Digido nennt sich eine neue Transportdaten-Plattform, die Lieferscheindaten aus dem ERP-System digital an alle am Transport Beteiligten übermittelt. Das reduziert Fehlerquellen und steigert die Produktivität durch den Wegfall von Mehrfacherfassungen. Außerdem liefert Digido eine zuverlässige Basis für die Rechnungskontrolle, das Finanzwesen und Behördenmeldungen.

Es hat heute kaum noch Newswert, dass die Digitalisierung ein absolutes Muss ist, an der kein Weg vorbeiführt. Auch dass nicht nur große Unternehmen, sondern auch und vor allem kleine und mittlere Betriebe mit der Digitalisierung ihrer Prozesse die Produktivität erhöhen und Wettbewerbsvorteile erzielen können, ist hinlänglich bekannt. Aus vielen Bereichen des Geschäftslebens sind digitale Lösungen nicht mehr wegzudenken. Interessant ist, welche Bereiche es sind, die sich von der Digitalisierungswelle noch weitgehend unbeeindruckt zeigen. 

Viele Bauunternehmen können ein Lied davon singen. Transport produziert immer noch eine Menge Altpapier. »Nicht selten ist es heute noch so, dass beim Übergeber, Übernehmer und Transporteur mehrfach ein und dieselben Lieferscheindaten ausgefüllt und analog übermittelt werden«, erklärt Günter Vollmann, Projektmanager bei der Digido Gmbh, einem Unternehmen der ARA-Gruppe. Beim Übernehmer wird der Wareneingang geprüft und gegebenenfalls Lieferdaten geändert. Transporteur und Übergeber erhalten die Daten und müssen sie manuell aktualisieren.



Foto: "Mit Digido gehören inkonsistente Daten aufgrund von falschen oder unvollständigen Eingaben der Vergangenheit an", erklärt Projektmanager Günter Vollmann.

»Das kostet unnötig Zeit und Geld, außerdem ist diese Zettelwirtschaft sehr fehleranfällig«, ist Vollmann überzeugt. Dabei erstellen die meisten Unternehmen ihre Lieferscheine ohnehin bereits digital und könnten diese auch digital versenden. Dass sich der analoge Informationsaustausch in der Praxis so hartnäckig hält, hat einen einfachen Grund: Bislang fehlte ein System, das die Daten nach einmaliger Eingabe ins ERP-System an alle Beteiligten verschickt und gleichzeitig eine zuverlässige Datenbasis für die Rechnungskontrolle, das Finanzwesen und Behördenmeldungen bildet. Mit der Erfahrung des Mutterunternehmens ARA aus der Abfallwirtschaft wurde mit Digido eine digitale Plattform entwickelt, die allen diesen Anforderungen entspricht. »Digido ermöglicht den schnellen Informationsaustausch von Transportdaten für alle Waren- und Güterströme. Unsere Akquisitionsschwerpunkte sind anfangs die Abfallwirtschaft, die Transport- und Bauwirtschaft sowie die Gemeinden. Andere Wirtschaftsbereiche werden folgen«, erklärt Vollmann.

Alle Infos für alle Beteiligten

Nach der Ersterfassung im eigenen ERP-System überträgt Digido alle relevanten Lieferschein- und Begleitscheindaten als Push-Meldung in Echtzeit an die ERP-Systeme aller am Transport Beteiligten. Weil Digido aber keine Einbahn ist, können geänderte Sekundärtransportdaten wie etwa beim Übernehmer festgestellte Wiegeabweichungen korrigiert und automatisch an Transporteur und Übergeber retourniert werden. Damit gehören inkonsistente Daten aufgrund von falschen oder unvollständigen Eingaben der Vergangenheit an.

Zudem können Fehlerquellen und Rechtsrisiken gegenüber der manuellen und teilautomatisierten Erfassung von Liefer- und Begleitscheinen deutlich reduziert werden. Durch den Wegfall von Mehrfacherfassungen von ein und denselben Lieferscheindaten können signifikante Produktivitätssteigerungen erzielt werden und bei Disposition und Folgeprozessen im Transport Zeit und Geld gespart werden.   

Sichere Daten

Der digitale Transfer von Daten zwischen Unternehmen ist immer heikel. Deshalb fungiert Digido wie ein elektronischer Briefträger. Die Daten werden nur so lange gespeichert, bis sie übertragen sind. Abgeholte und nicht gelöschte Dateien werden automatisch nach einer in den Einstellungen definierten Zeit von Digido gelöscht. Zudem werden  die Daten ausschließlich verschlüsselt übertragen und die Sicherheit von Digido laufend durch externe Prüfer zertifiziert. »Digitalisierung von Prozessen ist eine strategische Entscheidung von höchster Priorität und erfordert das volle Kommitment des Top-Managements. Durch die bereichsübergreifenden Möglichkeiten zur Effizienzsteigerungen, gerade auch in den Folgeprozessen des Transportes, sind die Einsparungspotentiale ein Vielfaches der sehr überschaubaren Investition«, erklärt Vollmann.

Die Technologie hinter Digido

Die Funktion der Datenplattform unterteilt sich in Empfang, Zuteilung und Versand der Transportdaten. Die Transportdaten werden von einem Benutzer an Digido übertragen. Nachdem die Daten vollständig an die Plattform übermittelt wurden, wird von einem Datenverteilungsservice ermittelt, welche weiteren Digido-Benutzer an dem Transport beteiligt sind, und die Transportdaten in deren Ausgangsverzeichnissen zur Verfügung gestellt. Nach Zuteilung der Transportdaten in die Ausgangsverzeichnisse der beteiligten Benutzer wird das Zustellservice initiiert, welches die gewählten Übertragungsmethoden und -destinationen je Benutzer ermittelt und die Daten in der gewünschten Form überträgt bzw. bereitstellt. Sämtliche an die Plattform übertragenen Transportdaten sowie gegebenenfalls Rückmeldungen der Plattform über Fehler- oder Erfolgsmeldungen werden allen an dem Transport beteiligten Benutzern zur Verfügung gestellt.

Die Vorteile des digitalen Austauschs von Transportdaten

• Produktivitätssteigerung durch Wegfall von Mehrfacherfassung von Transportdaten
• Schneller Datenaustausch sowie verlässliche und dokumentierte Datenkorrektur bei allen Beteiligten
• Zeit- und Geldersparnis bei Disposition und Folgeprozessen
• Reduzierung der Fehlerquellen
• Zuverlässige Datenbasis für Rechnungskontrolle, Finanzwesen und Behördenmeldungen
• Höchste Datensicherheit und Vertraulichkeit