Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen das größte und wichtigste Modernisierungsprojekt seit Jahrzehnten. Da darf nichts schiefgehen. Der IT-Dienstleister Consol nennt fünf Gründe für die Nutzung von BI-Tools beim Aufbau digitaler Geschäftsmodelle.

Der Digitalisierungsdruck auf Unternehmen, Branchen und ganze Wirtschaftszweige wächst nicht linear, er verschärft sich angesichts der weltweiten Wettbewerbssituation vielmehr von Tag zu Tag. Bei der strategischen Planung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten ist Business Intelligence ein elementarer Erfolgsfaktor. Kai Hinke, Leiter Consol CM Software beim IT-Dienstleister Consol, hat fünf Phasen von Digitalisierungsprojekten identifiziert, bei denen BI einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg hat:

Dokumentation des Status Quo: Viele existierende Prozesse sind historisch gewachsen, häufig situativ, spontan und ohne entsprechende Planungsunterlagen und Dokumentation. Die sind jedoch für die Vorbereitung der Prozessdigitalisierung unerlässlich. Ohne einen Überblick über die Prozesslandschaft fehlt die Grundlage für deren Digitalisierung. Je manueller und „hemdsärmeliger“ Prozesse gelebt werden, desto schwieriger ist die Erhebung belastbarer Kennzahlen. Business Intelligence hilft bereits in dieser frühen Phase, verfügbare Daten zusammenzuführen und ein möglichst objektives Bild der Ist-Situation zu schaffen.

Analyse des Status Quo: Im zweiten Schritt müssen alle aktuellen Prozesse für eine ehrliche und selbstkritische Analyse auf den Prüfstand. Nur aus dem tiefen Verständnis der Stärken und Schwächen existierender Prozesse heraus können die Weichen für deren erfolgreiche Digitalisierung, respektive die Ablösung durch neue, besser geeignete digitale Prozesse, richtig gestellt werden. BI-Programme zeigen anhand von KPI-Messungen auf, inwieweit Prozesse auf die strategischen Vorgaben einzahlen und analysieren ihre Werthaltigkeit.

Definition der Digitalisierungsstrategie: Auf Basis dieser Erkenntnisse wird dann eine für das jeweilige Unternehmen, dessen Geschäftsmodell und Prozesslandschaft passende Digitalisierungsstrategie entworfen. Auch hier sorgt Business Intelligence für die nötige Prozesstransparenz. Die Prozesse werden nach ihrer Bedeutung und dem Nutzenfaktor für das Unternehmen analysiert und hierarchisiert. Daraus leitet sich dann die Reihenfolge der Digitalisierungsschritte ab. Zur Digitalisierungsstrategie gehört auch die Prozessselektion. Dabei werden Prozesse identifiziert und eliminiert, die sich bei kritischer Prüfung als untauglich, überflüssig oder sogar hinderlich erwiesen haben. Das vermeidet unnötigen Aufwand für die Digitalisierung dieser Prozesse und optimiert gleichzeitig die Prozesskette.

Operative Umsetzung der Digitalisierungsstrategie: Bei der anschließenden Digitalisierungspraxis analysiert Business Intelligence als zentrales Mess- und Steuerungsinstrument die unternehmenskritischen und den größten Nutzen bringenden Prozesse. Sie erhalten die größte Priorität, denen dann weitere, für den Unternehmenserfolg weniger relevante Prozesse sukzessive folgen. Diese Digitalisierungsarbeit am Kern des Unternehmens trägt gleichzeitig aber auch das größte Risiko. Deshalb ist es sinnvoll, das Prinzip der „low hanging fruits“ zu nutzen. Dabei werden mit BI-Hilfe zuerst relativ einfache, überschaubare Prozesse mit begrenzten Kollateraleffekten selektiert und für die Digitalisierung vorgesehen.

Prozessautomatisierung: Die Digitalisierung eröffnet nicht nur neue Wege zur Automatisierung von Prozessen – sie ist einer der größten Vorteile, die sich daraus generieren lassen. Business Intelligence liefert die nötigen Informationen, inwieweit die potenziellen Effizienz-, Fehlerreduzierungs- und Geschwindigkeitseffekte durch die Prozessautomatisierung tatsächlich ausgeschöpft wurden. Da sie besonders anspruchsvoll ist, sollte sie nicht gleich am Anfang stehen, aber von vornherein Teil der Digitalisierungsstrategie sein.

Für die technisch-operative Umsetzung bei der Digitalisierung von Geschäftsmodellen sind BI-Tools unverzichtbare Gradmesser und Kontrollinstrumente zur Messung und Steuerung der operativen Auswirkungen von Digitalisierungsmaßnahmen. Sie zeigen durch Analyse der Kennzahlen zu Vertrieb und Marketing, zum Kundendienst und zu den internen Prozessen und Ressourcen verlässlich den Stand der Digitalisierungsfortschritte oder -versäumnisse an und geben Hinweise zu Verbesserungspotenzialen. Auswahlkriterien für ein zielführendes BI-Tool sind unter anderem die flexible Anpassbarkeit und Ausbaufähigkeit für spezifische Anforderungen und künftige Updates, ein offenes Datenmodell für Datenanalysen und Auswertungen sowie standardisierte Schnittstellen für die Interaktion mit Legacy-Systemen und anderen Software-Tools.

„Die Bedeutung von Digitalisierungsprojekten für Unternehmen beziehungsweise ihre Geschäftsprozesse kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden“, erklärt Kai Hinke, Leiter Consol CM Software bei Consol. „Sie sind strategisch lebenswichtig und technisch anspruchsvoll. Daher müssen auch bei der Wahl der richtigen Tools und Dienstleister die höchsten Qualitätskriterien angelegt werden. Mit Consol CM bietet Consol ein eigenes flexibles Toolset zur Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen mit integrierter BI-Lösung.“