Wie das Bundesrechenzentrum mit Hilfe von Microsoft Teams ein Fundament für verteiltes Arbeiten gebaut hat.

Als Technologiepartner im öffentlichen Sektor gestaltet das Bundesrechenzentrum die digitale Transformation seiner Kunden maßgeblich mit, um den öffentlichen Bereich in Österreich fit für die Zukunft zu machen. Anfang des Jahres 2020 setzte sich der Full-Service-Provider das Ziel, die interne Zusammenarbeit mittels Digitalisierung auf die nächste Ebene zu heben. Ein Schritt, dem auch ein plötzlicher landesweiter Lockdown kein Stein im Weg war. Im Gegenteil.

Das Bundesrechenzentrum und seine rund 1.300 MitarbeiterInnen entwickeln intelligente und sichere Lösungen mit Technologien wie Big Data, künstliche Intelligenz, Blockchain und Robotics. Zu seinen Kunden gehören Bundesverwaltungsorgane wie das Bundeskanzleramt oder das Finanzministerium. Die Entwicklung von FinanzOnline ist nur ein Beispiel, wie das BRZ unser aller Leben mitgestaltet. Als kürzlich eine Ablöse für die vorhandene Software-Lösung fällig wurde, war der Wunsch, einen neuen Weg zu gehen, groß. Dabei war es dem BRZ wichtig, nicht einfach auf die nächstbeste Option zu wechseln, sondern auf das Beste zu setzen.

Das BRZ arbeitet zumeist im Hintergrund. Der reibungslose und effiziente Ablauf von Projekten und Prozessen ist unumgänglich – die Sicherheit von schlagender Bedeutung. Anfang 2020 startete das Bundesrechenzentrum das interne Projekt, einen noch besseren Austausch und eine effizientere Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen MitarbeiterInnen und Projektgruppen zu fördern. Für die Umsetzung fiel die Wahl auf Microsoft Teams. Etwa 100 TeilnehmerInnen testeten virtuelle Kommunikationsformen auf ihre Praxistauglichkeit. Auf Basis von Microsoft Teams wurden beispielsweise Audio- und Videokonferenzen sowie gemeinsame Workspaces für Projektgruppen umgesetzt. Dabei wurden die Funktionen, Sicherheitsanforderungen und auch die Bedienungsfreundlichkeit auf Herz und Nieren geprüft. „Wir wollten unsere eigene Zusammenarbeit aufs nächste Level hieven und dafür auch neue Wege einschlagen. Als agiles Unternehmen brauchten wir dafür jedoch auch Lösungen, die unsere virtuelle Organisation abbilden können und Tools, die es erlauben unsere Arbeit flexibel zu gestalten.“ erklärt Daniela Feuersinger, Leiterin des Strategy & Communications Teams beim BRZ die Entscheidung für Microsoft Teams. Ein erster Roll-Out des Projekts war für März geplant und alles schien auf Schiene zu sein für einen sanften Start.

Verteiltes Arbeiten und ein hybrider Arbeitsplatz waren dann aber schneller nötig als gedacht: „Wir lagen super in der Zeit und hatten für Anfang, Mitte März den internen Roll-Out geplant. Microsoft Teams sollte uns als Ergänzung dienen. Recht schnell wurde es dann aber zu unserem Hauptthema“, erinnert sich Clemens Schertler, Leiter der internen IT beim BRZ.  Die Corona-Pandemie war Anfang März endgültig in Österreich angekommen und der Lockdown unausweichlich.

Aus einem gestaffelten Roll-Out wurde ein fliegender Start ins Homeoffice

Sorgfältige Vorbereitungen, die auch die Abstimmung mit Datenschutzorganisationen und die Klärung von arbeitsrechtlichen Fragen umfassten, waren getroffen worden. Nun stand das BRZ vor der Herausforderung, alles quasi über Nacht zum Laufen zu bringen. Vorgesehen war, dass ca. 80% der MitarbeiterInnen nach einem halben Jahr regelmäßig Teams und weitere Kollaborationstools wie Microsoft Planner für die Zusammenarbeit nutzen. „Unsere Pläne änderten sich bedingt durch die Situation aber recht schnell. Von jetzt auf gleich musste die gesamte Belegschaft innerhalb einer Woche fit für das Homeoffice gemacht werden.“

Statt einem großen Roll-Out mit Info-Points und Aufstellern im Büro, um die Kolleginnen und Kollegen schrittweise an die neue Plattform heranzuführen, arbeiteten die Kommunikations- und IT-Abteilung mit Hochdruck gemeinsam daran, sowohl Mensch als auch Maschine auf das bevorstehende neue Arbeitsmodell vorzubereiten. Von maßgeblicher Bedeutung für den Erfolg war die enge Zusammenarbeit zwischen den Teams der internen IT und Kommunikation. „Wir waren vom ersten Tag an in das Projekt eingebunden. Jede Umstellung muss den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch richtig und transparent kommuniziert werden. Fragen und Bedenken mussten ernst genommen werden.“ betont Julian Unger, Strategy & Communications Team beim BRZ den Stellenwert von Transparenz gegenüber den MitarbeiterInnen.

Am 9. März kam es dann zu einem Soft-Start auf freiwilliger Basis. Das Team rund um Clemens Schertler und Julian Unger erwartete viele Rückfragen von den NutzerInnen. „Ein Tool kann nur so gut sein, wie die Akzeptanz derjenigen, die es nutzen. Wir wussten ja nicht, ob und wie alle Kolleginnen und Kollegen begeistert sein würden. Oder welche Fragen, Probleme oder auch Wünsche auftauchen könnten“, schildert Unger seine Erwartungshaltung. Nur drei Tage später, am 12. März, waren dann bereits alle MitarbeiterInnen startklar und konnten Microsoft Teams nutzen, ehe am Folgetag der erste Lockdown für Österreich verkündet wurde.

Zu Beginn war das A und O, die MitarbeiterInnen zu informieren und für das neue Tool zu schulen. Via virtuellen Info-Sessions und Schulungen konnte das Wissenslevel von allen neuen NutzerInnen angepasst werden. „Wir haben hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und jeder weiß, was zu tun ist. Dennoch, wie es bei etwas Neuem nun mal nötig ist, wollten wir Microsoft Teams anschaulich erklären und uns vergewissern, dass jede und jeder versiert im Umgang ist.“ weiß Unger um die Bedeutung der richtigen Vorbereitung.
Datenschutz auf höchster Ebene dank maßgeschneiderter Governance

In dieser Zeit war auch Microsoft Consulting Services (MCS) eine große Hilfestellung. Sowohl bei der technischen Implementierung als auch mit gutem Know-How zur kommunikativen Begleitung unterstützen sie das BRZ tatkräftig. Als Dienstleister der Bundesverwaltung steht für das BRZ die Sicherheit der Daten zu jeder Zeit an erster Stelle. Durch die Einbindung von Microsoft Consulting konnten maßgeschneiderte Lösungen für das Bundesrechenzentrum gefunden werden, die alle Rahmenbedingungen erfüllten. „Der Datenschutz ist für uns enorm wichtig. Wir haben verschiedene Expertisen eingeholt, um uns sicher zu sein, dass es uns überhaupt möglich ist, Cloud-Dienste zu nutzen. Microsoft hat unabhängig von einem zuverlässigen Produkt, auch die nötigen Sicherheitsstandards, so dass wir beruhigt arbeiten können.“, erklärt Schertler. Im Rahmen des Projekts wurden Guidelines ausgearbeitet, welche Daten nicht über Teams geteilt werden sollen und dürfen. „Eine Art Clean-Desk-Policy, nur halt virtuell. Unsere Berater bei Microsoft Consulting Services und unsere internen Kolleginnen und Kollegen in der Architektur und Operations sind wirklich die sprichwörtliche Extrameile gegangen, um alle Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen“ beschreibt Schertler die Zusammenarbeit.

Teams ist voll angekommen

Anfängliche Zweifel, ob die Umstellung gut klappen wird, waren bald wieder verflogen. Die MitarbeiterInnen haben Microsoft Teams dankbar angenommen. Die Möglichkeit agile Projekte und Teams abbilden zu können, hat schnell zur hohen Akzeptanz geführt. Dazu zählt auch die Einbindung von weiteren Lösungen wie Microsoft Planner und Whiteboard. In Zeiten von Homeoffice haben Chat- und Videokonferenz-Möglichkeiten das Spektrum abgerundet. „Microsoft Teams hat uns den Umstieg ins Homeoffice immens erleichtert. Zum Arbeiten sowieso, aber wir nutzen Teams auch dafür, um miteinander in Kontakt zu bleiben. Wir machen tägliche, kurze Videokonferenzen, so dass wir uns alle auch sehen. Und da wird bei Weitem nicht nur über die Arbeit geredet. Ein bisschen so, als würden wir dennoch alle im Büro sitzen“, erklärt Robert Bauer, Produktmanager im BRZ die Handhabe von Teams. Dabei wird die Trennung von Arbeit und Freizeit bewusst gefördert, denn wenn der Arbeitsplatz ins Wohnzimmer versetzt wird, verschwimmen die Grenzen nur zu leicht.

Der nächste Schritt für das BRZ ist es, das hybride Arbeiten weiterhin bestmöglich zu unterstützen. Robert Bauer erklärt: „Wir haben gesehen, wie gut es mit Microsoft Teams, Planner und den weiteren vielen Kollaborationstools läuft, da wollen wir natürlich nicht halt machen“. Immer einen Schritt voraus sein und die digitale Transformation vorantreiben: Das hat sich das BRZ zur Aufgabe gemacht, für sich und seine Kunden.