»Elefant« und »Hippo« für die Bearbeitung von Covid-Fällen, Contact-Tracing und Impfungen: Die IT-Abteilung des Landes Steiermark digitalisiert mit dem IT-Dienstleister adesso den Kampf gegen die Pandemie.

Die Republik Österreich ist in Sachen E-Government auf vielen Ebenen Vorreiter in Europa. Der Beginn der Covid-Krise im Vorjahr stellte die digitalisierungserfahrene Verwaltung dennoch vor die bislang wohl größte Herausforderung. In der Steiermark hat man diese durch engagierte eigene IT-Fachleute in Zusammenarbeit mit Externen bislang gut gemeistert.

Bereits vor der Pandemie war das Land Steiermark eine Basisvereinbarung mit dem IT-Dienstleister adesso für Softwareentwicklung eingegangen. Im Vorjahr kamen dann zwei besondere Projekte hinzu. »ELEFANT« wurde im August gestartet und deckte nach wenigen Wochen Entwicklungsarbeit bereits die Registrierung und das Verfolgen von Verdachtsfällen und Erkrankungen sowie alle Behördenprozesse rund um die Erstellung von Quarantäne-Bescheiden ab. Bei »HIPPO – Human Impfplanungsplattform Online« wiederum werden seit Anfang 2021 die Voranmeldung und Koordination von Impfungen in der Steiermark digital unterstützt. »Bei beiden Projekten war der Faktor Zeit enorm wichtig«, berichtet Reto Pazderka, Geschäftsführer bei adesso Austria, von einer engen Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Landes.

Robert Hammer ist Bereichsleiter für Anwendungen und Services im IT-Referat IT-Lösungen und Softwareentwicklung der Abteilung 1 – Organisation und Informationstechnik des Amts der Steiermärkischen Landesregierung. »Unsere Hauptaufgabe betrifft die Abbildung und Unterstützung von Verwaltungsprozessen durch die IT. Dabei werden Anforderungen nicht nur technisch, sondern fachübergreifend auch organisatorisch analysiert und umgesetzt – wir sehen die Optimierung des Gesamtprozesses als genauso wichtig an«, betont er. Covid wurde zum Sonderfall, auch in der Verwaltung. Zwar arbeiteten die Bediensteten bereits mit dem elektronischen Akt (ELAK) – ein auf Contact-Tracing und Quarantänebescheiden ausgelegtes Fachinformationssystem gab es aber noch nicht. Mit dem »Epidemiologischen Meldesystem (EMS)« des Bundes wurden bereits Covid-Fälle dokumentiert, die Zusammenarbeit mit dem Land wurde in der ersten Welle aber relativ manuell abgewickelt.

Völlig neue Materie
Zur Unterstützung der Bezirkshauptmannschaften für Contact-Tracing und Quarantänemaßnahmen wurde vom Land Steiermark innerhalb von eineinhalb Monaten eine 100 Personen starke neue Abteilung aus dem Boden gestampft. Robert Hammer setzte in ebendiesem Zeitraum das neue IT-System um. Neben der fachlichen Einarbeitung in Gesetzesvorschriften und dem Überblick über die bestehenden Arbeitsschritte bei den Behörden war Hammer schnell klar: Jede manuelle Übergabe von Daten – sei es der Abgleich von Excel-Listen oder die Übermittlung via E-Mail – muss künftig automatisiert ablaufen. Auch nahm die Bundesanwendung EMS nicht auf alle Aufgaben der Landesverwaltungen Rücksicht und sie war prinzipiell nicht auf Meldungen von tausenden Fällen täglich ausgelegt.

Wenn schon eine neue Fachanwendung, dann sollte diese auch über die Covid-Krise hinaus Nutzen stiften, dachte sich Hammer. Mit dem Resultat: der Elefant, der für »Epidemiologische Langzeiterfassung inklusive Nachverfolgung und Testung« steht, wird auch in Zukunft für das Monitoring jeglicher meldepflichtiger Krankheiten genutzt werden. Die Sachbearbeiter geben die Daten in das System ein, das sich im Hintergrund mit der Bundesanwendung synchronisiert. »Das hat den Vorteil geringer Latenzzeiten und einer Systemsicherheit – es kann weitergearbeitet werden, auch wenn das EMS ausfallen sollte«, so Hammer. Einen Grund für die Flexibilität der IT-Lösung des Landes liefert auch die unterschiedlichen Aufgaben von Bund und Ländern. In dem einen System werden alle Infizierten erfasst, im anderen auch gesunde Kontaktpersonen im Umfeld der Erkrankten.

Die IT-Lösungen unterliegen ständigen Veränderungen, beschreibt Hammer Gesetzesänderungen teilweise im Wochentakt und Change Requests: »Das Thema der Mutationen hat es vor ein paar Monaten noch gar nicht gegeben. Jetzt wandern die Ergebnisse von Sequenzierungen ins EMS und folglich auch in die Fachanwendungen der Länder ein – inklusive der Automatisierung von Behördenschritten dazu.«

Das Projekt hat auf jeden Fall elefantenhaften Umfang: Auf Knopfdruck ist ein Akt erstellt, Bescheidvorlagen unterstützen die Kommunikation mit den Bezirkspolizeidirektionen und den Bürgern. Informationen für Contact-Tracing gehen ins Callcenter, Daten werden mit dem Leitstellensystem des Roten Kreuzes und auch mit Labors ausgetauscht. Eine weitere Unterstützung bietet ein Webservice für Selbstauskünfte, welches von der AGES umgesetzt wurde – erstmals in Österreich.
Die Anforderungen an die Softwareentwickler waren enorm, denn die Applikationen treffen auf sensible Bereiche wie etwa die Beschränkung der Bewegungsfreiheit von Menschen. Und Fehler in den Prozessen – beispielsweise Ergebnisse, die an die Falschen geschickt werden – haben datenschutzrechtlich schwerwiegende Folgen.Mit heute mehreren hundert FachanwenderInnen sind Hippo und Elefant neben dem ELAK die meistgenutzten Softwarelösungen in der steirischen Landesverwaltung. Und nicht nur dort: Auch die IT-Abteilung des Landes Kärnten nutzt das Tracing-Tool. Mit den Kärntnern hatte es bereits davor eine Kooperation bei Tools zur Unterstützung von Wahlen gegeben. Nun setzt der Nachbar im Kampf gegen Covid auf die Entwicklung der Steirer.

Breite Nutzung
Mit Stand Mitte Februar wurden im Elefant 74.000 Fälle bearbeitet und insgesamt 103.000 Bescheide ausgestellt, 100.000 SMS verschickt, 170.000 Labormeldungen verknüpft und 137.000 Personen erfasst. In 16 Prozent der Fälle wurde die Selbstauskunft im Web genutzt – vor allem von jenen, die bereits Krankheitssymptome haben und für Hilfestellungen besonders sensibilisiert sind. Generell ist die Erwartungshaltung gegenüber Services aus der Verwaltung in Österreich hoch, weiß auch Hammer. »Wartezeiten bei Registrierungsbestätigungen oder Testergebnissen werden kaum akzeptiert, auch wenn dahinter Abfragen und andere Prozesse laufen.«

Enge Zeitvorgaben
Die Umsetzung der Softwareentwicklung erfolgte komplett durch adesso. Auf einem Standard-Framework des Landes aufsetzend, das bereits Themen wie Melderegisterabfragen oder Dokumentenzustellung modular regelt, wurden die beiden Anwendungen Elefant und Hippo gebaut. »Einzelne Mitarbeiter haben wir bereits gut aus der Projektarbeit ›Pallast – Papierloser Landtag Steiermark‹ gekannt.«

»Wir haben uns gemeinsam auch auf die enge Zeitvorgabe für die Entwicklung eingelassen«, kommentiert adesso-Geschäftsführer Reto Pazderka die Partnerschaft. Trotz der geforderten Zügigkeit wurden Lösungen geschaffen, die tief in den Systemen der Bundesländer integriert sind – anders würden die Datenmengen nicht mehr bewältigt werden können. »Die ersten vier Wochen werden sehr stressig, bis Weihnachten sollten wir dann in einen Normalmodus schalten können, war unsere Annahme zu Beginn«, schmunzelt Pazderka über eine »gewisse Naivität« im Herbst. »Jetzt haben wir März, das Hippo-Projekt für die Impfregistrierung ist Ende Jänner in Betrieb gegangen und wir sehen noch kein Ende für weitere Anpassungen.«

Der Zeitraum für die Entwicklung von Hippo betrug überhaupt nur zwei Wochen. Es war Coding im laufenden Betrieb bei einem eigentlich offen gehaltenen Anforderungskatalog. Während die erste Version zunächst die Vorregistrierung für BürgerInnen enthielt, entwickelte das Team die nächsten Funktionalitäten. »Es braucht viel Erfahrung und Wissen um die Vorgänge in der Politik und Verwaltung, welche weiteren Schritte und Verwaltungsprozesse wahrscheinlich kommen werden«, resümiert Hammer.

In der Steiermark nutzen nun auch die niedergelassenen ÄrztInnen die Anwendung, ebenso die Fachkräfte der Impfstraßen und der Behörden. Voranmeldungen zur Impfung werden dynamisch nach unterschiedlichen Parametern – Alter, Vorerkrankungen aber auch Impfstoff-Kontingente und Verteilung der Vakzine – gereiht.

Hohe Motivation
»Der Modus dieser Zusammenarbeit mit Sprints teilweise im Tagestakt ist sicherlich nicht auf Dauer gesund und auch nichts für ein Lehrbuch für IT-Projekte«, meint Reto Pazderka. »Wir liefern mit Softwareentwicklung hier aber einen Beitrag für die Bewältigung der Pandemie. Das macht diese Projekte so speziell«, weist der adesso-Geschäftsführer auf die hohe Motivation seiner Mannschaft hin. »Das Gefühl, etwas beitragen zu können, tut uns allen gut.«