Sechs Geschäftsprozesse, in denen das Smartphone die digitale Dokumentenverarbeitung optimiert

Die Digitalisierung von Dokumenten hat sich seit der Einführung von Scannern extrem weiterentwickelt. Heute sorgen Smartphone-Apps für eine noch schnellere und einfachere Abwicklung dieses Prozesses. Für die nachfolgende Weiterverarbeitung, die Einbindung in andere Geschäftsprozesse oder Archivierung sind einfache Scan-Apps für Unternehmen jedoch unzulänglich. Da es Consumer-Applikationen oftmals an der Kompatibilität mit anderen Programmen mangelt, sollten Unternehmen professionelle Business-Applikationen ins Auge fassen. Innovative Lösungen für eine mobile Datenerfassung ermöglichen es nicht nur, Dokumente digital zu erfassen, sondern Dokumentendaten in weitere Anwendungen und nachgelagerte Prozesse einzubinden. Dadurch lassen sich im Büroalltag nicht nur große Mengen an Papier sparen, sondern auch Geschäftsprozesse beschleunigen und effizienter gestalten, da viele manuelle Arbeitsschritte digitalisiert und automatisiert werden können. Die folgenden sechs Business-Prozesse können am meisten vom Einsatz einer professionellen Scan-App profitieren:

1. Einreichung von Kostenerstattungen

Nicht nur, aber vor allem in der Versicherungsbranche kann das Smartphone für eine Optimierung der digitalen Dokumentenverarbeitung sorgen. Bevor das Geld für eine in Anspruch genommene Leistung rücküberwiesen wird, müssen in der Regel zahlreiche Belege und Nachweise eingereicht werden. Die digitale Erfassung dieser Dokumente reduziert Arbeitsschritte und verringert auch das Risiko, dass fehlerhafte Daten in den Vergabeprozess einfließen. So können jegliche Kostenerstattungen noch schneller geprüft und bewilligt werden.

2. Die Verarbeitung von Rechnungen und Mahnungen optimieren

Durch Lösungen für eine mobile Datenerfassung können die Verbindlichkeiten von Kunden übersichtlich aufbereitet werden. Dokumente und Formulare werden in Echtzeit erfasst und digitalisiert. Die Aufnahme erfolgt direkt über die Smartphone-App, deren Capturing-Assistent automatisch die optimalen Einstellungen findet, um die bestmögliche Bildqualität zu gewährleisten. Um für die weitere Dokumentenverarbeitung spezifische Informationen aus den Belegen zu extrahieren, kann der Scan direkt in nachgelagerte Geschäftsprozesse integriert werden.

3. Die Registrierung von Neukunden vereinfachen

Auch bei der Registrierung von Kunden stellen Scan-Apps eine Alternative zur fehleranfälligen und kostenintensiveren manuellen Datenerfassung dar. Die Kamera des Smartphones wird einfach auf den Pass, Ausweis oder Führerschein des Kunden gerichtet, um die Daten zu scannen und direkt weiterzuverarbeiten.

4. Lieferscheine automatisieren und lokalisieren

Durch das mobile Scannen aller relevanten Dokumente zum Zeitpunkt der Erstellung lässt sich der Zustellnachweis gelieferter Waren automatisieren. Die Dokumente können direkt in der App zugeschnitten, angepasst und im gewünschten Dateiformat abgespeichert werden. Durch integriertes Geo-Tagging werden die digitalisierten Lieferpapiere übersichtlich organisiert und lokalisiert.

5. Dokumentenlogistik im Außendienst beschleunigen

Wenn Mitarbeiter von unterwegs arbeiten, erspart das mobile Ablichten der Dokumente das zeitaufwendige Abtippen von einzelnen Informationen. Mitarbeiter können alle Belege und Daten direkt vor Ort erfassen und unmittelbar an ihr Unternehmen, ihre Kunden oder Partner übertragen, damit sie sofort den weiteren Geschäftsprozessen zur Verfügung stehen. Auch mehrseitige Dokumente lassen sich durch die Batch-Erfassung einfach digitalisieren.

6. Reisespesen von unterwegs abrechnen

Der Zeitaufwand für Genehmigungs- und Rückerstattungsprozesse von Reisespesen kann beträchtlich sein. Spesenbelege können heute jedoch durch die mobile Datenerfassung schon automatisch verarbeitet werden. Da der gesamte Prozess über das Smartphone abgewickelt wird, kann die Übermittlung des Spesenbelegs sofort bei Erhalt und auch von unterwegs erfolgen.

Fazit
Die digitale Verarbeitung via Scan-App stellt für die sechs skizzierten Geschäftsprozesse einen großen Fortschritt dar. Die Einsatzmöglichkeiten professioneller Business-Applikationen werden sich in Zukunft aber noch vielseitiger gestalten und weitere dokumentenbasierte Prozesse miteinbeziehen.

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