Hybrides Arbeiten liegt im Trend - und ist mittlerweile bestimmender Faktor im Design von Arbeitsplätzen. Als einer der ersten hat auch Microsoft Österreich seine Büros ans hybride Arbeiten angepasst - mit Arbeitsbereichen für Begegnungen jeder Art, physisch, virtuell und hybrid. Das Herzstück bildet der neue Meetingraum Hive Vienna: Mit modernster Technologie, künstlicher Intelligenz und optimierte Einrichtung können sich Teilnehmer*innen aus der realen und digitalen Welt wahrhaft auf Augenhöhe begegnen. 

Hybride Arbeitsformen halten in immer mehr Unternehmen Einzug. Ein Wandel, der auch die Unternehmenskultur betrifft und eine Veränderung in der Art der Zusammenarbeit und Kommunikation unter Mitarbeiter*innen hervorruft. Dazu gehört auch die hybride Besprechung, die traditionelle, physische Interaktion mit virtuellen Videokonferenzen in sich vereint. Die Herausforderung dabei besteht darin, eine Schnittstelle zu schaffen, wo sich die Teilnehmenden ortsunabhängig auf Augenhöhe begegnen.

Die Situation ist inzwischen vielen bekannt: Man hat nicht alle Kolleg*innen und deren Reaktionen im Blick, virtuelle Teilnehmer*innen befinden sich oftmals geradezu in der Schwebe zwischen aktiver und passiver Partizipation. Das Zusammenspiel aus intelligenter Technologie, gezielter Architektur und bewusster Meetingkultur sollen optimale Rahmenbedingungen für inklusive, kreative Zusammenarbeit schaffen.

„20 Prozent der menschlichen Kommunikation finden auf einer bewussten, sichtbaren Ebene statt, 80 Prozent auf unbewusster Beziehungsebene – dazu gehören Gefühle, Mimik, Gestik, Werte, persönliche Motive und Hintergründe“, so Andreas Gnesda, der als Geschäftsführer bei teamgnesda die Planung und Ausführung von Hive Vienna begleitet hat. „In der digitalen Kommunikation leidet vor allem die unbewusste Wahrnehmung. Digitale Meetings können daher so herausfordernd sein, weil wir das durch erhöhte Aufmerksamkeit ständig kompensieren müssen. Bei der Gestaltung von Räumen wie Hive Vienna bemühen wir uns, mit Technologie und organisatorischen Maßnahmen maximale Inklusion zu erzeugen.“

Mehr Teilhabe durch Technologie und Raumgestaltung

Mit der richtigen Ausstattung in Form von abgerundeten Konferenztischen, smarter Kameratechnologie und virtuellen Whiteboards soll es allen Teilnehmer*innen unabhängig von ihrem Aufenthaltsort möglich sein, miteinander zu interagieren, mitzugestalten und Ideen in Echtzeit auszutauschen.  „Oft führen hybride Meetings dazu, dass Personen vor Ort zu anonymen Gesichtern für virtuelle Teilnehmer*innen werden. Gleichzeitig sprechen diejenigen, die sich virtuell zuschalten, ins Leere und wissen nicht, ob sie gesehen oder gehört werden. Es fehlt das Gefühl dafür, wie man sich sinnvoll einbringen kann“ so Katja Edlinger, Modern Work Lead bei Microsoft. „Mit unserem neuen Besprechungsraum wollen wir zeigen, dass produktive, hybride Zusammenarbeit machbar ist.“

Was auf den Whiteboards vor Ort geschrieben wird, können die online Teilnehmenden am eigenen Bildschirm mitgestalten. 

Um sich tatsächlich auf Augenhöhe begegnen zu können, sollten alle Teilnehmenden zu jeder Zeit wissen, wer gerade das Wort hat. Die Forschung hat zudem immer wieder gezeigt, dass sich Menschen in der Kommunikation auf subtile körperliche Signale verlassen. Je mehr die Technologie dazu beitragen kann, diese Signale zu übertragen, desto effektiver können hybride Besprechungen sein. Daher ist der Raum mit einer KI-gesteuerten Kamera ausgestattet, die  die alle Teilnehmenden im Raum erfasst und die Ansicht dynamisch anpasst, wenn jemand spricht. Die Kamera sorgt zudem dafür, dass die Gesichter aller Teilnehmer*innen trotz unterschiedlicher Lichtverhältnisse gleichermaßen sichtbar sind. Der halbrunde Tisch vor dem Bildschirm garantiert, dass sich alle Teilnehmer*innen im Raum im Blick haben.

Der große Bildschirm bietet genügend Sichtfläche für Präsentationen und das virtuelle Handaufzeichnen. Mit der „Front Row“ Einstellung im Microsoft Teams werden die Gesichter aller Teilnehmer*innen in derselben Größe dargestellt - man begegnet sich dadurch tatsächlich auf Augenhöhe. So bleibt die Mimik ein wertvoller Bestandteil menschlicher Interaktion – auch in hybriden Meetings.

Nahtlos teilen, gemeinsam kreieren

Die Barrieren herkömmlicher hybrider Meetings kommen spätestens dann an die Oberfläche, wenn kreative Zusammenarbeit wie etwa Brainstormings auf der Tagesordnung stehen. Hier werden im Hive zwei Stufen der Kollaboration ermöglicht: Ein traditionelles, mit einer smarten Kamera ausgestattetes Whiteboard bildet die erste Stufe. Die Kamera fängt die Whiteboard-Fläche ein und entfernt mittels Künstlicher Intelligenz die vortragende Person: Sowohl virtuelle als auch physische Teilnehmer*innen sehen die Inhalte direkt am großen Bildschirm.

Das Surface Hub 2S hebt die Möglichkeiten für Kollaboration auf die nächste Ebene: Dieses ermöglicht es allen Teilnehmer*innen, am Whiteboard mitzuwirken, zu schreiben und zu zeichnen – egal ob sie direkt auf dem Gerät zeichnen oder von ihren eigenen PCs zuhause oder am Tisch im Raum aus arbeiten. Kollaboration ist somit ortsunabhängig und in Echtzeit möglich. 

(Bilder: Marko Kovic)