Wie Künstliche Intelligenz das digitale Dokumentenmanagement revolutioniert

Die Künstliche Intelligenz, kurz KI, ist auf dem Vormarsch. Ihre Einsatzmöglichkeiten beeinflussen praktisch alle Branchen und verändern schon jetzt viele Geschäftsprozesse grundlegend. Auch im digitalen Dokumentenmanagement wird Künstliche Intelligenz bereits angewandt, am häufigsten beim Eingang der Dokumente, etwa bei Klassifizierung und Auswertung, sowie bei ihrer anschließenden Archivierung. Das Potenzial ist aber noch nicht einmal ansatzweise ausgeschöpft.

Der Status quo zeigt ein sehr buntes Bild der Künstlichen Intelligenz. Einsatzgebiete gibt es bereits jetzt zuhauf, sei es in der Medizin, im Marketing, in Computerspielen oder im Datenmanagement. Der enorme Vorteil der KI besteht darin, dass sie automatisierte Arbeitsprozesse noch effizienter gestalten und gleichzeitig die Qualität der Ergebnisse signifikant steigern kann. Für das digitale Dokumentenmanagement bedeutet der Einsatz von KI vor allem ein riesiges Potenzial zur Verringerung „chaotischer“ Dokumentenablagesysteme und Archivierungsstrukturen. Viele Unternehmen und Organisationen sehen sich oftmals mit dem Problem konfrontiert, dass analoge und digitale Dokumente ineffizient gehandhabt werden. Das äußert sich in einer unübersichtlichen und intransparenten Ablage, die oft auch mit Duplikaten und überflüssigen Dokumenten durchsetzt ist. Für die MitarbeiterInnen bedeutet das: Sie müssen die für sie wichtigen Daten in mühsamer Kleinarbeit und mit enormem Zeitaufwand aus einem regelrechten Meer an Informationen herausfiltern. Dass das nicht effizient ist und außerdem wertvolle Ressourcen bindet, liegt auf der Hand.

Dokumente werden automatisch klassifiziert

Ein KI-basiertes, selbstlernendes System kann hier Abhilfe schaffen. Schon jetzt gibt es Software, die dabei hilft, eingehende elektronische Dokumente jeder Art automatisch zu klassifizieren – egal, ob Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen oder andere typische Eingangspost. Das Upgrade auf ein System mit spezifischer KI-Unterstützung geht dann noch einen Schritt weiter. Es merkt sich zum einen bestimmte Muster, Schemata und Charakteristika, nach denen im Zuge der Dokumentenklassifikation und Datenextraktion gesucht werden soll. Zum anderen kann es aus der Fülle unstrukturierter Daten und komplexer Dokumente neue Zusammenhänge herausfiltern und diese in klar strukturierte Informationen umwandeln. Dazu kommt der Aspekt des sogenannten Deep Learnings: Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme lernen durch vergangene und aktuelle Aufgaben laufend mit und können so ihr Wissen über den jeweiligen Geschäftsprozess kontinuierlich erweitern und verbessern. Neue Erkenntnisse werden mit bereits vorhandenem Wissen verknüpft und Sinnzusammenhänge automatisch hergestellt.

Beschleunigte und effizientere Geschäftsprozesse dank KI

Für Unternehmen bedeutet das, dass ihre Geschäftsprozesse flexibler und effizienter werden. Außerdem steigt die Qualität der Informationen, die aus den Daten gezogen werden. Die MitarbeiterInnen können sich wieder mehr auf ihr Kerngeschäft fokussieren, anstatt Stunden damit zu verbringen, Dokumente zu durchforsten. Zu guter Letzt wirken sich KI-gestützte Abläufe im digitalen Dokumentenmanagement auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus, wenn Prozesse dadurch schneller und vor allem fehlerfrei ablaufen. Eine reibungslos funktionierende KI-Software hilft beispielsweise dabei, Dokumente korrekt zuzuordnen, und das nicht nur dann, wenn ein standardisiertes Formular benutzt wurde. In Zukunft wird sie vermehrt auch Schreiben erfassen und zuordnen, die in freier Textform erstellt wurden – also zum Beispiel E-Mails oder Social Media-Beiträge. Dabei ist die KI imstande, nicht nur die Form, sondern auch den Inhalt richtig zuzuordnen und zum Beispiel eine Beschwerde als solche zu erkennen und an die richtige Stelle weiterzuleiten.

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