Transparenz und das reibungslose Zusammenspiel von Ressourcen sind Faktoren für erfolgreiche Projekte aber auch ganze Organisationen. Wie dabei Modellierungswerkzeuge helfen können, verrät Software-Trainerin Orsolya Németh, Sparx Services Central Europe, im Gespräch mit dem Report.

Report: Ihr Projekt von Sparx Services wurde im Juni 2020 beim Wirtschaftspreis „eAward: Lösungen für neues Wirtschaften“ in der Kategorie Organisation nominiert. Worum ist es bei dieser Arbeit gegangen?

Orsolya Németh: Das vorgestellte Projekt durften wir für einen internationalen Kunden im Bankwesen gemeinsam mit einem Partnerunternehmen in Belgien planen und umsetzen. Kurz gesagt ging es um die Erstellung und Validierung eines „Proof-of-Concept“ für die Entwicklung und Kommunikation einer Unternehmensarchitektur. So etwas ist die Aufgabe des Managements, ist hier aber von zwei internen Teams aus verschiedenen Blickwickeln bearbeitet worden. Wir haben das Projekt eingereicht, weil es den „New way of work“ aufzeigt, der das Beste aus den beiden Welten digital und analog zusammenführt. Denn auch in einer Welt der digitalen Kanäle und Services sind gut funktionierende Teams der Schlüssel zum Erfolg.

Report: Welche Machbarkeiten sollten mit dem Proof-of-Concept geprüft werden?

Németh: Es waren einige zentrale Fragestellungen: Wie kann ein gemeinsames Verständnis im Unternehmen über die Geschäftstätigkeit geschaffen werden? Wie können Prozesse generell abgebildet werden, sodass sie inhaltlich und technisch verständlich sind? Wie kann die Transformation eines Unternehmens – inklusive Change-Management – agil, effizient und effektiv umgesetzt werden? Und schließlich: Wie können wir diese Grundlagen mit Modellen aus dem „Enterprise Architecture Management (EAM)“ kommunizieren?

Report: Welche Unternehmensbereiche waren an dem Projekt beteiligt?

Németh: Eine interne Gruppe, zusammengestellt aus IT-Architekten, war verantwortlich für die Evaluation technischer Möglichkeiten für die Prozessmodellierung. Die andere Gruppe, zusammengestellt aus Business- und Unternehmensarchitekten, validierte die vorgeschlagene, technische Lösung auf Potenziale der Zusammenarbeit und Kommunikation im Architekturprozess.

Für die Entwicklung der jeweiligen Projektaufgaben haben beide Gruppen Modellierung eingesetzt. Die technisch orientierte Gruppe hat sich auf die Evaluation der Modellierungssoftware und die Wahl möglicher Frameworks fokussiert. Die Unternehmensarchitekten haben die Arbeitsresultate evaluiert und bewertet.

Sparx Systems hat als externer Begleiter auf die inhaltliche Gestaltung und Moderation bei den einzelnen Projektphasen fokussiert. Wir haben dazu auch „Best Practices“ aus der Branche in die Diskussion einbringen können.

Report: Wie gestaltet sich Teamarbeit prinzipiell während einer Pandemie? Wie gut können hier IT-Tools helfen?

Németh: Die Teamarbeit erfolgte noch vor März 2020, teilweise in Workshops vor Ort. Modellierung kann jedoch auch sehr gut mit Videokonferenz-Tools im Team erfolgen, wie es nach Mitte März die Situation auch erfordert hat. Damit gewinnt die Online-Zusammenarbeit eine neue, weitere Dimension, die über den Austausch von Information und Diskussion hinausgeht.

Das teils sequentielle, teils parallele Vorgehen bei der Projektentwicklung wurde nur durch die reibungslose Zusammenarbeit der Teams möglich. Für den Austausch und den Abgleich des Projektstandes boten die erarbeiteten Modelle eine für alle verbindliche Ausgangslage: Die Mitglieder waren jederzeit auf dem aktuellen Stand des Projektes und mit den Modellen war eine unmissverständliche Kommunikation möglich. Eine zudem klare Rollenverteilung hat geholfen, das Projekt in weniger als sechs Monaten zu einem Resultat zu bringen – eines, das auch den Zielsetzungen und den Erwartungen des Managements entsprochen hat.

Report: Was wurde aus Ihrer Sicht dabei besonders gut gelöst?

Németh: Die Projektsituation war ursprünglich geprägt von gewissen Spannungen, auch innerhalb der Projektteams. Die Deadlines waren sehr straff gesetzt und die Budgetsituation war angespannt. Es gab während der aktiven Projektphase Budgetkürzungen, die es zu berücksichtigen galt – womit der Abstimmung und Kommunikation intern noch mehr Bedeutung zugekommen ist, als sonst in Projekten üblich.

Gerade auch der Blick von außen hat uns diese Herausforderung meistern lassen. Was uns am meisten zufrieden stellt, ist die Tatsache, dass wir mit unserer Projektsteuerung nachweislich einen quantifizierbaren „Return on Investment“ beitragen konnten.

Report: Welchen Herausforderungen sind Sie in der Umsetzung begegnet?

Németh: Die wichtigste Hürde war die Wahl eines Kommunikationsmittels, was in diesem Fall die Wahl der Modelliersprache bedeutet. Sowohl das Business als auch die IT sollten in dieser einheitlichen Sprache kommunizieren können. Die Wahl einer Standardsprache für die Modellierung kann sich im Verlaufe der Zeit trotzdem ändern, die Wahl des Frameworks kann im Hinblick auf ihre Eignung neu evaluiert werden. Auch deshalb verstehen wir unser Modellierungswerkzeug „Enterprise Architect“ als Gegenstand einer Reise – und nicht einfach eines Projekts.

Um für diese Reise gut gerüstet zu sein, braucht es vier wesentliche Elemente, über die man sich vor dem Start Gedanken machen muss. Das ist einerseits die Methode – also Technologien und Standards wie zum Beispiel gängige Frameworks, beispielsweise TOGAF. Weiters die Erfahrung, die wir ja als Beratungsunternehmen mitbringen, und das Werkzeug, in unserem Fall Enterprise Architect von Sparx Systems. Und dann – und das war in diesem Projekt die besondere Herausforderung: die Wahl der Sprache. Dazu haben wir beide Gruppen verschiedene Modelle mit unterschiedlichem Framework und Sprache ausarbeiten lassen. Dass beide Seiten in dieser Evaluation involviert waren, hat dem Projekt großen Aufschwung verliehen.

Report: Was ist prinzipiell das Kerngeschäft Ihres Unternehmens? Wer sind Ihre Kunden?

Wir sind Experten für die Planung, Gestaltung und Umsetzung von aktivem Enterprise Architecture Management und verstehen uns als Sparringpartner. EAM erlaubt die Gesamtsicht auf Unternehmensstrukturen und den Lebenszyklus – eine 360-Grad-Perspektive auf das Unternehmen. Das ist deshalb so wichtig, weil es für Organisationen die drei wichtigen Aufgaben Innovation, Change-Management und Dokumentation erfüllt. Mit EAMs können neue Digitalisierungsinitiativen definiert werden, notwendige Veränderungen in Organisation und IT werden transparent und es kann der Ist- und angestrebte Soll-Zustand beschrieben werden. Wir begleiten unsere Kunden bei der Wahl, der Struktur und dem Aufbau dieser Entscheiderbäume. Wir arbeiten mit verschiedenen Framework-Architekturen, die sowohl branchenspezifisch wie branchenneutral sein können. Besonders zu erwähnen ist Labnaf, ein Strategie-Architektur-Framework, welches eine umfassende Lösungsarchitektur aus einem bestehenden Baukasten für die digitale Transformation anbietet.

Als Serviceorganisation von Sparx Systems CE sind wir die praxiserprobten Experten rund um den Einsatz des Modellierungstools „Enterprise Architect“. Dabei verwenden wir offene Standards, um auch aktuelle Marktherausforderungen wie Cyber Security Modeling zu lösen. Wir arbeiten dazu auch eng mit Forschungsunternehmen wie dem AIT zusammen. Und wir zeigen und trainieren diese Werkzeuge für die Implementierung und die Pflege durch die User in den Unternehmen.

Unsere Kunden sind Unternehmen und Organisationen in softwareintensiven Branchen. Sie alle nehmen die Digitalisierung als große Chance wahr und richten ihre Geschäftsmodelle strategisch und operativ danach aus. Welches Unternehmen will das heute nicht?

Zur Person
Orsolya Németh ist seit mehr als 15 Jahren Trainerin im Umfeld von Business Software. Seit 2017 ist sie als Consultant und Trainerin für Sparx Services Central Europe tätig, mit dem Branchenfokus Versicherungen. Dabei kann sie als Expertin auf ein breites Wissen an Modellierungssprachen wie BPMN, UML oder Archimate und Frameworks wie etwa Labnaf und TOGAF zurückgreifen.