Die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost birgt ungeahntes Synergie- und Einsparpotenzial, an das viele Unternehmen oft gar nicht denken. Etliche Prozesse wurden über die Jahre nur geringfügig adaptiert und bräuchten eine tiefergehende Analyse. Tabus darf es dabei keine geben.
1) Hinterfragen Sie Ihre Logistik
Beim Posteingang hilft in der Regel eine Analyse der einzelnen Prozesse durch externe Experten: Wie viel Eingangspost ist zu bearbeiten, welche Sortierregeln sorgen für einen reibungslosen und schnellen Bearbeitungsablauf, wie läuft die Digitalisierung ab, welche Kosten werden verursacht? Als Resultat einer solchen Analyse können umfangreiche Ressourcen eingespart werden. Wesentlich kritischer als der Posteingang ist jedoch häufig der Postausgang. Denn um den strikten Datenschutzvorschriften gerecht zu werden, muss sichergestellt sein, dass alle Dokumente fehlerfrei kuvertiert an die richtigen Empfänger gehen, was technische und organisatorische Maßnahmen nach sich zieht. Rein logistisch spielt zudem die Flächenzuteilung eine Rolle bei der Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost: Zusammenhängende Flächen sind für Poststellen immer besser als mehrere im Unternehmen verteilte Räumlichkeiten. Für einen effizienten Ablauf sorgen auch die Nähe zu Transportaufzügen und die Möglichkeit für LKW, an einer Laderampe anzudocken. Bei einem eventuellen Umzug des Unternehmens ist eine Mitsprache schon in der Planungsphase sinnvoll. Aufgrund tendenziell steigender Paketmengen könnten beispielsweise neue Fachsysteme und Paketstationen notwendig werden.
2) Nutzen Sie Synergien, um Stehzeiten zu verringern
Der Ressourcenbedarf für die Postbearbeitung kann je nach Größe des Unternehmens im Tagesverlauf oft sehr unterschiedlich ausfallen. Hektische Zeiten, beispielsweise zur Rechnungslegung, und Stehzeiten wechseln sich stetig ab. Zum Auffüllen dieser Leerzeiten kann eine bessere Auslastung der Mitarbeiter sinnvoll sein, wobei sich eine Einbindung in verwandte Tätigkeiten anbietet. Je nach individueller Situation könnten die Poststellenmitarbeiter auch als Portier, in der Telefonzentrale, in der Digitalisierung des Archivs oder für Tätigkeiten für die Marketingabteilung eingesetzt werden. Infrage kommen auch die Lagerverwaltung, Werbemittelverwaltung, Botenfahrten oder die Raumbetreuung. Im Falle eines Outsourcings der Poststelle setzt die Post beispielsweise heute schon eigene Mitarbeiter für diese Facility-Management-Aufgaben ein.
3) Klopfen Sie alle Teilbereiche auf ihre Zukunftsträchtigkeit ab
Überprüfen Sie in welchen Bereichen in naher Zukunft hohe Investitionen nötig sein könnten. Das besondere Augenmerk sollte der IT und den Drucksystemen gelten, die ganz schön ins Geld gehen können. Bei Scanning-Software gibt es wiederum relativ kurze Innovationszyklen. Auch dem erwarteten Mengenrückgang bei der Briefpost sowie den Personalkosten der eigenen Poststelle (Sonderzahlungen, Urlaubs- und Krankenstandsvertretungen…) kommt bei der Planung eine besondere Bedeutung zu. Auf Basis dieser Daten lässt sich sehr gut abschätzen, ob ein Outsourcing der firmeninternen Postbearbeitung nicht der günstigere Weg wäre und ob man sich Know-how von außen zu allen möglichen Teilbereichen holt – beginnend bei Konzepten und der Wahl der passenden Postmöbel bis hin zu systemkompatibler Hard- und Software.
4) Verbannen Sie den Posteingangsstempel in den Keller
Keine Frage, die Anforderungen an die unternehmensinternen Poststellen können je nach Betriebsgröße, Branche und individuellen Bedürfnissen recht unterschiedlich ausfallen. Ein Um und Auf sollte aber die stetige Hinterfragung sowohl der laufenden Prozesse als auch der Ausnahmen und Sonderregelungen sein. Allen Unternehmen ist gemein, dass sie noch viele Jahre lang sowohl Post auf physischem als auch auf elektronischem Weg parallel zugeschickt bekommen werden. Die Frage ist, wie sie damit umgehen. Sämtliche Eingangspost kann, zum Beispiel, bereits durch komfortable Services wie „Digitaler Posteingang“ im Namen einer Organisation entgegengenommen, digitalisiert und taggleich den definierten Empfängern schnell und sicher auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden. Den Posteingangsstempel können Sie in diesem Fall getrost bereits jetzt in den Keller verbannen.
5) So erreichen Sie die Empfänger auf dem sichersten und günstigsten Weg
Sensible Sendungen wie Rechnungen oder Verträge werden von immer mehr Behörden, Unternehmen und Organisationen digital per E-Brief an die Post übermittelt. Auf Wunsch des Empfängers kommen wichtige Dokumente damit in einem gesicherten elektronischen Briefkasten an. Da es möglich ist, die physische Zustelladresse mit der Registrierdatenbank des E-Briefs abzugleichen, finden diese Sendungen immer den kostengünstigsten Weg zum Empfänger. Ist dieser auf elektronischem Weg mittels E-Brief erreichbar, wird elektronisch versendet und die Kosten für den Druck und das Porto entfallen. Andernfalls wird die Sendung gedruckt, kuvertiert und physisch zugestellt.
Fazit
Digitalisierung und technischer Fortschritt halten verstärkt auch in der Postbearbeitung Einzug. Viele althergebrachte Dokumentenprozesse werden modernisiert oder durch schnellere und günstigere digitale Prozesse ersetzt. Für Unternehmen ist es essenziell, sich näher mit digitaler Postbearbeitung zu beschäftigen, um zukunfts- und kundenorientiert agieren zu können. Denn innovative Lösungen helfen nicht nur Prozesse zu vereinfachen und Kosten zu senken, sondern auch den Kundenservice laufend zu verbessern.