Die Rewe-Tochter Merkur hat eine effektive und umweltbewusste Langzeitlösung für die Optimierung des Outputmanagements und verschiedener Workflows gesucht - und bei Lexmark gefunden.

Das vielfältige Angebot in der Rewe-Gruppe mit ihren Marken Penny, Billa und Merkur führt zu einer komplexen Verwaltung, vielschichtigen Arbeitsabläufen und hohem Papieraufkommen. Um diese Aufgaben zu bewältigen, benötigt das Unternehmen vor allem schnelle und vielseitige Drucker beziehungsweise Multifunktionsgeräte. Die Rewe-Tochter Merkur verfügte bis dato über Drucker teils unterschiedlicher Hersteller, ergänzend dazu über eine Vielzahl zusammen gewürfelter Kopier- und Faxgeräte. Die Arbeitsprozesse wurden zumeist manuell durchgeführt. Um effizient und sparsam zu drucken, benötigte das Unternehmen eine professionelle Neustrukturierung des Outputmanagements.

Dass dringend Handlungbedarf bestand, wurde Merkur 2005 bewusst: Eine Gesetzesänderung stand 2006/2007 ins Haus, die eine Anmeldung neuer Mitarbeiter zur Sozialversicherung am ersten Arbeitstag vorsah. „Das war mit dem bestehenden Prozess nicht möglich“, sagt Helga Schneckenleitner, Leiterin der HAFI-Organisation bei Merkur und Verantwortliche für das Projekt. „Formulare waren häufig unvollständig, Scans nicht hochwertig genug, da es keine automatische Einstellung gab.“ Ein standardisierter Workflow musste her, der die Weiterleitung von Informationen an die Personalabteilung beschleunigte und gleichzeitig die Qualität von Scans und Ausdrucken gewährleistete. Dasselbe galt für Krankmeldungen. Bei neuen Mitarbeitern aus osteuropäischen Ländern gab es ferner Probleme bei der Zuordnung von Namen.

Die Automatisierung von Abläufen war jedoch nicht das einzige Problem, das ein Beratungsunternehmen lösen musste. Zusätzlich sollte die Druckerlandschaft vereinheitlicht werden, statt Fax- und Kopiergeräten sollten Multifunktionsdrucker zum Einsatz kommen.

Drucker im Test
Mit Lexmark arbeitet die Rewe-Gruppe bereits seit 1995/96 zusammen. Diese Zusammenarbeit sieht die jährliche Abnahme von rund 1.000 Office-Lasergeräten für Filialen vor allem in den osteuropäischen Ländern vor. Die Drucker werden alle drei Jahre erneuert. Zu der Kooperation war es erstmalig gekommen, weil Rewe eine bestimmte Software im Einsatz hatte und  Geräte suchte, die damit in Einklang zu bringen waren. „Entscheidend war für uns auch die exakte Nachbildung des Grüntons, den wir im Logo verwenden“, erinnert sich Helga Schneckenleitner.

Trotz der positiven Erfahrungen mit Lexmark gab es für die Optimierung bei Merkur ein aufwendiges Auswahlverfahren. Insgesamt wurden die Angebote dreier Hersteller geprüft. In die engere Auswahl kamen aufgrund von Qualität und Größe der Geräte jedoch nur zwei. So wurden im Jahr 2006 zwei Testfilialen mit den neuen Lexmark T644 Modellen beliefert. Dort blieben sie ein Jahr lang in Benutzung der Mitarbeiter. Zwischen 350.000 und 400.000 Seiten landeten in ihrer Papierablage, bevor ein abschließendes Urteil gefällt wurde. Schon früh fiel indes auf: „Die Filialen wollten die Lexmark Drucker gar nicht wieder hergeben. Sie waren viel leiser als ihre Vorgänger.“ Doch die Lexmark Drucker hatte noch mehr Pluspunkte. „Die Geräte konnten Duplexdruck, sortieren, heften und scannen und waren überdies schnell. Dagegen gab es bei anderen Testkandidaten häufig Probleme wie Papierstau“, so Schneckenleitner.

Knapp ein Jahr analysierte Lexmark die Druckbedürfnisse von Merkur und arbeitete ein strategisches Konzept aus, wie das Outputmanagement weiter optimiert werden könne. „Dabei stellten wir rasch fest, dass es enormes Einsparpotenzial beim Papieraufkommen gab“, sagt Amin Belbeisi, Key Account Manager PSSD bei Lexmark. Allein im ersten Jahr – so prognostizierte Lexmark – würde es bei den laufenden Kosten eine Ersparnis um rund 320.000 Euro geben. Im fünften Jahr läge das Einsparpotenzial sogar bei knapp 1,6 Millionen Euro.