Eine Studie der TU Wien zeigt, dass internes FM weiter an Dominanz gewinnt. Gravierende Änderungen gibt es in der Zielsetzung:  Während in der Vergangenheit Kosteneinsparungen und Kostentransparenz ganz oben auf der Prioritätenliste standen, geht es nun vor allem um Werterhaltung und Wertsicherung.

Das Institut für Immobilien und Facility Management (IFM) der TU Wien hat Ende 2013 wieder insgesamt 83 Facility Manager der 500 größten bzw. umsatzstärks­ten Unternehmen über das Facility Management ihrer Büroimmobilie befragt. »Das Besondere an unserer Studie ist, dass wir nicht die Anbieterseite von FM-Leistungen befragen, sondern die Nachfrageseite betrachtet und untersucht wird«, erklärt der zuständige TU-Professor und FM-Pionier Alexander Redlein. Die Ergebnisse der aktuellen Studie zeigen im Wesentlichen eine Fortführung der Trends der letzten Jahre. Mit 88 % liegt der Anteil der Unternehmen mit eigener FM-Abteilung auf einem konstant hohen Niveau. Gegenüber 2012 (87 %) hat es sogar noch einmal einen leichten Anstieg gegeben, der Plafond dürfte hier aber bald erreicht sein. Hierarchisch sind die meisten FM-Abteilungen in der zweiten Managementebene angesiedelt. Was die personelle  Ausstattung betrifft, ist laut IFM-Studie seit 2007 ein Trend zu kleineren und schlankeren Abteilungen erkennbar. 2013 sind 38 % der FM-Abteilungen mit einer oder zwei Personen besetzt, 22 % mit drei bis fünf Mitarbeitern. Aber immerhin 4 % der Unternehmen leisten sich richtig große FM-Abteilungen mit 50 und mehr Mitarbeitern.

Neue Ziele und Strategien
Einen deutlichen Wandel hat es bei den anvisierten Zielen und den Strategien der FM-Abteilungen gegeben. Im Jahr 2012 mit 58 % Nennungen noch auf Platz sieben, hat sich die Wertsicherung und Werterhaltung mit 100 % Nennungen auf den ersten Platz katapultiert. Zudem gewinnen neben den klassischen Themen wie Kostenreduktion und Kostentransparenz auch die Bereiche Nachhaltigkeit, Qualitätssicherung und Umweltschutz zunehmend an Bedeutung.

Nicht alles aus einer Hand
In Sachen Outsourcing machen sich heimische Unternehmen nur ungern abhängig von einzelnen Anbietern. 51 % der Unternehmen haben zwischen drei und zehn externe Dienstleister unter Vertrag, nur 5 % vertrauen auf ein bis zwei Dienstleister. Der Anteil an Komplettanbietern ist laut Studie seit 2010 auf einem sehr bescheiden Niveau. »Es ist in Österreich kein Trend hin zu nur einem Komplettanbieter für alle Facility Services erkennbar«, erklärt Redlein.

Die am häufigsten ausgelagerten Services waren auch 2013 Reinigung und Winterdienst. Einen ordentlichen Sprung nach vorne haben die Themen technische Wartung und Instandhaltung sowie Elektrik und Catering gemacht. Leicht an Bedeutung verloren haben hingegen die Themen Außenbereich und Entsorgung.

Bei der Auswahl externer Dienstleister zählen für die Unternehmen vor allem Kompetenz, Qualität, ein ordentliches Preis-Leistungsverhältnis sowie die aktive Leistungserbringung. Diese wurden von über 85 % der Befragten mit »wichtig« oder »sehr wichtig« bewertet. Dagegen spielen Referenzen und die Kommunikation eine untergeordnete Rolle.

Die wichtigste Vertragsform ist sowohl im technischen (50 %) als auch im infrastrukturellen Bereich (45 %) der Werkvertrag, gefolgt vom Dienstvertrag. Die Personalleihstellung, bei der die Unternehmen selbst für Qualität und Compliance verantwortlich zeichnen, ist hingegen stark rückläufig.

Einsparungspotenziale
Die größten Einsparungspotenziale sehen FM-Verantwortliche in den Bereichen Energie, Reinigung und Personal (siehe Kasten). Produktivitätssteigerungen sind vor allem durch eine Prozessoptimierung, bessere Personalauslastung und die Nutzung von Synergien zu erzielen. Insgesamt sind aus Sicht der FM-Verantwortlichen durch einen effizienten Einsatz und Steuerung des Facility Managements jährlich Einsparungen zwischen 10 und 19 % realistisch.

Als klassische Hürden und Kostentreiber bei der Einführung von FM gelten die Bereiche IT, Sicherheitsstandards sowie Kosten für Technik und Hardware. In diesem Zusammenhang ist auch interessant, dass nur rund 27 % der befragten Unternehmen das grafisch orientierte CAFM-System einsetzen. Fast zwei Drittel verwenden ein ERP-System. »Während mit CAFM Bereiche wie Flächenmanagement, technische Dokumentation sowie Wartung und Instandhaltung abgedeckt werden, geht es bei ERP-Systemen eher um finanztechnische Themen wie Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling«, erklärt Redlein.