Die Künstliche Intelligenz, kurz KI, ist auf dem Vormarsch. Ihre Einsatzmöglichkeiten beeinflussen praktisch alle Branchen und verändern schon jetzt viele Geschäftsprozesse grundlegend. Auch im digitalen Dokumentenmanagement wird Künstliche Intelligenz bereits angewandt, am häufigsten beim Eingang der Dokumente, etwa bei Klassifizierung und Auswertung, sowie bei ihrer anschließenden Archivierung. Das Potenzial ist aber noch nicht einmal ansatzweise ausgeschöpft.

Die Digitalisierung von Dokumenten hat sich seit der Einführung von Scannern extrem weiterentwickelt. Heute sorgen Smartphone-Apps für eine noch schnellere und einfachere Abwicklung dieses Prozesses. Für die nachfolgende Weiterverarbeitung, die Einbindung in andere Geschäftsprozesse oder Archivierung sind einfache Scan-Apps für Unternehmen jedoch unzulänglich. Da es Consumer-Applikationen oftmals an der Kompatibilität mit anderen Programmen mangelt, sollten Unternehmen professionelle Business-Applikationen ins Auge fassen. Innovative Lösungen für eine mobile Datenerfassung ermöglichen es nicht nur, Dokumente digital zu erfassen, sondern Dokumentendaten in weitere Anwendungen und nachgelagerte Prozesse einzubinden. Dadurch lassen sich im Büroalltag nicht nur große Mengen an Papier sparen, sondern auch Geschäftsprozesse beschleunigen und effizienter gestalten, da viele manuelle Arbeitsschritte digitalisiert und automatisiert werden können. Die folgenden sechs Business-Prozesse können am meisten vom Einsatz einer professionellen Scan-App profitieren:

Poststellen sind für größere Unternehmen eine praktische Sache: Posteingang, -ausgang und -verteilung werden hier zentral abgewickelt, alle wichtigen Geschäftsbriefe und Pakete laufen über diese Stelle. Sie bilden damit das Herzstück der Postbearbeitung in einem Unternehmen. Je professioneller in einer Poststelle gearbeitet wird, umso besser! Aber wie lässt sich die Qualität einer Poststelle bestimmen?

Wussten Sie, dass Kunden heute im Schnitt aus neun bis zehn verschiedenen Kommunikationskanälen wählen können, um mit Unternehmen in Kontakt zu treten? Die Zeiten eines einzigen, dominierenden Kontaktkanals sind laut „Customer Experience (CX) Benchmarking Report“ von Dimension Data vorbei. E-Mail- und Telefon-Kommunikation nehmen kontinuierlich ab, Kunden nutzen vermehrt Social Media, Webchats, Instant Messaging und virtuelle Assistenten wie etwa Chatbots.

Die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost birgt ungeahntes Synergie- und Einsparpotenzial, an das viele Unternehmen oft gar nicht denken. Etliche Prozesse wurden über die Jahre nur geringfügig adaptiert und bräuchten eine tiefergehende Analyse. Tabus darf es dabei keine geben.

Modernes Dokumentenmanagement unterliegt gerade in Zeiten erhöhter Wachsamkeit besonders strengen Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und -sicherheit. Doch was macht ein modernes Dokumentenmanagement aus?

Die ab 25. Mai 2018 in Kraft tretende EU-Datenschutz-Grundverordnung bringt auch bei eingehenden Postsendungen erhöhte Dokumentationspflichten und verschärfte Datenschutz-Richtlinien. Größere Unternehmen, die eine eigene Poststelle betreiben oder die Eingangspost an mehrere dezentrale Standorte verteilen müssen, sind zurzeit häufig mit Fragen konfrontiert, wie sie das Brief- und Pakethandling rechtssicher gestalten und die Grundsätze des Datenschutzes wahren können. Denn bei Datenschutz-Verstößen drohen künftig empfindlich hohe Strafen. Mit den folgenden fünf Tipps können Sie in Ihrer Poststelle für mehr Rechtssicherheit in der Postbearbeitung sorgen.


Foto: Österreichische Post AG