Viele Unternehmen schleichen um das Thema ERP-Modernisierung wie die Katze um den heißen Brei. Eine digitale Transformation gelingt aber erst dann, wenn auch die zentrale Prozess- und Datendrehscheibe auf der Höhe der Zeit ist.

Um das ERP-System und damit das gesamte Unternehmen voranzubringen, rät der Lösungsanbieter proALPHA:

1. Geschäftsleitung auf die Brücke!

Ein ERP-Projekt ist kein ausschließliches IT-Projekt. Es involviert das gesamte Unternehmen, auch die Geschäftsleitung. Für die ist es nicht damit getan, die Projektverantwortung an die IT-Abteilung zu delegieren. Vielmehr muss das Management echte Leadership zeigen und kulturell die innerbetrieblichen Weichen stellen: Die Geschäftsleitung muss das Projektteam mit klaren Leitlinien zur Unternehmenszukunft sowie Strategie versorgen und es mit positiv eingestellten Mitarbeitern besetzen.

2. Prozesse statt Funktionen optimieren

Nur allzu schnell verheddert sich ein Evaluierungsteam in langen und wenig vergleichbaren Listen diverser Features. Dabei übersehen sie rasch das Wesentliche: Prozesse und Prozessverbesserungen sollten am Anfang und im Zentrum jeder ERP-Modernisierung stehen.

3. Ressourcen bereitstellen

ERP-Projektmanager in Teilzeit, neben dem „eigentlichen“ Job? Das kann nicht gut gehen. Ein solches Projekt wird hinter seinen Möglichkeiten zurückbleiben. Sollte ein Unternehmen für die Dauer der ERP-Einführung kein Personal abstellen können, empfiehlt sich ein externer, erfahrener Projektmanager.

4. Präsenztage und Remote Consulting kombinieren

Die Furcht vor langen Projektlaufzeiten mit Unmengen an Beratertagen hält viele Verantwortliche von der nötigen ERP-Modernisierung ab. Dabei muss nicht alles direkt vor Ort erledigt werden. Über ein Remote Consulting lassen sich kleinere Projektschritte, Anpassungen oder Hilfestellungen erledigen. Das spart nicht nur Reisekosten. Das Projektteam kommt zudem schneller voran.

5. Hersteller und Implementierungspartner auf Herz und Nieren prüfen

Neben der Software muss auch der Hersteller einer tiefgreifenden Prüfung standhalten. Die wirtschaftliche Stabilität und die Gefahr einer Übernahme durch Wettbewerber sollten dabei genau durchleuchtet werden. Auch die Philosophie, die Personalstärke sowie der geografische Sitz der Entwicklungsabteilung sind ein Thema. Ebenfalls nicht zu vernachlässigen sind die Branchen- und Projekterfahrung des mit der Umsetzung betreuten Implementierungspartners. Er sollte nach einer bewährten Einführungsmethode vorgehen. Um die Projektqualität sicherzustellen, bieten ERP-Hersteller wie proALPHA daher Software und Implementierung aus einer Hand an.

6. Internationalisierung sauber durchdenken

Mehrsprachigkeit ist noch lange kein Garant für einen erfolgreichen internationalen Einsatz. Die Einhaltung lokaler rechtlicher Vorschriften und Gepflogenheiten gehört ebenso in eine Landesversion. Darüber hinaus muss über ein funktionierendes Stammdatenmanagement sichergestellt werden, dass sich wesentliche Daten zeitnah und korrekt synchronisieren. Und wenn eine neue Niederlassung schnell anzubinden ist, dann sollte auch ein kompatibles und flexibles Cloud-Modell verfügbar sein.

7. Auf Integrationsfähigkeit achten

Digitalisierung lebt von durchgängigen Prozessen und der Qualität der Informationen, die im ERP-System als zentrale Schaltstelle zusammenlaufen. Optionen zur Integration von Spezial-Anwendungen, etwa für Exportkontrolle oder Qualitätsmanagement, müssen daher zwingend vorhanden sein. Für die Fertigungsindustrie genauso wichtig: die Anbindung von Maschinen und mobilen Geräten, um das Industrial Internet of Things voranzutreiben.

8. Datenqualität aktiv managen

Digitalisierung und Datenqualität sind untrennbar verbunden, soviel steht fest. Zu einer erfolgreichen ERP-Migration gehört daher mehr als nur eine einmalige Bereinigung der Daten. Nachhaltig hochwertige Daten erhält nur, wer ein kontinuierliches Programm zur Prüfung und Pflege von Stamm- und Bewegungsdaten implementiert.

9. Weiter vorausplanen

„Jetzt machen wir erst mal, was dringend nötig ist, und dann sehen wir weiter!" Wer sein ERP-Projekt so angeht, läuft Gefahr, in einer Sackgasse zu enden. Denn Anforderungen, die heute noch nicht spruchreif sind, können morgen ganz oben auf der Agenda stehen. Auf potenzielle zukünftige Anforderungen, wie ein modernes Business Intelligence, mobiles CRM oder Dokumentenmanagement, sollte ein ERP-Hersteller daher flexibel reagieren können.

Unternehmen, die diese Punkte beherzigen, sind vielen anderen bereits einen wesentlichen Schritt voraus. Denn ERP-Migrationen sind auch in Zeiten von agilem Projektmanagement, der Arbeit mit Templates und Prototyping keine Selbstläufer. Mit der richtigen Vorarbeit, den passenden Software- und Implementierungspartnern und vor allem einem motivierten, kompetenten Team stellen Unternehmen wesentliche Weichen für den Projekterfolg.