Eine neue Studie zeigt, wie Unternehmen ihre Hotelkosten deutlich reduzieren können. 20 Prozent und mehr sind möglich, wenn ein paar Regeln beachtet werden. Noch günstiger ist es freilich, ganz auf die Reisen zu verzichten.

Im Februar dieses Jahres kam eine im Auftrag von Amadeus angefertigte Studie des britischen Marktforschungsinstituts Economist Intelligence Unit zu dem Schluss, dass der Geschäftsreisemarkt 2009 von Sparsamkeit geprägt sein wird. Die Studie trug dann auch den Namen »Der sparsame Reisende« und verhieß der Tourismus-Branche nur wenig Gutes. Etwa, dass die Geschäftsreisen 2009 generell weniger, kürzer und billiger werden würden. Da spielen dann auch kostspielige Zusatzangebote, wie sie viele Tourismusbetriebe anbieten, auch keine Rolle mehr. »Was Geschäftsreisen betrifft, hat eine Ära sichtbarer Sparsamkeit begonnen«, fasste Antoine Medawar, Managing Director der Amadeus Hospitality Business Group, die Ergebnisse der Studie zusammen und erntete kaum Widerspruch. Zu logisch erschien die Überlegung, dass die aktuelle wirtschaftliche Situation Einsparungen nach sich zieht. Neben Marketing und F&E sollten Reisekosten für Mitarbeiter doch eigentlich ganz beliebte Streichposten sein. Dabei ist genau das Gegenteil der Fall, zumindest in Österreich und zumindest im ersten Quartal. In diesem Zeitraum gab es laut Statistik Austria einen Anstieg von Geschäftsreisen ins Ausland und innerhalb von Österreich um satte 13,8 Prozent im Vergleich zum ersten Quartal 2008. Das hat allerdings einen guten Grund. Johanna Ostertag von der Statistik Austria vermutet, dass die Lage der Osterferien hinter der gestiegenen Reisefreude steckt. »Während der Osterferien werden nur wenige Geschäftsreisen durchgeführt. Ostern fiel 2009 in den April, 2008 in den März.« Gegenüber 2007, als Ostern ebenfalls erst im April gefeiert wurde, sind die Geschäftsreisen dann auch um sieben Prozent zurückgegangen.

Sparpotenzial Hotel
Auch für den Rest des Jahres ist mit einem deutlichen Rückgang zu rechnen. Kein Wunder, dass viele Unternehmen auf der Suche nach Einsparungsmöglichkeiten sind. Während die meisten Unternehmen sofort an das Verkehrsmittel denken und ihre Mitarbeiter von der Business in die Economy Class verfrachten oder gleich vom Flugzeug in die Bahn, sollte einer aktuellen Studie von Carlson Wagonlit Travel zufolge den Hotelkosten mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden. Denn diese machen fast 40 Prozent des gesamten Geschäftsreise-Budgets aus. Dennoch werden sie oft unterschätzt und nicht optimal gemanagt, sagt eine aktuelle Studie von Carlsson Wagonlit Travel. Laut Christophe Renard, Vizepräsident bei CWT, ist es auf Grund der Komplexität des Hotelmarkts aber auch sehr schwierig, die anfallenden Kosten ohne methodischen Ansatz zu optimieren. »Es gibt weltweit über 250.000 Ketten-Hotels und unabhängige Häuser mit Angeboten für Geschäftsreisende. Die Preisgestaltung ist komplex, und die Raten können je nach Wochentag, Saison oder wirtschaftlichen Bedingungen in einem bestimmten Markt variieren«, sagt Renard. Hinzu kommt, dass es unterschiedliche Vertriebskanäle und eine Vielzahl von Bewertungsstandards für die Hotelqualität gibt, die zudem von Land zu Land unterschiedlich sind.
Unternehmen können diese Komplexität aber auch umgehen und ihre Hotelkosten effektiv managen, etwa indem sie Richtlinien entwickeln und umsetzen, die den Bedürfnissen der Reisenden entgegenkommen oder mit bevorzugten Hotels günstige Konditionen aushandeln und die Qualität der einzelnen Häuser ständig verfolgen. Sieben Schritte hat CWT identifiziert, mit denen Unternehmen ihre Hotelkosteneinsparungen realisieren können (siehe unten).

Alternative Videokonferenz
Langfristig deutlich günstiger ist es, ganz auf die Reisen zu verzichten und dafür Geld in eine moderne Videokonferenzlösung zu stecken. In Klosterneuburg hat die auf Unified Communications spezialisierte Firma ProCom-Strasser ein Kompetenzzentrum für moderne Videokonferenz-Technologie eingerichtet. In einem Demoraum gibt es etwa die Sony 3D TelePresence-Raumlösung für Konferenzen und groß angelegte Meetings zu sehen. Dieses System erlaubt als erstes seiner Art auch den direkten Augenkontakt zwischen den Teilnehmern. »Damit haben die Gesprächsteilnehmer an verschiedensten Standorten das Gefühl, miteinander im gleichen Raum zu sitzen. Durch den Effekt eines direkten Augenkontaktes werden das gegenseitige Verständnis, die Zusammenarbeit und Motivation gefördert«, erklärt Josef Weitz, Head of Sony Professional. Sich bei einem Gespräch in die Augen zu sehen, ist eine Selbstverständlichkeit, die in der klassischen Videokonferenz bislang schwer abzubilden war. Die Gesprächspartner sahen auf den Monitor und somit nicht direkt in die Kamera, wodurch der Eindruck entstand, als schaue der Andere immer ein wenig am eigenen Gesicht vorbei. Sony löste dieses Problem, indem der Monitor hinter einem halbdurchlässigen, um 45 Grad geneigten Spiegel positioniert wurde. Die Kamera befindet sich unterhalb des Monitors und wird durch eine Doppelspiegelung auf Augenhöhe des Betrachters gebracht. Dank der cleveren Spiegelung behalten die Konferenzteilnehmer also den Monitor im Visier und richten gleichzeitig den Blick direkt in die Kamera – und somit in die Augen ihres Gesprächspartners.
Diese technischen Finessen kosten natürlich Geld. Eine fixe Installation in einem dafür vorgesehenen Konferenzsaal kostet ab 175.000 Euro. Als kostengünstigere Alternative gibt es die 3D TelePresence auch als mobile Lösung für Einzel- oder Gruppenbesprechungen ab 65.000 Euro.

 

In Kürze: Mit 7 Schritten zu weniger Kosten

1. Daten konsolidieren: Um die Kosten eines Aufenthaltes beurteilen zu können, sind umfassende und lückenlose Daten, die eine Analyse der Zimmerraten und der Nebenausgaben ermöglichen, unverzichtbar. Die vollständigen Daten gibt’s vom Geschäftsreise- oder Firmenkreditkartenabieter. Auch elektronische Abrechnungen der Hotels erleichtern eine sorgfältige Konsolidierung der Gesamtausgaben.

2. Bedürfnisse richtig verstehen: Im Gegensatz zur landläufigen Meinung ist Reisenden die Nähe des Hotels zum Geschäftsstandort wichtiger als die Hotelkategorie. Erst bei längeren Aufenthalten steigt die Bedeutung der Kategorie.

3. Effektive Richtlinien entwickeln: Hotelrichtlinien sind für jedes Unternehmen sinnvoll. Je eindeutiger und umfassender, desto eher werden sie befolgt. Bevorzugte Hotels und Buchungskanäle können zu enormen Einsparungen führen.

4. Hotelprogramm optimieren: Der durchschnittliche Preisunterschied von einer Kategorie zur nächsten beträgt 21 bis 25 Prozent. Deshalb empfiehlt CWT auch die Prüfung von Häusern niedrigerer Kategorie, die die Anforderungen der Reisenden dennoch zufrieden stellen.

5. Effektiv verhandeln: Individuelle Vereinbarungen mit Einzelhotels führen laut CWT-Studie tendenziell zu größeren Einsparungen als Abkommen mit Hotelketten, die einen einheitlichen prozentualen Rabatt auf die beste verfügbare Rate bei allen Häusern der Kette gewähren.

6. Einhaltung der Reiserichtlinien erhöhen. Die Reiserichtlinien müssen nicht nur intensiv kommuniziert werden, Reisende und Reiseplaner müssen auch einen leichten Zugang zur Liste der bevorzugten Hotels haben und ein nutzerfreundliches Online Booking Tool vorfinden. Außerdem empfiehlt CWT, dass interne Reiseberater berechtigt sein müssen, die Einhaltung einzufordern.

7. Leistung messen: Das beste Reisemanagement bringt nur dann etwas, wenn es regelmäßig überprüft wird. Etwa ob die richtigen Leistungen zu den besten Konditionen eingekauft werden, die Reisenden die Richtlinien einhalten und die Hoteliers die vereinbarten Leistungen anbieten?

Die gesamte Studie finden Sie unter www.carlsonwagonlit.at.