Um den Digitalisierungsgrad des eigenen Unternehmens zu erhöhen, muss man zuallererst seinen Status Quo kennen. Für eine erste Orientierung hat Project Networld AG für den Bau & Immobilien Report einen Digitalisierungs-Check entwickelt, der Unternehmen zeigt, wo im Digitalisierungsprozess sie tatsächlich stehen und wie die nächsten Schritte aussehen sollten. Dabei zeigt sich: Das Rad muss nicht immer neu erfunden werden, schon einfache Tools und Maßnahmen können weitreichende, positive Auswirkungen haben.

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Bis vor Kurzem zählte die Baubranche beim Digitalisierungsprozess zweifellos zu den Nachzüglern. In den letzten Jahren konnte sie aber deutlich aufholen. »Die Vielzahl an branchenspezifischen, flexiblen Tools ermöglicht es auch »Anfängern«, ihre Digitalisierungsziele schnell zu erreichen«, erklärt Robert Hauptmann vom Spezialisten für Bauprojektmanagement-Software Project Networld. Damit sind die Vorteile der Digitalisierung nicht mehr nur einigen wenigen großen Unternehmen vorbehalten.
Digitale Arbeitsumgebungen schaffen Raum für effiziente Arbeitsprozesse, lückenlose Dokumentation, Zeit- und Kostenersparnisse für alle Gewerke und Projektteilnehmer sowie eine wesentliche Fehlerreduktion und Erhöhung der Ergebnisqualität. Darüber hinaus haben digitale Bauprojekte einen weiteren, oft unterschätzten Vorteil. »Am Anfang eines jeden Projekts werden Prozesse definiert, die von allen Projektteilnehmern eingehalten werden müssen. Da diese Prozesse im Laufe des Projekts zum Leben erweckt werden, ist es vorteilhaft sie bereits am Anfang des Projekts systemisch abzubilden«, erklärt Hauptmann. Eine digitale Projektorganisation macht auf Knopfdruck sichtbar, welche Rechnungsläufe aktiv sind oder abgelehnt wurden und wer für den nächsten Prüfschritt zuständig ist. Projektteilnehmer müssen sich also nicht mehr mit den Prozessen und Arbeitsabläufen selber auseinandersetzen und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. »Damit werden wesentliche Zeitersparnisse für den Projektleiter als auch alle Projektteilnehmer erzielt«, weiß Hauptmann.
Um diese Potenziale ausschöpfen zu können, ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihren eigenen digitalen Status Quo kennen. Deshalb hat Project Networld aufbauend auf einer langjährigen Expertise im Bereich digitaler Projekte exklusiv für den Bau & Immobilien Report einen Digitalisierungs-Check entwickelt, der – gegliedert in fünf Kategorien – Unternehmen auf einfache, aber effiziente Weise zeigt, wo sie im Digitalisierungsprozess tatsächlich stehen (siehe nächste Seite).

IT- und Projektinfrastruktur
Ausgangssituation: Interne digitale Strukturen sind oftmals nicht flexibel und anpassbar genug, um rasch auf die Herausforderungen aus Projekten zu reagieren. Die teils wechselnden Anforderungen an Projektumgebungen stellen interne IT-Administratoren vor zusätzliche Herausforderungen. Strukturen müssen rasch freigeschaltet, externe Begleiter eingebunden und spezifische Projektanforderungen innerhalb kurzer Zeit angepasst werden. Nicht selten kommen aufgrund des Zeitmangels alternative Systeme zum Einsatz, die entweder flexibler oder bereits im Einsatz sind, jedoch beim Aufsetzen und Einrichten der Projekte immer wieder bei Null beginnen bzw. zweckentfremdet werden.
Empfehlung: »Idealerweise steht Ihnen eine vollständige IT-Infrastruktur für Projekte und Projektportfolios zur Verfügung. Sie sollte Ihnen alle Bauprojekt-relevanten Lösungen – einfach anpassbar und skalierbar – in einer Oberfläche bieten. Vor allem für kleinere Betriebe ist es wichtig, eine Software auszuwählen, die es – einmal eingerichtet – zulässt, mit wenigen Klicks weitere Projekte freizuschalten und bei Bedarf selbstständig anzupassen. Es gibt glücklicherweise mittlerweile auch Produkte für weniger IT-affine Kunden. Die meisten Software-Produkte werden derzeit sogar als Cloud-Service angeboten. Damit entfallen hohe Investitionskosten und die Sicherheit Ihrer Daten ist garantiert. Kontrollieren Sie jedoch auf jeden Fall wo das Rechenzentrum betrieben wird! Ein zusätzlicher Punkt, der vor allem in der Baubranche sehr wichtig ist, ist die sichere und einfach Einbindung interner und externer Projektteilnehmer in ihre Projekte«, so Robert Hauptmann.

Team, Organisation und Kommunikationsmanagement
Ausgangssituation: Der Erfolg von Projekten hängt oftmals von der Qualität der Zusammenarbeit ab – also von der lückenlosen Information und Kommunikation im Team. Das Ziel ist, allen Beteiligten einen geregelten Zugriff auf aktuelle Informationen zu gewährleisten – übersichtlich und klar strukturiert, sodass interne und externe Mitarbeiter gleichermaßen Projektinformationen nachvollziehbar und dokumentiert austauschen können. Für jedes Projekt die optimalen IT-Rahmenbedingungen zu schaffen, die eine Einbindung aller Beteiligten sicher und effizient ermöglicht, stellt den Projektleiter oftmals vor eine zusätzliche Herausforderung.
Empfehlung: »Die Bauprojektmanagement-Software sollte dem gesamten Team eine gemeinsame Sicht auf alle Projektinformationen ermöglichen und das unternehmensübergreifende Managen von Projektdokumenten und -informationen in einem zentralen System sicherstellen. Entscheidend für die Akzeptanz im Team ist, dass die Software einfach in der Anwendung, selbst administrierbar und leicht anpassbar ist. Idealerweise wurden zudem vor der Software-Entscheidung die Anforderungen der Anwender erhoben und eruiert, ob diese eventuell bereits mithilfe aktueller Tools erfüllt werden. Möglicherweise kann der Bedarf bereits mit einigen Schnittstellen befriedigt werden. Sind die internen und externen Projektteilnehmer grundsätzlich offen für »Digitalisierung« und sind die richtigen Systeme im Einsatz, steht einer effizienten, sicheren und einfachen unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit nichts mehr im Wege«, so Robert Hauptmann.

Digitales Projektmanagement und digitale Prozesse
Ausgangssituation: »Viele Mitglieder von Projekt-Teams arbeiten gleichzeitig an mehreren Projekten. Nicht selten kommen in diesen Projekten unterschiedliche Systeme, Strukturen und Standards zum Einsatz. Von den Projektteilnehmern wird dabei nicht nur Multitasking verlangt – auch der Mehraufwand, der durch den Einsatz unterschiedlichster Systeme und Arbeitsweisen entsteht, wird in Kauf genommen. Einheitliche Strukturen und Arbeitsprozesse unterstützen eine effiziente Projektarbeit, reduzieren die Fehleranfälligkeit und bringen Zeit für die qualitative Umsetzung der Aufgaben.
Empfehlung: »Der Einsatz von Tools sollte Ihr Projektmanagement vereinfachen und keinen Mehraufwand verursachen. Digitales Projektmanagement sollte es Ihnen z.B. ermöglichen, Ihre Projektorganisation in einem digitalen System abzubilden und zu managen. Sie sollten auf Knopfdruck Portfolio- und Projektberichte zu Leistungsfortschritt, Terminen, Risiken, Kosten etc. generieren können. Wichtig ist auch die Möglichkeit, die Aufgaben aller Projektbeteiligten projektübergreifend und digital in einem System koordinieren zu können. Achten Sie darauf bei der Auswahl des Tools! Digitale Möglichkeiten, wie z.B. QR-Codes, Mobile Device Apps, digitale Planvergleiche etc. bringen eine zusätzliche Erleichterung für das unternehmensübergreifende Projektmanagement. Der Einsatz von Tools alleine ist jedoch meistens nicht ausreichend für eine effiziente Projektarbeit. Digitale – interne und externe – Prozesse unterstützen digitales Projektmanagement. Die gängigen Bauprojektmanagement-Tools am Markt ermöglichen es Ihnen, rasch Ihre Bauprojektmanagemen-Prozesse workflowunterstützt zu digitalisieren. Oftmals stehen sogar Vorlagen zur Verfügung. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden«, so Robert Hauptmann.