Der Fragebogen als hilfreiches Werkzeug - Der erste Schritt zur Verbesserung

Die Bewerbung zum Staatspreis Unternehmensqualität ist einfach - Anmeldeformular und Fragebogen ausfüllen und los geht's! Natürlich ist es auch mit einem gewissen Aufwand verbunden, alle Informationen zusammenzutragen - warum sich die intensive Beschäftigung mit Ihrer Organisation für SIE und IHRE Organisation auf jeden Fall lohnt, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Der ausgefüllte Fragebogen dient den Assessor*innen als wichtige Informationsquelle und zur Vorbereitung auf den Site Visit. Basierend auf den Angaben des Bewerbers machen sich die Assessor*innen ein erstes Bild über das Unternehmen! Im Fragebogen werden die wichtigsten Vorgehensweisen, Aktivitäten und Ergebnisse Ihres Unternehmens anhand der Kriterien des EFQM Modells zusammengefasst.

 So wird auch Ihr Unternehmen ein exzellentes Unternehmen

• Der Fragebogen hilft Ihnen, sich in sehr kurzer Zeit einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen. Die intensive Beschäftigung mit "mir selbst" trägt dazu bei, das Unternehmen als Ganzes zu betrachten. Als Einheit, in der die Zahnräder ineinander greifen und sich gegenseitig beeinflussen. Der vorgegebene Rahmen – das EFQM Excellence Modell – deckt alle Bereiche des Unternehmens ab - Sie können also keinen wichtigen Bereich vergessen.

• Der Fragebogen ist die Visitenkarte des Unternehmens. Es ist das erste Bild, das sich die Assessor*innen von dem Unternehmen machen. Betrachten Sie den Fragebogen als PR Werkzeug: Präsentieren Sie die Dinge, die Ihnen wichtig sind und Ihr Unternehmen punktgenau beschreiben. Es ist wichtig, trotzdem kurz und knapp zu bleiben. Sie lernen, sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Jede/r Assessor*in steht im Durchschnitt 1 Tag für die gesamte Vorbereitung (inkl. Durchsicht der Unterlagen) zur Verfügung. Daher: Weniger ist mehr! Und: Es zeugt bereits von unternehmerischer Exzellenz, die wichtigen Informationen über das Unternehmen herauszufiltern und sich knapp aber präzise darzustellen.

• Involvieren Sie Ihre Mitarbeitenden in die Erstellung des Fragebogens. Bei der Beantwortung der Fragen werden die einzelnen Experten (Marketing, Finanz, Personalmanagement, Qualitätsmanagement, etc.) herangezogen, jeweils „ihren Teil“ zu beantworten. Das ist ein guter Weg, um die Mitarbeitenden in wichtige Themen einzubinden und damit zu motivieren.

• Viele exzellente Unternehmen nutzen den ausgefüllten Fragebogen als „Handbuch“ für ihr Unternehmen. Neue Mitarbeitende lernen das Unternehmen anhand der Selbstbeschreibung schnell und unkompliziert kennen, da darin alle für das Unternehmen wichtigen Themen abgedeckt sind. Zusätzlich werden diese neuen Mitarbeitenden oft auch gefragt, welche (Verbesserungs)Maßnahmen ihnen nach der Durchsicht des ausgefüllten Fragebogens (also der Unternehmensbeschreibung) spontan einfallen. So haben Sie die Möglichkeit, einen Blick von außen zu bekommen. Neue Mitarbeitende sind noch nicht betriebsblind und haben einen unbefangenen Blick auf das Unternehmen.

Wie ist der Fragebogen aufgebaut?

Der Fragebogen folgt dem EFQM Modell. Alle Teilkriterien des Modells sind anhand von Fragen abgebildet. Er dient den Assessor*innen als wichtige Informationsquelle für die Vorbereitung auf den Site Visit. Basierend auf dem Fragebogen machen sie sich ein erstes Bild von Ihrem Unternehmen!

Der Fragebogen ist in die folgenden Abschnitte gegliedert:

• Anregungen zum Ausfüllen des Fragebogens: Es ist hilfreich, beim Ausfüllen des Fragebogens gleich in der RADAR Logik des EFQM Modells zu denken. Konkrete Beispiele im Fragebogen geben Anregungen zur Darstellung von Vorgehen, Umsetzung sowie Bewertung & Verbesserung bzw. zur Darstellung der Kennzahlen.

• Status der Organisation: Dieser Abschnitt dient dazu, den Assessor*innen eine möglichst umfassende Übersicht zu Ihrer Organisation zu geben: Was sind die Zielsetzungen des Unternehmens? Welche Produkte und Dienstleistungen gibt es? Welche relevanten Interessengruppen gibt es? Wie sieht das Ecosystem aus? etc.

• Beschreibung der Organisation - Kriterien Ausrichtung und Realisierung: Hier werden die jeweils wichtigsten Vorgehensweisen (Prozesse) Ihrer Organisation zum jeweiligen Thema, deren Umsetzung und schließlich die Maßnahmen zu deren Verbesserung und Überprüfung der Effektivität und Effizienz dargestellt.

• Beschreibung der Organisation -  Ergebniskriterien: Hier präsentieren Sie die wichtigsten Kennzahlen, die für die Überwachung der Leistung und die Steuerung der Organisation in Bezug auf die Themen Kunden, Mitarbeitende, Gesellschaft und Schlüsselergebnisse relevant sind. Diese Kennzahlen stehen im Idealfall in Bezug zur Unternehmensstrategie. Zu jeder Kennzahl sollen soweit verfügbar Ist-, Plan- und Benchmarkwerte der letzten Jahre angegeben werden.

Das sind einige der Fragen, die im Fragebogen beantwortet werden und die Ihr Unternehmen beschreiben:

• Welchem Zweck dient die Organisation?

• Wie werden Interessengruppen mit ihren Erwartungen bzw. Bedürfnissen identifiziert?

• Wie werden Kultur, Werte und gewünschte Verhaltensweisen (z.B. ethisches und umweltbewusstes Handeln) gestaltet bzw. angepasst?

• Wie werden Kreativität, Innovation und disruptives Denken gefördert, um die Strategie zu unterstützen?

• Wie wird der Kundenkontakt gehalten, auch wenn gerade keine Leistungen erbracht werden?

• Wie werden die Mitarbeitenden befähigt, notwendige Veränderungen zu verstehen und darin liegende Chancen auf Weiterentwicklung ihres Wissens und ihrer Fähigkeiten zu erkennen?

• Wie stellt die Organisation ihren Beitrag für die Gesellschaft sicher (z.B. ökonomischer, ökologischer oder sozialer Nutzen)?

• Wie werden wichtige Partner und Lieferanten segmentiert und ein im Einklang mit der Strategie abgestimmtes Handeln sichergestellt?

• Wie werden Alleinstellungsmerkmale bzw. das Nutzenversprechen definiert und an die Zielgruppen (u.a. Kunden) kommuniziert?

• Wie wird für die Zielgruppen ein Gesamterlebnis mit durchgängiger Leistungserbringung und passenden Kontaktpunkten sichergestellt (z.B. schlüssige Customer Experience von der Website bis zur Rechnungslegung)?

• Wie unterstützen Daten bzw. Informationen aus dem Leistungsmanagement-System die Steuerung der Prozesse und Projekte?

• Wie werden finanzielle Ressourcen und erfolgskritische Vermögenswerte nachhaltig gemanagt, um gegenwärtigen Erfolg und zukünftige Investitionen abzusichern (z.B. Kapital, Liquidität, Infrastruktur, Immobilien, Patente)?

Was soll unbedingt im Fragebogen enthalten sein?

• Themen, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind, die Sie den Assessor*innen unbedingt mitteilen und zeigen möchten.

• Themen, die das Image Ihres Unternehmens beschreiben.

• Themen, die Ihr Unternehmen von anderen abheben und unterscheiden (USPs)

• Die wichtigsten Prozesse zur Erfüllung der Mission und der Strategie. Das Produktportfolio bzw. die Dienstleistungen sollen umfassend abgebildet werden. Was ist der Leistungskern? Welches sind die Schlüsselprozesse?

• Hinweise auf herausragende Leistungen des Unternehmens, wie z.B. Auszeichnungen, die Rolle als Benchmark, die Rolle als Role Model, das Unternehmen als herausragender Arbeitgeber.

Hier gibt es mehr Informationen zum Staatspreis Unternehmensqualität:

https://www.staatspreis.com/teilnahme/