Jedes Bauprojekt versammelt eine Vielzahl von Beteiligten zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels.

Auch wenn die Kompetenzen durch den Auftragsumfang verteilt sind, entwickeln sich die Berührungspunkte der Partner und die detaillierten Grundlagen für den reibungslosen Informationsaustausch meist erst im Zuge des Projektfortschritts. Eine wesentliche Rolle spielen dabei die Besprechungen und die daraus resultierenden Besprechungsberichte. Die darin formulierten Punkte enthalten oft essentielle Entscheidungen oder Aufgaben mit Zuständigkeiten und Terminvorgaben, die für die unmittelbare Bearbeitung, aber auch für spätere Recherchen oder gar Streitfälle große Bedeutung haben können.

Eine gut geplante Organisation der Besprechungen nach Teilnehmerkreisen und Zuständigkeiten mit klaren Zielen kann wesentlich zu einem reibungslosen Projektablauf beitragen. Dazu gehört auch die Einordnung verwandter Inhalte aus verschiedenen Besprechungen und die strukturierte Ablage in einer gemeinsamen Datenbank.
Nicht nur Besprechungsberichte, auch alle anderen Arten von Protokollen, Freigaben, Erhebungen, Notizen, Aktenvermerke, Bauschäden, Aufnahmen usw. können in der gleichen Struktur »auf den Punkt gebracht« und so zur Schaffung eines Informationsspeichers für gezielte Abfragen gesammelt werden.

Durch Einbindung aller Projektpartner über Datenaustausch ist eine flexible Erweiterung in alle Bereiche, z.B. Nutzer, möglich. Die Ergebnisse können über Schnittstellen an bestehende Internetlösungen für Dokumentenverwaltung oder Raumbuch übergeben werden.