Modernes Dokumentenmanagement: flexibel und sicher zugleich?

Modernes Dokumentenmanagement unterliegt gerade in Zeiten erhöhter Wachsamkeit besonders strengen Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit. Doch was macht ein modernes Dokumentenmanagement aus?

Die Antwort darauf klingt nahezu trivial: Erstens bedarf es einer konsequenten Digitalisierung jeglicher eingehenden Dokumente, zweitens sollten Daten sicher abgelegt werden können und drittens für bestimmte Personen oder Personengruppen orts- und zeitunabhängig zugänglich sein, um flexibler zusammenarbeiten zu können. Es ist die Kombination von Datenverwaltung, -bearbeitung und -archivierung sowie die Betrachtung von individuellen Eigenschaften der Lösungen, auf die es ankommt und die einen Unterschied machen. Aber kann ein modernes Dokumentenmanagementsystem überhaupt aktuellsten Sicherheitsanforderungen standhalten?

Sicherheit als Must-have
Stellen Sie sich vor, Sie sind Wirtschaftsprüfer. Hochsensible Daten fallen regelmäßig zur Bearbeitung an, die Sie sowohl mit Partnern und Kollegen als auch mit den Kunden austauschen, bearbeiten und abstimmen müssen. Jeder Umgang mit den Ihnen anvertrauten Daten obliegt strengster Geheimhaltung und darf unter keinen Umständen in falsche Hände geraten – die Folgen könnten drastisch sein. Somit wird absolute Datensicherheit zum obersten Ziel erklärt. Häufig führen derartige Sicherheitsvorkehrungen dazu, dass ein Datenaustausch – insbesondere mit firmenexternen Personen – entweder stark eingeschränkt oder aber der Workflow erschwert wird. Ein modernes Dokumentenmanagement sollte jedoch in der Lage sein, selbst komplexe individuelle Anforderungen erfüllen zu können.

Gewährleisten lässt sich dies zum Beispiel mithilfe eines cloudbasierten Dokumentenmanagement- und Workflow-Systems, das höchsten Anforderungen an Diskretion und Datensicherheit gerecht wird ohne das Thema Nutzerfreundlichkeit zu vernachlässigen. Dabei spielt die Lage des Rechenzentrums, in dem die sensiblen Daten hinterlegt werden, eine entscheidende Rolle: Denn nur in einem europäischen Rechenzentrum sind die hohen neuen EU-Datenschutz-Standards sichergestellt.

Flexibilität als Asset
Flexibilität ist jedoch das Extra mehr, das eine IT-Lösung wirklich erst für den Arbeitsalltag und eine komfortable Zusammenarbeit wertvoll macht. Hohe Sicherheitsanforderungen bedeuten häufig, dass lokale Architekturen unter anderem aufgrund der zusätzlichen Beanspruchung von Rechenleistung träge werden können. Cloudbasierte Lösungen bringen den Vorteil, dass sie deutlich agiler sind und auch hinsichtlich ihrer Aktualität gegenüber On-Premise-Lösungen punkten können. Durch ein Berechtigungssystem, das individuell an die jeweiligen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann, bleibt zudem ein hohes Maß an Sicherheit gewährleistet. Denn somit können User auch nur auf die für sie vorgesehenen Daten zugreifen. Im Idealfall gelangen Dokumente über eine strukturierte digitale Dokumentenverarbeitung direkt aus dem physischen und elektronischen Posteingang in die Cloud und werden dort automatisch dem verantwortlichen User zugeordnet. Zusätzlich können Funktionen wie Volltext- und Metadatensuche die Auffindbarkeit von Informationen erleichtern. Dies ermöglicht eine schnelle und flexible Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten – egal mit welchem Endgerät und selbst über Unternehmensgrenzen hinweg.

Fazit
Angesichts zahlreicher Diskussionen um Transparenz im Umgang mit Daten und höchster IT-Sicherheitsvorkehrungen bedarf der Umgang mit sensiblen Daten einer besonderen Sorgfaltspflicht. Dennoch sind moderne Dokumentenmanagementsysteme durchaus in der Lage, Datensicherheit und Flexibilität in Einklang zu bringen und somit selbst vertrauliche Daten über sichere Datentransfers und -speicherorte für eine bequeme Zusammenarbeit verfügbar zu machen. Dazu braucht es klar definierte Anforderungen, ein hohes Verantwortungsbewusstsein für Datenschutz und einen vertrauenswürdigen Partner.