SAP S/4HANA: Transformationen laufen selten nach Plan

Ein Verzug im geplanten Go-Live ist den Studienergebnissen zufolge eher die Regel als die Ausnahme. So dauern die Projekte im Durchschnitt 30 Prozent länger als ursprünglich geplant. Nur in weniger als jedem zehnten Unternehmen, das die Umstellung bereits abgeschlossen hat, wurde der Zeitplan nicht überschritten.

Auch das geplante Budget wird selten eingehalten. Bei einem Viertel der transformierten Organisationen wurde es sehr stark überschritten, bei weiteren 40 Prozent stark. Trotz Zeit- und Budgetüberschreitungen entspricht auch das Ergebnis in den meisten Fällen nicht den Erwartungen: 65 Prozent stellen starke bis sehr starke Qualitätsdefizite fest. Als Hauptgründe für die Planabweichungen geben die Befragten an: Erweiterung des Projektumfangs (Scope) im Laufe des Projekts, Schwächen im Projektmanagement, unterschätzte Test- und Datenmigrationsphasen, Überarbeitungsschleifen von Konzepten und Prozessen sowie mangelnde Entscheidungsfindung.

Probleme bereits im Programm-Set-up

Horváth-Partner Peter Schentler beobachtet, dass der Grundstein für viele Probleme bereits im Programm-Set-up gelegt wird: Unzureichende Planung und häufig keine ausreichende Auseinandersetzung mit den für die aktuelle Situation passenden Transformationsansatz, führen dazu, dass eine Überforderung der Organisation vorprogrammiert ist. Projektkomplexität und benötigte Ressourcen werden unterschätzt, die organisatorischen Kompetenzen dagegen überschätzt. Dieses Mismatch führt zu den enormen Diskrepanzen von Plan und Ergebnis”, so der Experte. Auch drei Viertel der in der Studie befragten Führungskräfte stellen fest, dass Auswahl und Verfügbarkeit von Projektverantwortlichen und -mitarbeitern im Vorfeld nicht die nötige Aufmerksamkeit erhalten. Insbesondere die Rolle und Perspektive der IT wird oft unterschätzt.

Ein weiteres Problem ist Schentler zufolge die fehlende Priorisierung. In den Befragungsergebnissen zeichnet sich ein diffuses Bild bei Priorisierung von Zielen und Anforderungen ab. Zu viele Ziele werden als gleich wichtig bewertet und sollen also bestenfalls gleichzeitig bearbeitet werden. 78 Prozent der Befragten stellen auch selbst fest, dass zu viele Themen in die Transformation integriert werden – letztlich auch Folge eines unzureichenden Projektmanagements. Unternehmen, die die S/4HANA-Transformation noch vor sich haben oder in der Vorbereitungsphase sind, können aus den Fehlern anderer Unternehmen lernen. Und auch nach erfolgter Transformation kann noch optimiert werden und ist in vielen Fällen die bessere Option als lange und teure Projektverzögerungen in Kauf zu nehmen.

Transformationsansätze variieren

Über alle Unternehmensgrößen hinweg wird am häufigsten der “Business Redesign”-beziehungsweise Greenfield-Ansatz gewählt, der gleichzeitig der aufwendigste ist. Mit 37 Prozent liegt er knapp vor dem “Catch up the Core”- oder Brownfield-Ansatz mit 33 Prozent. Produzierende Unternehmen und große Unternehmen ab 5 Milliarden Euro Jahresumsatz – also Organisationen mit komplexeren Strukturen, transformieren mehrheitlich mit dem “Catch up the Core” beziehungsweise Brownfield. 31 Prozent entscheiden sich für eine selektive Transformation, nur vier Prozent für einen sequenziellen Ansatz (“Decouple”).

Über die Studie

Für die Horváth-Studie “Business Transformation Unlocked – Maximizing the Benefits of SAP S/4HANA” wurden 200 Unternehmen befragt, die SAP nutzen und mindestens 200 Millionen Euro Jahresumsatz aufweisen sowie mindestens 200 Mitarbeitende beschäftigen. Die Stichprobe deckt die DACH-Region sowie ausgewählte Länder aus Nord- und Osteuropa und die USA ab. Die Befragungen wurden im Januar 2025 durchgeführt.