitig auf offene, geteilte Arbeitsflächen gesetzt. Gleichzeitig haben wir den Mitarbeitern die Möglichkeit geboten, neben fixen Tagen im Büro ihre Arbeit auch von unterwegs oder von zu Hause aus zu erledigen. Auch unsere acht Niederlassungen in Österreich sollen bis 2016/2017 in das Living-Office-Konzept ein­ gebunden sein. Das wird nicht immer, aber in vielen Fällen auch zu einer Verkleinerung der Büroflächen führen. Und das wirkt sich sofort auf die Betriebskosten aus. Einsparungen in der Fläche sind aber nur ein Aspekt. Das alleine führt noch nicht zur Steigerung von Produktivität oder Kre­ativität, die ebenfalls Faktoren für die Wirt­schaftlichkeit eines Unternehmens sind. Die neue Arbeitswelt hat auch in diesen Be­reichen das Potenzial, verbessernd zu wirken. Hier braucht es dann Technologien, um Ar­beit zu flexibilisieren und zu mobilisieren.

(+) Plus: Was sind die Herausforde­rungen? Worauf sollten Unternehmen bei der Einführung von Technologie achten?

Raberger: Bislang wurde den Menschen Technologie einfach vorgesetzt – in der An­nahme, sie sei selbsterklärend. Technik wird daran gemessen, logisch und fehlerfrei zu sein. Gerade Technologieunternehmen ha­ben da oft einen maschinenorientierten Blick. Ich schließe da auch uns nicht aus. Wir sollten daher viel mehr die Menschen befä­higen, Technologie nur in einem für sie nütz­lichen Ausmaß zu verwenden. Das ist ein Paradigmenwechsel. Demografische Entwicklungen, wirt­schaftlicher Druck und der technologische Wandel bringen Unternehmen an ihre Gren­zen. Ein Großteil der Managerinnen und Manager in Europa steht vor der Herausfor­derung, diese Herausforderungen zu bewäl­tigen. Die neue Welt des Arbeitens ist eine der Antworten darauf. Das bedeutet aber auch, dass Unternehmen übermorgen ganz anders aussehen werden. Das ist für Führungskräf­te eine gewaltige Herausforderung. Sie waren es gewohnt, dass sie nur ins Nachbarzimmer gehen müssen, um einen Auftrag zu erteilen. Jetzt ist dieser Mitarbeiter plötzlich nicht mehr persönlich im Büro, sondern nur über Technologie erreichbar. Gleichzeitig soll ein Manager seine Mitarbeiter auch durchs Ge­schäftsjahr coachen. All die neuen Arbeitsmittel und IT-Lö­sungen ermöglichen Flexibilität und Di­stanz in Organisationen. Gleichzeitig steht damit aber die soziale Nähe am Prüfstein, die ja auch notwendig ist, um als Unterneh­men produktiv und kreativ zu bleiben. Ein gemeinsames Büro ist weiterhin für soziale Bindung und den zwischenmenschlichen Austausch wichtig.

(+) Plus: Wie lautet hier die Antwort? Was ist für ein funktionierendes Sozialleben im Unternehmen prinzipiell nötig?

Raberger: Ich glaube nicht, dass es hier ein einziges Erfolgsrezept gibt. Auf jeden Fall wichtig sind Begegnungszonen, die von den Menschen angenommen wer­den. Oft geht es dabei um so ba­nale Dinge wie die Zahl der Kaf­feemaschinen, die in einem Bü­rogebäude zu Verfügung stehen. Erhöhe ich das Angebot, steigt theoretisch die Produktivität des Einzelnen, da der Weg zum Kaf­fee und wieder zurück zum Ar­beitsplatz kurz ist. Verringere ich die Zahl, indem sich Mitarbeiter mehrerer Stockwerke eine Kaf­feemaschine teilen, ist die Wahr­scheinlichkeit eines zufälligen Treffens auf Kollegen, die weiter entfernt sitzen, oder nur an bestimmten Tagen im Büro sind, höher. Das begünstigt wieder die Kreativität in der Gruppe. Ich denke, dass die Dimensi­on Raum eine große Rolle spielt und man gerade hier viel falsch machen kann. Wir hatten Entwicklungen vom Einzelraum ins Großraumbüro und wieder zurück – oder Mischformen. Wirklich geändert haben diese Raum­konzepte die Unternehmen nicht. Im Gegenteil: Der Mensch hat ein spezi­elles Bedürfnis nach Vertraulichkeit und Reizkontrolle. Wenn Sie ein mo­dernes Großraumbüro hernehmen, indem auf zehn Meter langen Werkbän­ken die Menschen wie Legebatterien aneinandergereiht sitzen – da läuft vieles falsch. Sobald das Büro aber nicht als Ar­beitsort, sondern als Kommunikati­onstool gesehen wird, bekommt diese Aufgabe einen anderen Spin. Es wer­den dann Fragen gestellt, die vorher nicht aufgekommen wären. Zum Bei­spiel: Was ist das Ziel dieses Kommu­nikationswerkzeugs? Wollen wir pro­duktiver oder wollen wir kreativer wer­den? Geht es um Durchsatz, um mehr Transaktionen, oder darum, Neues zu entwickeln? Findet Kreativität bei Ein­zelpersonen oder in der Gruppe statt? Brauche ich produktive Gruppenar­beit, sind die Anforderungen anders als bei produktiver Einzelarbeit. All diese Überlegungen benötigen abgestimmte Raumkonzepte und Technologien. Ri­coh hat dazu vier unterschiedliche De­signangebote definiert, die wir mit Be­ratung und unseren Produkten unter­stützen.