Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich monotone Tätigkeiten und regelbasierte Geschäftsprozesse automatisieren. Abläufe werden effizienter, Kosten gespart und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Die UiPathTogether in München bot einen Einblick in die neue Welt von Buchhaltung, Schadensregulierung, Kundendienst und Rechnungsprüfung.

Aus der Industrie sind Roboter nicht mehr wegzudenken. Viele operative Geschäftsbereiche suchen ebenfalls nach Lösungen zur Prozess­automatisierung, um die eigene Effizienz zu steigern und das Wachstum zu fördern. Die Folge ist laut UiPath ein Fleckerlteppich aus halbautomatisierten Prozessen, der häufig sehr kostenintensiv ist und viele Ressourcen beansprucht. »Die Lösung für operative Geschäftsbereiche lautet Robotic Process Automation«, informiert Walter Obermeier, Managing Director und Area Vice President Sales Central Europe, bei der UiPathTogether-Konferenz.

Darunter versteht man die automatisierte Bearbeitung strukturierter Geschäftsprozesse durch digitale Software-Roboter. Diese Bots übernehmen die Rollen und Aufgaben von AnwenderInnen und interagieren mit anderen Softwaresystemen. Sie bilden dabei aber keine physisch existenten Maschinen wie in der Fertigungsindustrie. »Wir arbeiten mit einem völlig autonomen Digital Worker, der in der Lage ist, unabhängige Entscheidungen zu treffen, die die menschlichen Kollegen unterstützen«, ist sich auch Marktbegleiter Blue Prism sicher.

Automatisierung betrifft laut der im Mai 2019 von der Economist Intelligence durchgeführten und von UiPath beauftragen Studie »The Advance of Automation« zu 68 % den IT-Betrieb, zu 58 % die Administration, zu 55 % die Produktion, zu 52 % die Beschaffung und zu 52 % das Finanzwesen. Die größten Herausforderungen bilden Datenschutz und -sicherheit, die Implementierung der Lösungen und fehlendes MitarbeiterInnen-Know-how. Widerstand der Belegschaft wird in der Studie nur am Rande genannt.

RPA bei UiPath

UiPath setzt diese Innovationen auch im eigenen Unternehmen um, einzelne Tasks sind durch RPA-Robots automatisiert. »Werden Informationen auf 30 verschiedene Social-Media-Plattformen verteilt, erfolgt das nicht mit ›copy and paste‹, sondern Roboter übernehmen nach Vorgabe selbständig die Verteilung«, informiert Obermeier. Bei einer Softwarelieferung werde die Rechnung zwar von einem Mitarbeiter erstellt, der Lizenz-Key aber im Hintergrund generiert und automatisch zugewiesen. Aus seinem Alltag berichtet er: »Kann ich über das ERP-System keine aktuellen Umsatzzahlen abrufen, erhalte ich diese nur durch langwierigen Kontakt mit der Buchhaltung. Dem RPA-Roboter kann ich jedoch eine spezielle Frage stellen und er liefert eine prompte Zahl. Das kann ich zehnmal am Tag machen.« Zehnmal täglich die gleiche Anfrage an die Buchhaltung wäre undenkbar.

Bild oben: »RPA ist die Zukunft der Arbeitswelt«, prophezeit Walter Obermeier. Derzeit wird die UiPath RPA-Software unter dem vorläufigen Projektnamen »UiPath Connect Enterprise« mit fünf Kunden getestet und optimiert. Im Oktober 2019 soll sie auf den Markt kommen.

RPA ist zudem ein Weg zur Motivation junger MitarbeiterInnen. In den nächsten fünf Jahren gehen 30 % der Mitarbeiter in Pension. Es brauche eine Lösung, will man nicht vor einem Mitarbeiterleck stehen oder nach Indien auslagern. Bis zu 70 % der Tätigkeit können roboterisiert werden. »Die neuen Mitarbeiter, Abgänger von Universitäten, wollen keine Daten von Papier ins System übertragen«, berichtet Obermeier aus eigener Erfahrung mit seinem Sohn. Nach Recruiting Days bei einem großen produzierenden Unternehmen hat er voll Entsetzen davon berichtet, dass dort noch mit Keyboard und Maus gearbeitet wird. »Die junge Generation will sprechen, nicht tippen.« Auch ein klassischer Handwerker profitiere, »denn welcher Maschinenbauer möchte am Wochenende, statt auf den Fußballplatz zu gehen, im Büro Rechnungen schreiben?« Automatisiertes Arbeiten ist die Lösung.

Die RPA-Palette von UiPath

UiPath sieht sich als Vorreiter des Automation-First-Zeitalters. »Wir setzen uns dafür ein, dass jedem und jeder MitarbeiterIn am Arbeitsplatz ein Softwareroboter zur Seite steht.« Mit Studio, Robot und Orchestrator bietet UiPath eine intuitive und funktionsreiche Entwicklungsumgebung im Bereich Automatisierung. Eine Plattform unterstützt – hier stellen hunderttausende Entwickler ihr Wissen der Community zur Verfügung. »Dass so viele Menschen auf unserer Plattform zusammenkommen, ist Teil unseres Erfolges«, betont der UiPath-Manager.

Die kleinste Plattform ist um 1.200 Euro jährlich zu buchen. Sie kann probeweise als Community Edition heruntergeladen und getestet werden. Auf der UiPath-Academy, die heute fast 380.000 Mitglieder zählt, wird Onlinetraining mit verschiedenen Modulen angeboten, unterstützt durch Livearbeiten, Onlinevideos und E-Learning.

Neue RPA-Welt

♦ Große Auswirkung hat RPA im Finanzdienstleistungssektor, in dem ­Datenerfassung und -Verarbeitung einen wichtigen Bestandteil des ­Geschäfts bilden. 43 % dieser Arbeiten sind laut McKinsey Global Institute automatisierbar.
♦ Im Energiebereich können Software-Roboter die Verarbeitung von Zählerdaten, Tarifanpassungen und -wechsel von Endkunden und die Neukundenaufnahme übernehmen.
♦ Im Gesundheitswesen entlastet RPA durch eine Automatisierung von Verwaltungs- und Abrechnungsprozessen.
♦ In der Telekommunikation lassen sich zum Beispiel die Neukundenaufnahme und das Bestellmanagement automatisieren.
♦ In der öffentlichen Verwaltung hilft RPA bei der Routineberechnung der Höhe einer Geldleistung und beim Übertragen von Daten aus unterschiedlichen Systemen und Kanälen in digitale Fallakten.
♦ Transport und Logistik werden etwa bei der Dateneingabe in ERP-Systeme unterstützt und bei der Durchführung von Inventuren.
♦ Im Handel und E-Commerce lassen sich Bestandsverwaltung, Product Scanning sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisiert verarbeiten.

Tools für Softwareroboter

UiPath Studio hilft Geschäftsanwendern ohne Programmierkenntnisse beim Design von Prozessen mit einer visuellen und intuitiven Benutzeroberfläche. Der »Orchestrator« verwaltet, steuert und überwacht, der »Robot« führt aus. Um das Potenzial der Softwareroboter aufzuzeigen, bietet das UiPath Immersion Lab eine Reihe einsatzbereiter Showcases, etwa einen HR Chatbot, der als virtueller Assistent für die Personalabteilung Anfragen von MitarbeiterInnen entgegennimmt und diese selbständig bearbeitet oder einen Bot als Mitarbeiter in der Finanzabteilung, der selbständig eingehende E-Mails mit Zahlungsanweisungen oder angehängten Rechnungen verarbeitet.