Der IT-Dienstleister Avision nennt fünf große Kostenfresser in der IT – und erläutert, was man dagegen unternehmen kann.

Die meisten IT-Abteilungen haben ohnehin mit knappen Budgets zu kämpfen. Umso schlimmer, wenn sie dann auch noch Geld für Dinge ausgeben, die eigentlich überflüssig sind. Dieses Geld fehlt dann für wichtige Innovationen. Der IT-Dienstleister Avision, Spezialist für Software Revival, zeigt fünf große Geldverbrenner auf und erläutert, wie man sie bekämpfen kann.

1. Ungenutzte und zu teure Lizenzen. Lizenzen sind oft ein Durchlaufposten, der irgendwann gar nicht mehr hinterfragt wird. Deshalb kann es passieren, dass Unternehmen weiterhin Geld für Software und Services bezahlen, die sie gar nicht mehr benötigen. Lizenzverträge sollten deshalb unbedingt regelmäßig geprüft werden. Dabei kann ein Tool zur zentralen Verwaltung der Lizenzen helfen. Eine weitere Möglichkeit, Lizenzkosten zu sparen, ist der Umstieg auf kostengünstigere Open-Source-Alternativen. Sie sind in der Regel qualitativ nicht schlechter als die teureren Varianten. Um ausreichenden Service zu gewährleisten, sollten dabei aber Produkte gewählt werden, die eine starke Community haben.

2. Veraltete und überdimensionierte Infrastruktur. Bei der Infrastruktur werden häufig die Kosten für das „Drumherum“ unterschätzt, also die Kosten für den Platz, den Strom, die Klimatisierung und die Wartung von Servern. Ältere Server sollten deshalb ersetzt werden, da neuere Modelle in dieser Hinsicht deutlich kostengünstiger sind. Unter Umständen werden auch gar nicht alle vorhandenen Server benötigt und es können mehrere Anwendungen auf einem einzigen davon konsolidiert werden. Mit Technologien wie Virtualisierung und Containern lassen sich die Serverressourcen optimaler ausnutzen und vor allem größere Unternehmen können durch eine Migration in die Cloud die Betriebskosten meist deutlich senken. Sie können dadurch etwa große Einsparungen bei stark schwankenden Auslastungen erzielen und haben in der Regel erheblich geringere Personalkosten als beim Eigenbetrieb. 

3. Technische Schulden. Wenn Anwendungen mit einem Programmierstil entwickelt wurden, der irgendwann nicht mehr aktuell ist, oder sie nicht regelmäßig gepflegt werden, können so genannte technische Schulden entstehen. Dazu zählt beispielsweise eine unüberschaubare Architektur der Software. Technische Schulden fallen nicht sofort auf; sind aber aufgrund von neuen Anforderungen oder Gesetzen Änderungen nötig, dafür umso mehr. Funktionale Erweiterungen verursachen dann nämlich hohe Aufwände und Kosten. Zudem besteht die Gefahr, dass aufgrund von Zeitdruck nicht sauber gearbeitet wird und sich die technischen Schulden sogar noch vergrößern. Die besten Mittel dagegen sind feste Refactoring-Zyklen und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). 

4. Fachliche Schulden. Ganz ähnliche Probleme können fachliche Schulden verursachen. Sie entstehen, wenn ein Unternehmen Prozesse ändert, die zuständige Anwendung aber nicht entsprechend anpasst. Dann gibt es nicht nur Schwierigkeiten mit der Anwendung selbst, sondern auch im Prozess. Ein Beispiel dafür ist etwa die weitere Mitführung von Bankleitzahl und Kontonummer zusätzlich zur IBAN. Dadurch müssen bei jeder Änderung an den Daten oder an der Anwendung alle drei Nummern berücksichtigt werden, was erhebliche und eigentlich völlig überflüssige Aufwände und Kosten bedeutet. Auch gegen solche fachliche Schulden bieten regelmäßiges Refactoring und ein KVP den besten Schutz.

5. Nicht abgeschlossene Projekte. Teuer können auch Projekte kommen, die nie wirklich fertiggestellt werden. Ein Klassiker sind Ablösungsprojekte, bei denen keine wirkliche Ablösung stattfindet, weil das alte System einfach parallel weiterläuft. Im Extremfall kann es so dazu kommen, dass im Unternehmen mehrere Generationen eines Systems gleichzeitig genutzt werden, weil die erste nie ganz abgeschaltet wurde. Damit gehen dann nicht nur hohe Kosten für den Betrieb von mehreren Generationen einher. Auch die Tatsache, dass die Fachlichkeiten in mehreren Systemen vorhanden sind, verursacht große Aufwände. Deshalb sollten Projekte immer zu einhundert und nicht nur zu achtzig Prozent zu Ende geführt werden.

„Der Schlüssel zum Erfolg heißt Konsequenz“, sagt Nadine Riederer, CEO bei Avision. „Wenn IT-Abteilungen laufend prüfen, welche Lizenzen und welches Equipment sie wirklich benötigen, ihre Anwendungen kontinuierlich auf einem aktuellen Stand halten und Projekte bis zum Ende durchziehen, können sie jede Menge Geld sparen, das sich an anderer Stelle viel sinnvoller einsetzen lässt.“