New Work: Überflüssige Schreibtische

In den USA ist Remote Work nicht gern gesehen. Konzerne wie Google, Amazon oder JP Morgan beorderten bereits im Vorjahr ihre Beschäftigten wieder ins Büro zurück. US-Präsident Donald Trump strich als eine seiner ersten Amtshandlungen im Jänner 2025 den 2,3 Millionen Bundesbediensteten die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten – und legte ihnen auch gleich die Kündigung nahe.

In Österreich erfreuen sich flexible Arbeitsmodelle seit der Corona-Pandemie ebenfalls großer Beliebtheit. Auch wenn hierzulande nicht alle Unternehmen ganz glücklich damit sind – eine völlige Rückkehr zur Arbeit in Präsenz hält Andreas Gnesda, Gründer des Beratungsunternehmens teamgnesda, für ausgeschlossen: »Die Rückkehr ins Büro ist bei manchen Unternehmen vielleicht ein Wunsch, tatsächlich aber ein reiner Mythos. Sie findet nicht statt.«

Hybride Arbeit bleibt
Bereits zum fünften Mal hat team­gnesda gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen pro m² und dem Möbelhersteller Vitra für den jährlichen »Office Report« Daten im DACH-Raum erhoben. Zwischen März und Mai 2025 wurden Arbeitsmuster von rund 201.000 Mitarbeitenden an 156.000 Arbeitsplätzen analysiert, das entspricht mehr als 50 Prozent der professionell genutzten Bürofläche Wiens. Die Studie zeigt, dass entgegen öffentlicher Debatten 96 Prozent der Unternehmen und 99,4 Prozent der Mitarbeitenden in Österreich Zugang zu Homeoffice haben - im Durchschnitt 2,4 Tage pro Woche. Die durchschnittliche Präsenz der Beschäftigten liegt bei nur 52 Prozent. In der Debatte, dass Mitarbeitende wieder mehr ins Büro kommen sollen, vermisse er einen wesentlichen Aspekt, so Gnesda – nämlich warum sie überhaupt dort sein sollten: »Es fehlt oft das gemeinsame Warum. Wer Präsenz fordert, erntet Widerstand und Resignation.«

Homeoffice, hybride Arbeit und Sharing-Modelle sind kein Trend mehr, sondern gelebte Praxis, und machen klar, wie viel Bürofläche ineffizient genutzt wird. Wie die Erhebung belegt, sind selbst am stärksten frequentierten Wochentag – dem Dienstag – nur maximal 68 Prozent der Beschäftigten im Büro. An Freitagen sinkt dieser Wert auf durchschnittlich 29 Prozent. Ein Sharing-Faktor von 0,68 wäre somit problemlos umsetzbar, faktisch ohne Einschränkungen im Arbeitsalltag. Provokanter formuliert: Rund ein Drittel aller Schreibtische in Wiens Büros werden nicht benötigt.

Mit durchschnittlich 19,5 Quadratmetern pro Kopf liegt die tatsächlich gemietete Fläche pro Mitarbeitenden aktuell auf hohem Niveau. 2022 waren es noch 18,3 Quadratmeter. Eine paradoxe Entwicklung, wie Oliver Bertram, Geschäftsführer von teamgnesda, betont: »In vielen Unternehmen arbeiten weniger Menschen – aber Flächen blieben gleich. Diese Ineffizienz ist nicht nur teuer, sondern auch ökologisch unverantwortlich.«

Der Office Report zeigt, dass ein Benchmark von 14 Quadratmetern mit durchdachten Konzepten problemlos erreichbar wäre – im Vergleich zum Durchschnitt bedeutet das ein Reduktionspotenzial von 5,5 Quadratmetern pro Person. Kleinere Flächen wirken sich auch auf den Energieverbrauch, die Wartung, Betriebskosten und Ressourcenbindung an Immobilien aus, beeinflussen also zentrale Faktoren für die Nachhaltigkeit von Büroimmobilien.

Wie New Work wirkt
Erstmals wurde für den Office Report auch der »New Work Score« (NWS) erhoben – ein Index, der misst, wie weit Unternehmen moderne Arbeitsformen tatsächlich umsetzen. Der NWS bildet nicht nur die Nutzung der Arbeitsumgebung ab, sondern integriert eine Vielzahl an Dimensionen, etwa die Flexibilität von Arbeitszeitmodellen, Homeoffice-Regelungen, Sharing-Konzepte, subjektives Erleben der Beschäftigten sowie die Führungskompetenz bezüglich New Work.

Die Auswertungen zeigen, dass Unternehmen mit hohem NWS agiler und produktiver arbeiten. Und sie nutzen deutlich weniger Fläche – im Schnitt 12,5 Quadratmeter pro Person, die effizientesten Betriebe sogar unter zehn Quadratmeter. »New Work ist kein Möbelkonzept, sondern ein kulturelles Entwicklungsprojekt mit strategischer Relevanz für alle Unternehmen«, sagt Andreas Gnesda. Letztlich sind immer kulturelle Aspekte entscheidend, ob ein Organisationskonzept funktioniert.« Viele Unternehmen versuchen deshalb, mit wöchentlichen Fixpunkten wie Frühstücksterminen oder Lunch-Lectures attraktive Ankerpunkte für die Mitarbeiter*innen einzuführen.

Best Practices wie die ERGO Versicherung zeigen, wie der Spagat zwischen Reduktion und Bindung gelingen kann. Zuvor in mehreren Immobilien separierte Mitarbeitende sind jetzt in einem hochqualitativ erneuerten Büro gemeinsam untergebracht. Trotz geringerer Flächen führte das New-Work-Konzept zu mehr Zufriedenheit, die auch in hoher Präsenz der Mitarbeiter*innen resultiert.

Bild: Oliver Bertram und Andreas Gnesda, Geschäftsführer von teamgnesda.