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Fabasoft 4teamwork-Geschäftsführer Dr. Pascal Habegger über die neue Software zum Managen von Sitzungen - wie sie zu produktiven Meetings und erfolgreichen Entscheidungen beitragen kann.
Advertorial
Im August 2023 erfolgte der Launch von Boards on Fabasoft PROCECO als erste Solution der Fabasoft 4teamwork-Partnerschaft. Dr. Pascal Habegger, Geschäftsführer der Fabasoft 4teamwork AG mit Sitz in Bern, erklärt, warum die Produktentwicklung im Fabasoft PROCECO Ökosystem in Rekordzeit gelang, und wie die Software Führungsteams bei effizienten Meetings sowie erfolgreichen Entscheidungen unterstützt.
Boards on Fabasoft PROCECO – Was sind Idee und Zweck dieses Tools?
Pascal Habegger: Fabasoft Boards ist eine Software für digitales Sitzungsmanagement, mit der Führungsteams Sitzungsprozesse produktiver und nachvollziehbarer gestalten und somit ihre Entscheidungen erfolgreicher treffen können. Nach dem Einstieg der Fabasoft bei 4teamwork im September 2022 war schnell klar: Wir nutzen das vorhandene Know-how von 4teamwork in diesem Bereich sowie die Expertise und die modernste Technologie von Fabasoft und entwickeln eine performante, sichere Sitzungsmanagement-Software im Fabasoft PROCECO Ökosystem als erste Solution der Fabasoft 4teamwork in der Schweiz.
Welche Vorteile bringt die strategische Partnerschaft mit Fabasoft bei der Produktentwicklung, beim Vertrieb und darüber hinaus?
Habegger: 4teamwork profitiert von der langjährigen Erfahrung der Fabasoft im Bereich »Cloud-Native-Entwicklung« und den internationalen Zertifizierungen, speziell zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit. Durch die vielen sicheren Basisfunktionalitäten des Fabasoft PROCECO Ökosystems ist es möglich, den Fokus auf den Kundennutzen zu legen und Produkte nahezu in Rekordzeit zu launchen. Gleichzeitig sorgt Fabasoft für den professionellen Betrieb der Solution in den einzelnen Fabasoft Cloud-Lokationen in Deutschland, Österreich und in der Schweiz. Aus der hohen Marktdurchdringung im DACH-Raum und dem hervorragenden Netzwerk von Fabasoft ergeben sich auch große Vorteile beim Vertrieb. All das bringt einen erheblichen Mehrwert für die gesamte Fabasoft Gruppe.
Nun zur Software: Für welche Sitzungen, Organisationsbereiche und -größen ist Boards geeignet?
Habegger: Der Fokus liegt derzeit primär auf dem Kundensegment »Privatwirtschaft«. Fabasoft Boards eignet sich jedoch auch für alle Organisationen der öffentlichen Verwaltung und weitere Institutionen. Die Software deckt den gesamten Sitzungsprozess einschließlich bestehender Compliance-Vorschriften in einer Solution ab. Daher ist sie besonders bei Management- oder Gremienmeetings hilfreich, in denen streng vertrauliche Unterlagen zur Diskussion stehen und teils geheime, strategische Entscheidungen fallen.
Welcher konkrete Nutzen ergibt sich vor, während und nach Management- und Gremiensitzungen?
Habegger: In Boards erfolgen bereits die Terminplanung und der Versand der Einladungen digital. Zudem liegen sämtliche relevanten Unterlagen an einem Ort – nämlich in der jeweiligen Sitzung. Änderungen und weitere Anträge sind kurzfristig möglich und für alle Beteiligten transparent. Während des Meetings gibt die protokollführende Person den Bildschirm frei, erfasst die wichtigsten Aspekte pro Tagesordnungspunkt live und dokumentiert die Beschlussfassung. Das macht es einfach, am Ende direkt ein PDF-Protokoll inklusive der festgelegten Folgeaufgaben zu erstellen und dieses medienbruchfrei an die Gremienmitglieder zur Genehmigung weiterzuleiten.
Insgesamt spart die digitale Planung, Durchführung und Nachbearbeitung der Sitzungen den Verantwortlichen enorm viel Zeit und erhöht die Qualität der Entscheidungen. Die Einhaltung von Fristen und weiteren Compliance-Vorgaben ist stets sichergestellt und nachvollziehbar.
Meetings finden vermehrt online oder hybrid statt. Ersetzt Boards auch Videokonferenz- und chatbasierte Kollaborations-Tools?
Habegger: Fabasoft Boards bietet die Möglichkeit, dass Führungskräfte virtuell an Sitzungen und Abstimmungen teilnehmen – selbst über mobile Endgeräte –, es handelt sich aber um kein Videokonferenz-Tool per se. Die in der Software erstellten Sitzungen lassen sich mit Microsoft Teams, Zoom oder anderen Videokonferenzsystemen verknüpfen und remote bzw. hybrid durchführen.
Was sind die drei wichtigsten Features der Software?
Habegger: Fabasoft Boards beschleunigt den gesamten Organisations- und Kommunikationsprozess rund um Sitzungen. Es verfügt über ein automatisiertes Zeitmanagement mit Microsoft Outlook-Anbindung und ein integriertes digitales Antragsmanagement. Darüber hinaus sorgt es für eine transparente Beschlussfassung und Protokollierung der Entscheidungen. Und last, but not least: Die sensiblen und teilweise streng vertraulichen Unterlagen sind revisionssicher in passwortgeschützten Datenräumen abgelegt und durch ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Log-in vor unbefugtem Zugriff geschützt. All das ersetzt ressourcenintensive manuelle Tätigkeiten und die fehleranfällige Kommunikation via Telefon bzw. E-Mail und führt gleichzeitig zu mehr Qualität und Nachhaltigkeit.
Ist Boards als Software as a Service oder on-premises verfügbar und wie steht es um die Daten- und Informationssicherheit?
Habegger: Boards läuft im Fabasoft PROCECO Ökosystem auf Basis der Fabasoft Cloud. Ein maximales Sicherheitsniveau hat von der Produktentwicklung bis zur Datenspeicherung oberste Priorität. Das belegen zahlreiche Zertifizierungen, darunter das C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, oder die Bescheinigung nach IDW PS 880 für revisionssichere Archivierung. Insbesondere der EU Cloud Code of Conduct nach Level 3 weist den höchsten europäischen Datenschutzstandard nach.
Wie lange dauert die Implementierung von Boards und was braucht es dafür?
Habegger: Die Einführung von Fabasoft Boards funktioniert rasch und unkompliziert. Für den Start reicht ein aktueller Webbrowser. Die Bereitstellung der Software dauert nur wenige Minuten und die Bedienung ist intuitiv. Wir bieten zudem auch Schulungen für Key-User an, damit diese Boards an die individuellen Anforderungen ihres Unternehmens anpassen können.
Die 2003 von Dr. Pascal Habegger, einem Experten für Cloud- und E-Government-Anwendungen, gegründete 4teamwork AG mit Sitz in Bern hat sich als eines der wichtigsten IT-Dienstleistungsunternehmen für die öffentliche Verwaltung von Kantonen, Städten und Gemeinden in der Schweiz etabliert. Das Softwareunternehmen beschäftigt an drei Standorten mehr als 30 Mitarbeitende und erzielte zuletzt einen Umsatz von rund vier Millionen Franken. 4teamwork ist seit September 2022 (Closing Oktober 2022) als Fabasoft 4teamwork AG Teil der Fabasoft Gruppe. Fabasoft Boards, die Software für digitales Sitzungsmanagement, entstand als erste Solution der strategischen Partnerschaft im Fabasoft PROCECO Ökosystem auf Basis der hochsicheren Fabasoft Cloud.
Fabasoft zählt zu den führenden Softwareprodukt- und Cloud-Dienstleistungsunternehmen für digitales Dokumenten-, Prozess- und Aktenmanagement in Europa. Das einzigartige Fabasoft PROCECO Ökosystem vereint leistungsstarke digitale Solutions für dokumentenintensive Geschäftsprozesse. Es ermöglicht den sicheren Datenaustausch über Organisations- und Ländergrenzen hinweg und führt zu einer Vereinfachung, Beschleunigung und Qualitätssteigerung der Abläufe. Zahlreiche international anerkannte Zertifizierungen weisen maximale europäische Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards nach.
