Siemens IT Solutions and Services bildet den gesamten Rechnungseingang der Rohöl-Aufsuchungs Aktiengesellschaft elektronisch ab.

Den Zahlungsverkehr transparenter machen und optimieren – das waren die Zielvorgaben der Rohöl-Aufsuchungs Aktiengesellschaft (RAG). Auf Basis einer durch die RAG erstellten Prozess-Studie zur Optimierung der Finanzprozesse wurde durch das Siemens-Projektteam ein Lösungsszenario für den Eingangsrechnungsprozess erstellt und im SAP-Umfeld implementiert. In der Praxis sieht dies so aus: Lieferscheine und Rechnungen werden beim Posteingang gescannt und in einem Opentext Archiv abgelegt, das von Siemens betrieben wird. Gleichzeitig erzeugt die Lösung einen Eintrag im zentralen Rechnungseingangsbuch innerhalb von SAP R/3. Die Sachbearbeiter können aus dem Rechnungseingangsbuch die Rechnungen direkt weiterbearbeiten.

Der Freigabeprozess erfolgt, auf Basis von SAP R/3 Workflow, elektronisch: Dabei wurde auch ein Vier-Augen-Prinzip bei der Freigabe elektronisch abgebildet. Zusätzlich bietet die Lösung die Möglichkeit Lieferscheine einzuscannen und einem Lieferanten bzw. einer Eingangsrechnung zuzuordnen. „Die Projektziele waren ehrgeizig gesteckt: Die Durchlaufzeit sollte für 80 Prozent der Rechnungen von 21 auf sieben Tage beschleunigt werden – das konnten wir gewährleisten“, so Albert Felbauer, CEO Siemens IT Solutions and Services CEE. „Weitere Anforderungen waren die Integration in die bestehende SAP Landschaft und eine dezentrale Rechnungsfreigabe mittels Web-GUI. Umso mehr freuen wir uns, dass es uns gelungen ist, das Projekt gemäß dem von der RAG vorgegebenen Kosten- und Zeitplan umzusetzen.“