Ein schneller Zugriff auf konsistente Daten ist für Unternehmen heute unerlässlich. Historisch gewachsene Datensilos stehen dem jedoch im Wege. Der IT-Dienstleister Consol erläutert, wie Unternehmen solche Silos erfolgreich auflösen können.

Datensilos sind überall: Die einzelnen Abteilungen verfügen in aller Regel über eigene Datensammlungen, die jahrzehntelang gewachsen sind. Diese Informationsinseln stellen zunehmend ein Problem dar, denn sie bremsen die Produktivität, verlangsamen Prozesse, behindern ganzheitliche Kundenservices und machen es Unternehmen schwer, ihre Strategien schnell auf geänderte Marktanforderungen anzupassen. Deshalb gilt es, diese Silos aufzubrechen und Lösungen zu etablieren, die eine zentrale Verwaltung der Daten unterstützen. Der IT-Dienstleister Consol erläutert, wie Unternehmen dabei am besten vorgehen.

1. Datenbestand analysieren. Zunächst ist zu ermitteln, welche Daten in welcher Form vorhanden sind, wo sie liegen und welche Qualität sie haben. Wichtig ist dabei auch zu evaluieren, wie häufig Daten erzeugt oder geändert werden und welche Beziehungen sie zueinander haben. Zudem sind Einschränkungen bei der Nutzung und Speicherung zu beachten sowie Aspekte wie Datenschutz, rechtliche Relevanz und Aktualität der Daten.

2. Fachabteilungen einbinden. Zur Lösungsevaluierung sollten Workshops aufgesetzt werden, in die auch die unterschiedlichen Fachabteilungen eingebunden sind. Aufgrund der vielen beteiligten Stakeholder ist bei der Durchführung der Workshops eine Moderation von Nutzen. Eventuell sollte sogar der Einsatz eines Datenbeauftragten in Betracht gezogen werden.

3. Ziele definieren. Ohne konkrete Ziele lassen sich Datensilos nicht sinnvoll auflösen. Deshalb sollte der Fokus der Workshops zunächst auf der Themengenerierung liegen. Es gilt, auf Basis vorhandener Probleme oder Herausforderungen gemeinsam konkrete Anwendungsfälle und Ziele zu definieren.

4. Technische Lösung auswählen. Für die technische Umsetzung der Silobeseitigung stehen Unternehmen prinzipiell zwei Lösungen zur Verfügung: eine Middleware als „Adapter“ oder die Migration der Daten in einen zentralen Pool wie eine relationale Datenbank oder eine NoSQL-Lösung. Welcher Weg der bessere ist, hängt vom konkreten Einzelfall ab. Eine Middleware hat grundsätzlich den Vorteil, dass keine Daten bewegt werden müssen, bringt aber im Vergleich zu einem zentralen Datenpool Performanceeinbußen mit sich. In einen zentralen Pool müssen die Daten aber zunächst eingebracht werden, anschließend sind Aktualität beziehungsweise Synchronizität der Daten eine Herausforderung.

5. Organisatorische Weichen stellen. Neben technischen können auch organisatorische Maßnahmen nötig sein. In der Regel sind die Datensilos zwar durch die Trennung von Aufgabenbereichen entstanden, darüber hinaus sind sie aber oft auch die Folge reiner Bequemlichkeit. Ein Beispiel dafür ist etwa die Nutzung des E-Mail-Postfachs für die Speicherung und Archivierung von Daten. In solchen Fällen müssen Vorgaben und Richtlinien geändert werden.

6. Lösung iterativ umsetzen. Die Implementierung der technischen Lösung sollte gemäß dem Motto „Klein anfangen, groß wachsen“ erfolgen. Es empfiehlt sich, mit einem Pilotprojekt zu starten und die Lösung dann anschließend sukzessive auszuweiten. Dabei ist ein permanentes Verifizieren und Falsifizieren ratsam. Unternehmen sollten permanent Verbesserungspotenziale ermitteln, etwa durch die Einbeziehung weiterer Daten.

„Kaum ein Unternehmen kommt heute noch an der Auflösung von Datensilos vorbei. Das ergibt sich alleine schon aus den geänderten Kundenerwartungen. Ein Kundenberater muss heute den ganzen Kunden und seine Historie kanalübergreifend im Blick haben. Nur dann ist ein personalisierter Service möglich“, sagt Lukas Höfer, Business-Intelligence-Experte bei Consol in München. „Mit der einmaligen Auflösung der Informationssilos ist es allerdings nicht getan, denn es besteht die Gefahr, dass wieder neue entstehen. Die Beseitigung von Datensilos ist deshalb im Grunde genommen eine kontinuierliche Aufgabe.“