Familienurlaub als Projekt betrachten – strategische Planung reduziert Stress und Unvorhersehbarkeit

Der Familienurlaub ist die langersehnte Zeit im Jahr, in der man Job, Sorgen und Probleme hinter sich lassen kann und eine wundervolle Zeit mit den Liebsten verbringt. Gemeinsam wird nun entspannt, man erkundet abgelegene Ecken der Welt und lädt die Batterien wieder auf. In der Praxis kann ein Familienurlaub jedoch sehr leicht in Stress und Chaos ausarten.

Dies kann jedoch nicht passieren, wenn wir uns die Prinzipien des Projektmanagements zunutze machen, um den nächsten Urlaub stressfrei und organisiert zu gestalten. So bleibt die Sonnencreme ganz sicher nicht im Badezimmer zurück, es entsteht keine Panik, wenn der Anschlusszug ausfällt und für unvorhergesehene Ereignisse greift Plan B! Aber wie sieht strategische Urlaubsplanung aus?

Bei der Urlaubsplanung sollte man, wie in einem Projekt auch, mit einem Zeitplan, Aufgaben und Verantwortlichkeiten arbeiten. Es ist hilfreich, die Planung in eine Tabelle zu bringen und schriftlich festzuhalten. Die Planung kann dabei in mehrere Teilaufgaben zerlegt werden. Regelmäßig setzt man sich zusammen und überprüft das Voranschreiten.

Jede Aufgabe ist mit einem Zieldatum belegt und kann Teilaufgaben und Meilensteine enthalten. Jeder in der Familie sollte wissen, wofür er zuständig ist, sei es das Packen, das Buchen von Aktivitäten oder das Mitnehmen von Snacks. So stellt man sicher, dass etwa alle Dokumente bis zur Abreise bereitliegen und dass Snacks sowie Getränke zur Erfrischung tatsächlich im Handgepäck gelandet sind.

Hier sind einige Beispiele, welche Aufgaben Teil der Urlaubsplanung sein können:

- Beantragung der Reisedokumente: Ein abgelaufener Pass kann den Traumurlaub in einen Albtraum verwandeln. Diese Aufgabe lässt sich beispielsweise in weitere Aufgaben unterteilen. Etwa das Prüfen, welche Dokumente zur Einreise erforderlich sind, das Sichten vorhandener Unterlagen, das Beantragen neuer Dokumente und das Einpacken.

- Buchungen: Wer ist für welche Buchung zuständig und bis wann soll dieser Punkt abgeschlossen werden? Mögliche Teilaufgaben sind Unterkunftsvergleich, Rabattsuche und Buchungsbestätigung. Gibt es besondere Wünsche, die derjenige beachten sollte? Etwa einen Balkon oder einen Ventilator in der Unterkunft?

- Packliste erstellen: Jedes Familienmitglied benötigt eine andere Packliste. Häufig wird aber auch vergessen, eine Liste für das Auto oder für die Reise zu erstellen. Es ist daher hilfreich, gemeinsam die Listen abzugleichen und zu bestimmen, was auf diese gehört.

Zu einem guten Projektmanagement gehört auch immer eine Risikoanalyse. Was sind Risikofaktoren und wie wahrscheinlich ist es, dass diese eintreten? Was kann man tun, um diese Risiken gering zu halten?

Ähnlich sollte man auch die Urlaubsplanung angehen. Was kann auf der Reise schiefgehen? Vielleicht ist die Umsteigezeit eng bemessen und das Risiko, den anschließenden Zug zu verpassen, ist sehr hoch? Vielleicht plant man dann eine Pufferzeit ein oder erwägt eine andere Verbindung mit anderen Umsteigezeiten. Man kann diese dann als Pause nutzen, damit die Familie etwas esse oder sich etwas die Beine vertreten kann. Aus einem Risiko hat man damit sogar einen Vorteil herausgeschlagen.

Oder ist die Gefahr, einen Koffer zu verlieren, erhöht? Dann sollte man für eine ausreichende Absicherung sorgen, etwa durch einen Tracker und dem Anbinden der Koffer aneinander. Auch auf schlechtes Wetter kann man sich vorbereiten, indem man Regenponchos parat hält.