Agentic AI verändert Geschäftsprozesse

Agentic AI gilt als nächste große Entwicklungsstufe der künstlichen Intelligenz. Worin liegt der Unterschied zur klassischen Automatisierung und zur generativen KI?

Daniel Fallmann: Im Unternehmenskontext liegt der Unterschied vor allem in der Art der Prozessintegration. Klassische Automatisierung arbeitet regelbasiert und bildet klar definierte Abläufe ab. Generative KI, bestens bekannt durch ChatGPT, unterstützt vor allem bei der Recherche, Analyse und Erstellung von Inhalten, greift aber in der Regel nicht selbst in Geschäftsprozesse ein. Agentic AI verfolgt einen anderen Ansatz – weg von einer passiv geprägten Technologie hin zu einem autonomen, handlungsorientierten Akteur.

KI-Assistenten, die Akteure, verstehen den Kontext eines Problems und führen, um eine Lösung herbeizuführen, Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zusammen oder stoßen selbstständig eine Aktion/einen Prozessschritt an unter Berücksichtigung des richtigen Werkzeugs. Das kann etwa die Erstellung eines Servicetickets sein: Nachdem die Informationen aus einem hochgeladenen Bild extrahiert wurden, erfolgt ohne aktiven Part von Personen das Erzeugen und Ausfüllen der benötigten Felder des Tickets im Ticketsystem. Im Unternehmenskontext ist es besonders wichtig, dass die Nutzung kontrolliert, geregelt und nach klaren Vorgaben erfolgt sowie jederzeit nachvollziehbar ist.

Was bedeutet dies konkret für den Unternehmenseinsatz, wenn KI zunehmend autonom handelt?

Fallmann: Agentic AI ist in der Lage, Entscheidungsprozesse und die Arbeitsweise tiefgreifend zu verändern. Wichtig ist hier jedoch eine kontrollierte und strukturierte Einführung von KI-basierten Werkzeugen, die für alle Mitarbeitenden einen Mehrwert bringen. Ich bin überzeugt davon, dass heute sehr viel – zu viel Zeit – in Unternehmen mit redundanten Fragestellungen wie zum Beispiel nach einer Expert:in aufgewendet wird. Durch einen zentralen Einstiegspunkt und vordefinierte Abfragen oder Prozesse – wir nennen dies Touchpoints – erhalten Mitarbeitende einen strukturierten Zugang zu Wissen bei gleichbleibendem, qualitativ hochwertigem Output.

Unser Mindbreeze Insight Workplace fungiert bereits bei zahlreichen Unternehmen als dieser zentrale Einstiegspunkt. Er bildet den Rahmen, in dem verschiedene Methoden, wie etwa Retrieval Augmented Generation, Model Context Protocol und Tool Calling ineinandergreifen. Statt zwischen zahlreichen Anwendungen zu wechseln, interagieren Mitarbeitende über dort vordefinierte Touchpoints mit der KI. Werden unterschiedliche Touchpoints miteinander kombiniert, entstehen durchgängige Workflows, die von der ersten Informationssuche bis hin zur konkreten Handlung den gesamten Prozess abbilden.
Genau hier sehen wir den Vorteil von Agentic AI – sie unterstützt und steigert die Produktivität.

Leiden darunter nicht die herrschenden Sicherheits- oder die Compliance-Vorgaben? Worauf sollte bei der Einführung auf Unternehmensebene besonders geachtet werden?

Fallmann: Nicht, wenn man es konsequent professionell umsetzt. Damit Agentic AI sicher, vertrauenswürdig und effizient im Unternehmen eingesetzt werden kann, braucht es eine entsprechende Architektur, die Informationen nicht nur auffindet, sondern strukturiert orchestriert. Die Informationsbereitstellung erfolgt innerhalb klar definierter Grenzen und unter Berücksichtigung der gültigen Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.
Ein wichtiger Baustein ist in diesem Zusammenhang Retrieval Augmented Generation (RAG). Dabei greifen Sprachmodelle nicht ausschließlich auf Trainingsdaten zurück, sondern beziehen ihre Antworten aus verifizierten, angebundenen Datenquellen. Das reduziert Halluzinationen und sorgt dafür, dass Ergebnisse nachvollziehbar auf konkrete Dokumente oder Daten zurückgeführt werden können.

Ebenso wichtig ist eine kontrollierte Anbindung an bestehende Unternehmenssysteme. Hier schaffen Standards wie das Model Context Protocol (MCP) eine sichere Verbindung zwischen KI und Systemen wie ERP, CRM oder Dokumentenplattformen. Auf diese Weise können KI-Assistenten auf relevante Informationen zugreifen, ohne Sicherheitsrichtlinien, Zugriffsrechte oder Compliance-Vorgaben zu umgehen. Eine Prüfung der Zugriffsrechte erfolgt bei jeder Abfrage.

Ebenso spielt auch die kontrollierte Ausführung von angestoßenen Aktionen eine zentrale Rolle. Über sogenanntes Tool Calling kann ein KI-Assistent zwar Funktionen in anderen Systemen anstoßen, etwa Informationen abrufen oder Prozesse starten. Kritische Schritte sollten jedoch weiterhin durch ein Human-in-the-Loop-Prinzip abgesichert sein, bei dem Menschen die finale Freigabe erteilen.

In welchen Bereichen sehen Sie aktuell das größte Potenzial für den Einsatz von KI – und was zeichnet Unternehmen aus, die KI erfolgreich vom Pilotprojekt in den produktiven Alltag überführen?

Fallmann: Besonders großes Potenzial sehen wir in operativen und wissensintensiven Bereichen. Entscheidend ist, dass der Use Case nah an der täglichen Arbeit der Mitarbeitenden liegt und ein konkretes Problem löst. In den Gesprächen mit unseren Kunden kristallisierte sich schnell heraus, dass als Startpunkt ein konkreter Anwendungsfall ideal ist, mit einer klaren ROI-Berechnung.

Ein Beispiel aus der Praxis ist eine internationale Strategieberatung, die nach einer effizienten Möglichkeit suchte, Wissen über verschiedene Systeme hinweg für ihre globalen Teams zugänglich zu machen, ohne laufend die Anwendungen zu wechseln. Mit dem Insight Workplace stehen sowohl vordefinierte Abfragen, wie Expertensuche, Projektsuche als auch die heute typischen Funktionen wie Chatten, Zusammenfassungen oder 360-Grad-Sichten den internationalen Teams zur Verfügung. Je nach Fragestellung/Anforderung wählt unsere Lösung die beste Darstellung für das Ergebnis (Tabellen, Listen, Diagramme, Texte). Durch den klar definierten Use Case konnte die Umsetzung vom Piloten bis zum Go-live innerhalb von acht Wochen erfolgen. Best Practices werden organisationsweit angewandt.

Mitarbeitende erhalten nun über unseren Insight Workplace schnellen Zugriff auf Wissen, Expert:innen und Projektdaten, was Recherche und Zusammenarbeit deutlich beschleunigt und erleichtert.