Da Organisationen und Unternehmen bestrebt sind, kosteneffizient und wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig den sich wandelnden Erwartungen und Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter*innen gerecht zu werden, wird die Bedeutung der Digital Workplace-Technologie neben dem anhaltenden Fachkräftemangel weiter zunehmen. Dazu hat Konica Minolta fünf Trends identifiziert, die bestimmend für den Digitalen Arbeitsplatz im Jahr 2024 sein werden.

Trend 1: Intelligente Nutzung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen für die Automatisierung passender Aufgaben

Durch den Einsatz von Systemen, die KI oder maschinelles Lernen nutzen, können mühsame oder zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden. Die Arbeitnehmer*innen erhalten so mehr Kapazität für produktivere Aufgaben. Der Markt für KI wird weltweit von ca. 300 Billionen US-Dollar im Jahr 2024 auf knapp 2 Trillionen US-Dollar im Jahr 2030 anwachsen. Fast die Hälfte der Arbeitnehmenden (45 %) ist der Meinung, dass KI im nächsten Jahr "erhebliche" Veränderungen im Berufsleben bewirken wird. Mehr als ein Drittel gab an, sich von diesen Veränderungen überfordert und beunruhigt zu fühlen. Daher muss der Einsatz automatisierter Systeme intelligent, ethisch, sensibel und sorgfältig erfolgen. So kann sichergestellt werden, dass die Produktivität der Arbeitenden gesteigert wird und etwaige Bedenken ernst genommen werden.

Konica Minolta arbeitet aktuell daran, mehr KI in seine Lösungen für intelligentes Informationsmanagement zu integrieren. Ziel ist es, eine noch stärkere Automatisierung zu ermöglichen, um die Beschäftigten von eintönigen und zeitaufwändigen Aufgaben zu entlasten. So zum Beispiel bei der Dokumentenerfassung, wo die zonale OCR (Optical Character Recognition), die zunächst ein umfangreiches Dokumententraining erfordert, durch KI ersetzt werden soll, um Informationen ohne Training aus Dokumenten zu extrahieren. Darüber hinaus arbeitet Konica Minolta derzeit an einzelnen OpenAI-Services für Summarising, Synthesizing, Coding und Excel-Tabellenanalyse. Diese können z.B. Dokumente automatisch zusammenfassen, beim Brainstorming unterstützen oder Prognosen erstellen.

Trend 2: Datenschutz und Datensicherheit

Die NIS2-Richtlinie (Network and Information Systems Directive 2022) der EU trat am 16. Januar 2023 in Kraft und soll bis zum 17. Oktober 2024 in allen EU-Mitgliedstaaten gesetzlich verankert werden. Sie zielt darauf ab, die Cyber-Resilienz der europäischen Betreiber kritischer Infrastrukturen und wesentlicher Dienste zu stärken. Angesichts der anhaltenden Bedrohung - Cyberangriffe haben im Jahr 2023 noch einmal drastisch zugenommen (wöchentliche Cyberangriffe sind laut dem jüngsten Forschungsbericht von Check Point2 im ersten Quartal 2023 weltweit um 7 % im Vergleich zum Vorjahreszeitraum gestiegen) - werden sich viele Unternehmen noch besser schützen müssen, um die Widerstandsfähigkeit kritischer Systeme und Prozesse zu verbessern. Auch die Kunden legen die Messlatte höher: Die Mehrheit (87 %) der Konsument*innen gibt an, dass sie keine Geschäfte mit einem Unternehmen machen würden, wenn sie Bedenken hinsichtlich der Sicherheitspraktiken des Unternehmens haben.

Um die Sicherheit zu gewährleisten, müssen Unternehmen auf Cybersicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und besonders sichere Cloud-Speicherlösungen in Betracht ziehen. Hier macht die professionelle Unterstützung eines kompetenten Sicherheitspartners wie Konica Minolta mit Dienstleistungen wie Identitäts-, Daten- und Endpunktschutz, Managed Backup Management Services sowie Fernüberwachung und -verwaltung einen großen Unterschied.

Trend 3: Wohlbefinden und Engagement der Mitarbeitenden

Mitarbeiter*innen sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens und eine positive und produktive Beziehung sollte gepflegt und ausgebaut werden. Das Wohlbefinden und Engagement der Mitarbeitenden ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Talentmarkt. Dieser wird durch die sich verändernden Arbeitsplatzerwartungen der Generation Z (49 % wählen ihren Arbeitsplatz/Arbeitgeber auf der Grundlage persönlicher Werte), die alternde Bevölkerung (zwischen 2015 und 2050 wird sich die Weltbevölkerung über 60 Jahre von 12 % auf 22 % fast verdoppeln) und dem Fachkräftemangel noch weiter verschärft. Außerdem erhöht all dies auch den Druck auf bestehende Angestellte. Flexible Arbeitsregelungen, Unterstützung für die psychische Gesundheit, ein geeignetes digitales Mitarbeitererlebnis und Ressourcen für eine bessere Work-Life-Balance sind als Teil der "Fürsorgepflicht" gegenüber den Arbeitnehmenden entscheidend. 

Konica Minolta hat mehrere Mitarbeiter-Programme entwickelt, die alle Aspekte der Arbeitserfahrung unterstützen, einschließlich der persönlichen Entwicklung und des Wachstums, der Gesundheit und des Wohlbefindens sowie der Würdigung von Talent und Leistung. Konica Minolta fördert auch Vielfalt, Gleichberechtigung und die Einbeziehung aller Beschäftigten, z. B. durch die Durchführung von Programmen wie Woman2Lead und ShePlus, die Entwicklung von ERGs (Employee Resource Groups) wie dem LGBTQ+-Netzwerk VIBRANT oder die Stärkung des Bewusstseins für die Einbeziehung von Menschen mit Behinderung. Darüber hinaus ermöglicht das Unternehmen einen flexiblen Ansatz für die Arbeit im Büro, von zu Hause aus oder eine hybride Option für eine bessere Work-Life-Balance.

Trend 4: Weitere Cloud-basierte Zusammenarbeit

Hybrid- und Fernarbeit werden von Cloud-basierten Kommunikations- und Kollaborationssystemen unterstützt. Die kontinuierliche Verbesserung dieser Systeme stellt sicher, dass die Belegschaft weiterhin reibungslos und produktiv zusammenarbeiten kann. Der Markt für Kollaborationssoftware hat eine jährliche Wachstumsrate von 2 %. Das größte Wachstumssegment für Kollaborationstools sind Teamwork-Apps für mobile Geräte, die es Mitarbeitenden ermöglichen, unabhängig von ihrem Standort erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Als Microsoft Cloud Solutions Partner ist das akkreditierte Expertenteam von Konica Minolta in der Lage, Unternehmen jeder Größe und Art zu helfen, die Vorteile der Microsoft-Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit voll auszuschöpfen. Dazu gehört Microsoft 365 einschließlich Microsoft Teams, das Unternehmen dabei hilft, die Organisation und Interaktion mit Mitarbeitern zu verbessern.

Trend 5: Nachhaltigkeit und die Sicherstellung, diese mit Hilfe von Technologie und Arbeitsplatzpraktiken besser zu unterstützen

Mit Blick auf den Klimawandel wird der Nachhaltigkeitsaspekt bei der Betrachtung des digitalen Arbeitsplatzes im Jahr 2024 eine immer wichtigere Rolle spielen. Im Kern geht es um die Frage, inwieweit die digitale Transformation mit ihren Technologien und veränderten Arbeitsplatzpraktiken als Treiber für mehr Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz wirken kann. Eines der vielleicht greifbarsten Beispiele für die Digitalisierung, die den Ressourcenverbrauch minimiert und gleichzeitig erhebliche Vorteile für die Unternehmensleistung mit sich bringt, ist die Verringerung des Papierverbrauchs in Geschäftsprozessen. Dies gilt insbesondere dann, wenn man bedenkt, dass durchschnittlich 50 % des Abfalls eines Unternehmens aus Papier besteht.

Cloud- und Kollaborationstools ermöglichen die Zusammenarbeit aus der Ferne, wodurch sich die Notwendigkeit verringert, für Besprechungen ins Büro zu pendeln oder mit dem Flugzeug zu reisen. Insbesondere Cloud-basierte Lösungen können auch nachhaltiger sein als On-Premise-Lösungen, sofern bestimmte Faktoren (Strom- und Wasserverbrauch, Lebensdauer der Geräte, digitale Säuberung) berücksichtigt werden. So verbrauchen Cloud-Server, die mit 100 % erneuerbarem Strom betrieben werden, im Vergleich zu On-Premise-Servern mit erneuerbarem Strom nur halb so viel CO2 pro Jahr/Server. On-Premise-Server ohne erneuerbaren Strom verbrauchen sogar sechsmal so viel.

Mit seinem Intelligent Connected Workplace-Ansatz, der auf digitale Zusammenarbeit und intelligente, papierlose Prozesse setzt, ist Konica Minolta bestrebt, den Aspekt der Nachhaltigkeit stärker zu berücksichtigen. Neben den Microsoft 365 Collaboration-Lösungen bietet das Unternehmen auch das Hosting von Infrastructure as a Service (IaaS) und Software as a Service (SaaS) in eigenen Rechenzentren an. Diese sind nach ISO14001 zertifiziert und werden zu 100 % mit erneuerbarer Energie betrieben. Für notwendige Serviceeinsätze setzt Konica Minolta auf das visuelle Fernwartungstool AIRe Link, das seit 2020 bereits über 23.000 Vor-Ort-Einsätze, mehr als 900.000 Kilometer und 330 Tonnen Treibhausgasemissionen eingespart hat.

Joerg Hartmann, Geschäftsführer Konica Minolta Deutschland und Österreich, kommentiert diese Schlüsseltrends des digitalen Arbeitsplatzes wie folgt: "Die stetige Weiterentwicklung und Veränderung am modernen Arbeitsplatz, wird wahrscheinlich zu einer weiteren Abhängigkeit von Technologie und intelligenteren Arbeitsweisen führen, die die Vorteile der Automatisierung nutzen. Angesichts des anhaltenden wirtschaftlichen Drucks sowie langfristiger Herausforderungen wie der sich verschärfenden Klimakrise und der weltweit alternden Bevölkerung waren flexible und nachhaltige Arbeitsmethoden noch nie so wichtig wie heute. Aus diesem Grund engagiert sich Konica Minolta leidenschaftlich für die Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes durch unser Intelligent Connected Workplace-Portfolio. Durch das Erfüllen aller Anforderungen durch einen einzigen Anbieter, können sich Unternehmen beruhigt auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren."